Bất kể bạn ở độ tuổi nào, hay nền tảng và kinh nghiệm của bạn là gì, giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng có thể học được. Nói chung, các nhà lãnh đạo vĩ đại của mọi thời đại là những nhà giao tiếp và nhà hùng biện vĩ đại. Trên thực tế, giao tiếp là một trong những chuyên ngành phổ biến nhất ở cấp học cao hơn, và khả năng giao tiếp hiệu quả đã được công nhận rộng rãi. Với một chút tự tin và kiến thức cơ bản về giao tiếp, bạn sẽ có thể đưa ra ý kiến trong thời gian ngắn.
Bươc chân
Phần 1/5: Tạo môi trường phù hợp
Bước 1. Chọn thời điểm thích hợp
Như cách diễn đạt mà chúng ta thường nghe: có một địa điểm và thời gian cho mọi thứ, cũng như để giao tiếp.
Tránh bắt đầu thảo luận về những điều nặng nề vào ban đêm. Ít người thích nói về những chủ đề hóc búa như tài chính hay kế hoạch dài hạn khi họ cảm thấy mệt mỏi. Thay vào đó, hãy chuyển tin nhắn hoặc thảo luận về nó vào buổi sáng hoặc buổi tối khi mọi người tỉnh táo hơn, sẵn sàng hơn và thường có khả năng trả lời rõ ràng hơn
Bước 2. Tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện cởi mở và thân mật
Chọn đúng nơi cho phép bạn tự do nói chuyện cởi mở, để cuộc trò chuyện phát triển và trưởng thành. Nếu bạn phải thông báo tin xấu (chẳng hạn như một cái chết hoặc ly hôn), đừng làm điều đó ở nơi công cộng, giữa đồng nghiệp hoặc những người khác. Tôn trọng mọi người bằng cách giao tiếp với họ ở một nơi riêng tư hơn. Nó cũng có thể cung cấp nhiều không gian hơn để phát triển đối thoại, với sự hiểu biết và gắn kết và đảm bảo rằng cuộc trò chuyện diễn ra theo cả hai chiều.
Nếu bạn đang thuyết trình trước một nhóm người, hãy nhớ kiểm tra âm thanh của căn phòng trước và cố gắng luyện giọng thật rõ ràng. Sử dụng micrô nếu cần để đảm bảo khán giả có thể nghe thấy bạn
Bước 3. Tránh mọi phiền nhiễu có thể xảy ra
Tắt "tất cả" thiết bị điện tử có thể làm gián đoạn cuộc trò chuyện. Nếu điện thoại đổ chuông, hãy tắt nó ở chuông đầu tiên, sau đó tắt điện thoại hoàn toàn và tiếp tục cuộc trò chuyện. Đừng để những phiền nhiễu bên ngoài làm bạn phân tâm. Chúng có thể làm phiền cả bạn và người nghe của bạn và có thể giết chết cuộc trò chuyện một cách hiệu quả.
Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng.
Phần 2/5: Cấu trúc giao tiếp của bạn
Bước 1. Sắp xếp và làm rõ các ý tưởng trong đầu của bạn
Điều này nên được thực hiện “trước khi” bạn cố gắng truyền đạt bất kỳ ý tưởng nào. Nếu bạn đam mê một chủ đề, ý tưởng của bạn có thể bị trộn lẫn nếu bạn không nhắm đến một vài thông điệp chính trong khi giao tiếp. Những thông điệp quan trọng này có thể đóng vai trò là điểm neo thiết lập sự tập trung và rõ ràng cho các cuộc giao tiếp của bạn.
Quy tắc chung là chọn ba điểm chính và tập trung vào cả ba điểm. Bằng cách đó, nếu chủ đề đi chệch hướng, bạn có thể quay lại bất kỳ điểm nào trong ba điểm mà không bị nhầm lẫn. Viết ra những điểm đó có thể hữu ích
Bước 2. Hãy rõ ràng nhất có thể
Giải thích những gì bạn hy vọng thoát khỏi cuộc trò chuyện. Ví dụ, mục tiêu có thể là cung cấp thông tin, thu thập thông tin hoặc bắt đầu hành động. Nếu mọi người biết những gì họ mong đợi từ cuộc giao tiếp này, mọi thứ sẽ suôn sẻ hơn nhiều.
Bước 3. Tập trung vào chủ đề
Khi bạn đã đưa ra ba điểm chính của mình, hãy đảm bảo rằng tất cả các thông điệp của bạn củng cố chúng. Nếu bạn đã suy nghĩ thấu đáo những vấn đề này và tóm tắt chúng thành một số ý tưởng lớn, những cụm từ quan trọng đó có thể sẽ xuất hiện trong đầu bạn. Đừng ngại sử dụng nó để khuếch đại thông điệp của bạn. Ngay cả những diễn giả nổi tiếng và tự tin nhất cũng sẽ sử dụng lại nhiều lần những câu chính của họ để nhấn mạnh và củng cố. Hãy nhớ giữ cho thông điệp tổng thể rõ ràng và trực tiếp.
Bước 4. Cảm ơn người nghe
Cảm ơn người hoặc nhóm đã dành thời gian và phản hồi của họ. Bất kể kết quả nào bạn nhận được từ cuộc giao tiếp này, ngay cả khi nó khác với kết quả của bạn, hãy kết thúc nó một cách lịch sự và tôn trọng mọi ý kiến đóng góp cũng như thời gian của mọi người.
Phần 3/5: Giao tiếp bằng lời nói
Bước 1. Làm cho người nghe thoải mái
Điều này có thể được thực hiện trước khi bắt đầu thảo luận hoặc thuyết trình. Ví dụ, bằng cách kể một giai thoại yêu thích. Điều này có thể giúp người nghe xác định bạn là một trong những người có cùng vấn đề hàng ngày.
Bước 2. Nói rõ bản thân
Điều quan trọng là phải truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và rõ ràng để thông điệp được mọi người nghe tiếp nhận một cách rõ ràng. Tất cả các từ của bạn sẽ được ghi nhớ bởi vì mọi người sẽ ngay lập tức hiểu những gì bạn muốn nói. Đối với điều này, bạn nên truyền đạt các từ của bạn một cách rõ ràng và sử dụng ngôn ngữ đơn giản hơn và ít phức tạp hơn.
Bước 3. Phát âm rõ ràng
Nói ở mức giọng nói đủ lớn để tất cả các bên có thể nghe thấy và không tỏ ra quá im lặng hoặc rút lui. Đảm bảo bạn phát âm tốt các câu quan trọng để tránh hiểu nhầm. Nếu bạn thường lầm bầm khi căng thẳng, hãy thử tập cách diễn đạt thông điệp của bạn trước gương. Đôi khi thời điểm tốt nhất để thảo luận về các quan điểm giao tiếp của bạn là trong một môi trường thoải mái. Điều này có thể giúp định hình thông điệp trong đầu bạn. Hãy nhớ rằng luyện tập và cải thiện khả năng phát âm của bạn có thể giúp xây dựng sự tự tin cho bản thân.
Bước 4. Lắng nghe cẩn thận và đảm bảo rằng nét mặt của bạn phản ánh sự quan tâm
Hãy nhớ rằng giao tiếp diễn ra theo cả hai cách, và khi bạn nói chuyện, bạn sẽ không học được. Bằng cách tích cực lắng nghe, bạn có thể đánh giá mức độ thông điệp của bạn đến được với người nghe và liệu nó có được tiếp nhận tốt hay cần được cải thiện. Nếu người nghe của bạn có vẻ bối rối, hãy yêu cầu họ lặp lại những gì bạn đã nói bằng ngôn ngữ của họ để có thể giúp họ hiểu. Nó cũng có thể giúp bạn xác định và sửa chữa mọi hiểu lầm có thể xảy ra.
Bước 5. Âm thanh thú vị
Những âm thanh đơn điệu không hấp dẫn đối với tai, vì vậy những người giao tiếp giỏi sử dụng âm điệu để nâng cao khả năng giao tiếp. Norma Michael khuyên bạn nên:
- Tăng giọng và tăng âm lượng khi bạn chuyển từ chủ đề này sang chủ đề khác.
- Tăng âm lượng của bạn và làm chậm việc gửi tin nhắn khi có một tin nhắn đặc biệt hoặc kết thúc.
- Nói nhanh, nhưng tạm dừng để nhấn mạnh các từ khóa khi kêu gọi hành động.
Phần 4/5: Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể
Bước 1. Làm quen với mọi người
Tất nhiên, không phải lúc nào bạn cũng biết mọi người trong nhóm hoặc có vài người bạn mới trong nhóm, nhưng họ gật đầu với bạn và nhìn bạn một cách thân quen. Điều này có nghĩa là họ được kết nối với bạn. Vì vậy, hãy thưởng cho họ bằng cách ghi nhận họ!
Bước 2. Cung cấp ngôn ngữ cơ thể rõ ràng và rõ ràng
Điều chỉnh biểu hiện trên khuôn mặt của bạn một cách có ý thức. Cố gắng phản ánh sự nhiệt tình và khơi gợi sự đồng cảm ở người nghe bằng cách sử dụng cách diễn đạt nhẹ nhàng. Tránh sử dụng các biểu hiện tiêu cực trên khuôn mặt như cau mày hoặc nhướng mày. Biểu hiện trên khuôn mặt có tiêu cực hay không có liên quan đến ngữ cảnh, đặc biệt là bối cảnh văn hóa, vì vậy nó phụ thuộc vào tình huống mà bạn đang ở.
Nhanh chóng xác định các kiểu cơ thể không mong muốn do khác biệt văn hóa gây ra, chẳng hạn như nắm chặt tay, buông thõng hoặc đứng yên. Nếu bạn không quen thuộc với văn hóa, hãy thử hỏi về những thách thức giao tiếp mà bạn có thể gặp phải “trước khi” bắt đầu nói chuyện với (hoặc với) những người mà bạn không biết bối cảnh văn hóa
Bước 3. Giao tiếp bằng mắt trong giao tiếp
Giao tiếp bằng mắt có thể xây dựng một mối quan hệ tốt và có thể thuyết phục mọi người rằng bạn có thể được tin cậy và thể hiện sự quan tâm. Trong một cuộc trò chuyện hoặc thuyết trình, điều quan trọng là phải nhìn vào mắt người khác nếu có thể và duy trì liên lạc trong một khoảng thời gian hợp lý. Hãy cẩn thận đừng lạm dụng nó. Sử dụng giao tiếp bằng mắt một cách tiết kiệm khoảng 2-4 giây mỗi lần.
- Đừng quên nói chuyện với toàn bộ khán giả. Nếu bạn đang nói trước một bảng điều khiển, hãy nhìn vào mắt toàn bộ bảng điều khiển. Việc phớt lờ ai đó có thể khiến họ xúc phạm, bạn có thể phải trả giá, bị từ chối hoặc bất cứ thành công nào mà bạn đang cố gắng đạt được.
- Nếu bạn đang nói trước một lượng lớn khán giả, hãy tạm dừng và giao tiếp bằng mắt với một thành viên của khán giả trong một hoặc hai giây trước khi bắt đầu lại. Điều này có thể làm cho các cá nhân trong khán giả cảm thấy có giá trị.
- Nhận ra rằng giao tiếp bằng mắt là khác nhau ở mọi nền văn hóa. Ở một số nền văn hóa, điều này được coi là đáng lo ngại và không phù hợp. Hãy thử hỏi trước hoặc thực hiện một số nghiên cứu trước.
Bước 4. Sử dụng nhịp thở và tạm dừng để có lợi cho bạn
Có điện tạm dừng. Simon Reynolds nói rằng việc tạm dừng có thể lôi kéo người nghe lắng nghe. Điều này giúp bạn nhấn mạnh quan điểm của mình và cho người nghe thời gian để hiểu những gì bạn vừa nói. Điều này có thể giúp giao tiếp của bạn có vẻ hấp dẫn hơn, lời nói của bạn dễ tiêu hóa hơn và nghe thoải mái hơn.
- Hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh trước khi bắt đầu giao tiếp.
- Tập thở sâu và đều đặn khi nói chuyện. Điều này có thể giữ cho giọng nói của bạn ổn định, bình tĩnh và giúp bạn thư giãn hơn.
- Tạm dừng để lắng đọng những gì bạn đang nói.
Bước 5. Chú ý đến việc mọi người có thể đánh giá cử chỉ của bạn như thế nào
Sử dụng các chuyển động của tay một cách cẩn thận. Nhận biết tay bạn đang làm gì khi bạn nói. Một số cử chỉ tay có thể rất hiệu quả trong việc nhấn mạnh thông điệp của bạn (cử chỉ mở), trong khi những cử chỉ khác có thể gây mất tập trung hoặc gây khó chịu cho người nghe, thậm chí có xu hướng kết thúc cuộc trò chuyện (cử chỉ đóng). Bạn có thể học bằng cách xem chuyển động tay của những người nói khác và xem chúng ảnh hưởng như thế nào đến bạn với tư cách là người nghe. Bắt chước các động tác mà bạn thấy hiệu quả và thú vị. Hãy nhớ rằng các chuyển động hiệu quả nhất là tự nhiên, chậm rãi và đồng cảm.
Bước 6. Kiểm tra các dấu hiệu cơ thể khác của bạn
Hãy chú ý để mắt bạn không lơ đễnh, tay không loạn xạ hoặc bạn không thực hiện các động tác lặp đi lặp lại như đung đưa, chớp mắt nhanh, lắc lư bàn chân, v.v. Những cử chỉ nhỏ như thế này làm giảm hiệu quả của thông điệp của bạn.
Yêu cầu ai đó ghi âm khi bạn nói và xem tốc độ gửi tin nhắn của bạn. Mọi chuyển động lặp đi lặp lại hoặc thói quen vô thức sẽ trở nên rất dễ thấy và hài hước. Khi bạn tìm thấy những cử chỉ như vậy, bạn sẽ dễ dàng sửa đổi ngôn ngữ cơ thể không mong muốn và theo dõi nó có tái diễn hay không
Phần 5/5: Giao tiếp hiệu quả trong xung đột
Bước 1. Đứng ở cùng độ cao
Đừng đặt mình cao hơn người mà bạn đang nói chuyện. Điều này có thể tạo ra các cấp độ quyền lực khác nhau và thực sự có thể đưa xung đột lên một cấp độ khác. Nếu họ ngồi, hãy ngồi với họ.
Bước 2. Lắng nghe bên kia
Hãy để họ bày tỏ cảm xúc của mình. Chờ đến lượt bạn nói, đừng ngắt lời họ.
Bước 3. Nói với giọng bình tĩnh
Không la hét hoặc buộc tội bên kia hoặc hành động của họ.
Bước 4. Cho họ biết rằng bạn lắng nghe ý kiến của họ và hiểu ý kiến của họ
Hãy dành thời gian để đưa ra những tuyên bố như, "Nếu tôi hiểu chính xác về bạn, bạn đang nói rằng …"
Bước 5. Đừng ép buộc kết thúc cuộc tranh cãi
Nếu ai đó rút lui khỏi một cuộc tranh cãi hoặc rời khỏi phòng, đừng làm theo họ. Hãy để họ làm điều đó và nói chuyện khi họ bình tĩnh hơn và sẵn sàng nói chuyện. # Đừng cố gắng luôn nhận được từ cuối cùng. Một lần nữa, điều này thực sự có thể làm trầm trọng thêm một cuộc xung đột không bao giờ kết thúc. Đôi khi bạn phải đồng ý không đồng ý và bước tiếp.
Bước 6. Sử dụng tin nhắn “tôi”
Nếu bạn bày tỏ mối quan tâm, hãy cố gắng bắt đầu câu bằng “Tôi” và nói rõ họ có thể khiến bạn “cảm thấy như thế nào.” Điều này có thể khiến mọi người dễ tiếp nhận lời phàn nàn của bạn hơn và đồng cảm hơn. Ví dụ, thay vì nói "bạn thật là một mớ hỗn độn và nó khiến tôi phát điên" hãy thử "Tôi cảm thấy như mớ hỗn độn này đang tạo ra vấn đề cho chúng ta. Sự hỗn loạn ập đến trong đầu tôi, và khiến tôi cảm thấy bị hạn chế. Thành thật mà nói, mớ hỗn độn này làm phiền tôi nhiều hơn mức cần thiết."
Lời khuyên
- Hãy cẩn thận với sự hài hước. Một chút hài hước mà bạn đưa vào cuộc thảo luận có thể rất hiệu quả, nhưng đừng nán lại và ẩn sau nó để che đậy những điều khó nói. Nếu bạn thường xuyên cười khúc khích và đùa cợt, giao tiếp của bạn sẽ không được coi trọng.
- Nếu bạn đang thuyết trình trước một nhóm hoặc khán giả, hãy chuẩn bị để đưa ra những câu hỏi hóc búa để bạn có thể đi đúng hướng và không bị bối rối. Để luôn giao tiếp hiệu quả, Michael Brown đề xuất 'nguyên tắc vàng' để giải quyết những câu hỏi khó trong ngữ cảnh của một nhóm hoặc khán giả. Ông ấy gợi ý rằng bạn nên nghe và lặp lại các câu hỏi và vấn đề được nêu ra và nói thay mặt cho tất cả mọi người có mặt. Chia sẻ câu trả lời của bạn với đám đông, bằng cách dời mắt khỏi người hỏi và nhìn toàn bộ nhóm hoặc khán giả để cùng nhau trả lời câu hỏi. Gạch chân câu trả lời chung này, tiếp tục cuộc trò chuyện bằng cách đổi hướng.
- Đừng than vãn hay nài nỉ. Điều này sẽ không mang lại sự tôn trọng hoặc quan tâm. Nếu bạn đang rất khó chịu, hãy thứ lỗi cho bản thân và quay lại cuộc thảo luận khi bạn đã bình tĩnh lại.
- Đừng nói lảm nhảm. Điều này có thể dẫn đến việc thông điệp của bạn bị hiểu nhầm hoặc không được coi trọng.
- Tìm kiếm trực tuyến một số ví dụ về những diễn giả tuyệt vời đang hoạt động. Khảo sát một số nội dung được xem nhiều nhất, ví dụ như Ted Talks. Có rất nhiều hình mẫu có thể được nhìn thấy trong các video trực tuyến. Hãy coi họ là “huấn luyện viên giao tiếp cá nhân của bạn”!
