Trợ lý Ngoài văn phòng hoặc “Ngoài trời” trong Microsoft Outlook cho phép bạn thiết lập trả lời tự động được gửi đến những người liên hệ với bạn khi bạn không hoạt động hoặc vắng mặt tại văn phòng. Tính năng Vắng mặt chỉ khả dụng cho người dùng tài khoản Microsoft Exchange. Tuy nhiên, ngay cả người dùng gia đình không có tài khoản Exchange vẫn có thể tạo các mẫu “không có mặt tại văn phòng” và tạo quy tắc cho chương trình để Outlook có thể gửi trả lời tự động.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Outlook 2013 và 2010
Bước 1. Nhấp vào menu "Tệp", sau đó chọn "Thông tin" từ menu bên trái
Bước 2. Chọn “Trả lời tự động (Vắng mặt)”
Hộp thoại “Trả lời tự động” sẽ mở ra sau đó.
Nếu tùy chọn này không khả dụng, bạn có thể đang sử dụng tài khoản không phải Exchange. Làm theo các bước được mô tả trong phương pháp thứ tư trong bài viết này để thiết lập trả lời tự động trên tài khoản không phải Exchange
Bước 3. Chọn tùy chọn “Gửi trả lời tự động”
Bước 4. Đánh dấu vào tùy chọn “Chỉ gửi trong khoảng thời gian này”, sau đó chọn thời gian bắt đầu mong muốn (“Thời gian bắt đầu”) và thời gian kết thúc (“Thời gian kết thúc”)
Ví dụ: nếu bạn dự định đi nghỉ hai tuần, hãy chọn khoảng thời gian của kỳ nghỉ của bạn.
Bước 5. Nhấp vào tab “Bên trong tổ chức của tôi”, sau đó nhập một tin nhắn tự động sẽ được gửi đến đồng nghiệp (trong cùng văn phòng hoặc công ty) muốn liên hệ với bạn
Bước 6. Nhấp vào tab “Bên ngoài tổ chức của tôi”, sau đó viết một tin nhắn tự động sẽ được gửi đến những người bên ngoài tổ chức hoặc văn phòng của bạn muốn liên hệ với bạn
Ví dụ: viết một tin nhắn giải thích rằng bạn đang bận và hướng dẫn người gửi tin nhắn đặt câu hỏi và thảo luận các vấn đề với những người liên hệ khác trong văn phòng.
Bước 7. Nhấp vào “OK”
Những người gửi email cho bạn khi bạn không ở văn phòng sẽ nhận được thông báo tự động do bạn tạo.
Phương pháp 2/4: Outlook 2007
Bước 1. Nhấp vào menu “Công cụ”, sau đó chọn “Trợ lý vắng mặt”
Hộp thoại “Trợ lý vắng mặt” sẽ mở ra.
Nếu tùy chọn này không khả dụng, bạn có thể đang sử dụng tài khoản không phải Exchange. Làm theo các bước được mô tả trong phương pháp thứ tư trong bài viết này để thiết lập trả lời tự động trên tài khoản không phải Exchange
Bước 2. Chọn tùy chọn “Gửi trả lời tự động Vắng mặt”
Bước 3. Đánh dấu vào tùy chọn “Chỉ gửi trong khoảng thời gian này”, sau đó chọn thời gian bắt đầu mong muốn (“Thời gian bắt đầu”) và thời gian kết thúc (“Thời gian kết thúc”)
Ví dụ, nếu bạn dự định không có mặt tại văn phòng trong một ngày, hãy chọn một ngày thích hợp (ví dụ: ngày nghỉ phép hoặc ngày vắng mặt của bạn).
Bước 4. Nhấp vào tab “Bên trong tổ chức của tôi”, sau đó nhập câu trả lời tự động mà bạn muốn gửi cho đồng nghiệp (trong cùng văn phòng hoặc công ty) muốn liên hệ với bạn
Ví dụ, giải thích rằng bạn không ở văn phòng trong một ngày và người quản lý sẽ chịu trách nhiệm về công việc của bạn khi bạn đi vắng.
Bước 5. Nhấp vào tab “Bên ngoài tổ chức của tôi”, sau đó nhập tin nhắn tự động mà bạn muốn gửi cho những người bên ngoài tổ chức hoặc văn phòng của bạn muốn liên hệ với bạn
Bước 6. Nhấp vào “OK”
Những người gửi email cho bạn khi bạn không ở văn phòng sẽ nhận được thông báo tự động do bạn tạo.
Phương pháp 3/4: Outlook 2003
Bước 1. Nhấp vào menu “Công cụ”, sau đó chọn “Trợ lý vắng mặt”
Hộp thoại “Trợ lý vắng mặt” sẽ mở ra.
Nếu tùy chọn này không khả dụng, bạn có thể đang sử dụng tài khoản không phải Exchange. Làm theo các bước được mô tả trong phương pháp thứ tư trong bài viết này để thiết lập trả lời tự động trên tài khoản không phải Exchange
Bước 2. Đánh dấu vào tùy chọn “Tôi hiện không có mặt tại văn phòng”
Bước 3. Viết tin nhắn bạn muốn được gửi tự động đến những người liên hệ với bạn trong trường “Chỉ trả lời tự động một lần cho mỗi người gửi với nội dung sau” trên màn hình
Những người gửi email cho bạn sẽ nhận được trả lời tự động cho đến khi bạn trở lại làm việc.
Bước 4. Nhấp vào “OK”
Tất cả các bên liên hệ với bạn qua email sẽ nhận được thông báo “Vắng mặt” tự động trong một khoảng thời gian không xác định hoặc cho đến khi bạn lặp lại bước đầu tiên trong phương pháp này và chọn “Tôi hiện đang ở văn phòng”.
Phương pháp 4/4: Tài khoản không trao đổi
Bước 1. Chạy Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân
Bước 2. Nhấp vào menu “Trang chủ” và chọn “Email mới”
Bước 3. Nhập câu trả lời bạn muốn được tự động gửi đến những người liên hệ với bạn trong nội dung thư
Sau đó, thông báo này được sử dụng làm mẫu "vắng mặt" của bạn.
Bước 4. Nhấp vào menu "Tệp" và chọn "Lưu dưới dạng"
Hộp thoại “Lưu dưới dạng” sẽ mở ra sau đó.
Bước 5. Chọn “Mẫu Outlook” từ menu thả xuống “Lưu dưới dạng”
Bước 6. Nhập tên của mẫu tin nhắn, sau đó nhấp vào “Lưu”
Mẫu này hiện có thể được sử dụng bất cứ khi nào bạn không thể liên lạc được qua email trên tài khoản Outlook cá nhân của mình.
Bước 7. Nhấp vào “Trang chủ”, chọn “Quy tắc” và chọn “Quản lý Quy tắc và Cảnh báo”
Để mẫu tự động được gửi đến người gửi thư khi bạn không liên lạc, bạn cần tạo quy tắc hướng dẫn Outlook tự động trả lời các thư nhận được bằng cách sử dụng mẫu.
Bước 8. Chọn “Quy tắc mới”, sau đó chọn “Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được” trong phần “Bắt đầu từ quy tắc trống”
Bước 9. Nhấp vào “Tiếp theo”, sau đó chọn “Tiếp theo” một lần nữa để tạo quy tắc
Bước 10. Đánh dấu vào tùy chọn “trả lời bằng một mẫu cụ thể” trong phần “Bạn muốn làm gì với tin nhắn? ”.
Bước 11. Kiểm tra tùy chọn “một mẫu cụ thể” trong phần “Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch chân)”
Bước 12. Chọn “Mẫu người dùng trong Hệ thống tệp” từ trình đơn thả xuống “Xem trong”
Bước 13. Chọn một mẫu tạo sẵn để sử dụng làm thư trả lời “vắng mặt” tự động, sau đó chọn “Mở”
Bước 14. Nhấp vào “Tiếp theo”, sau đó thêm ngoại lệ nếu cần
Ví dụ: bạn có thể chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến một tài khoản email khác.
Bước 15. Nhấp vào “Tiếp theo”, sau đó nhập tên của quy tắc trả lời tự động đã được tạo
Bước 16. Nhấp vào “Hoàn tất”
Bất kỳ ai gửi email cho bạn sẽ nhận được thông báo tự động từ mẫu bạn tạo.
