Đồng nghiệp sẽ không đến nếu được mời đến một cuộc họp mà không có mục đích rõ ràng. Nếu bạn chịu trách nhiệm thiết lập chương trình nghị sự cho cuộc họp, hãy tránh điều này bằng cách xác định các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp và khoảng thời gian cần thiết để bao gồm mỗi chủ đề. Bằng cách lập kế hoạch và thực hiện nó với khả năng tốt nhất của mình, bạn có thể đạt được kết quả tốt hơn và những người tham gia cuộc họp của bạn không cảm thấy thiệt thòi vì mất thời gian.
Bươc chân
Phần 1/3: Chuẩn bị sẵn sàng
Bước 1. Hỏi thông tin đồng nghiệp
Những người tham gia cuộc họp sẽ cảm thấy được tham gia nhiều hơn nếu họ tham gia vào việc thiết lập chương trình họp. Yêu cầu họ đề xuất một chủ đề mà họ muốn thảo luận và sau đó đưa nó vào chương trình nghị sự.
- Gửi email hoặc gặp gỡ đồng nghiệp, người sẽ được mời vài ngày trước cuộc họp.
- Thực hiện bước này trước ít nhất 6-7 ngày để họ còn thời gian đóng góp. Đảm bảo chương trình họp là cuối cùng trước ngày họp 3-4 ngày.
Bước 2. Xác định mục tiêu chính hoặc một số mục tiêu cần đạt được
Đảm bảo cuộc họp được tổ chức với mục đích cụ thể, chẳng hạn để đưa ra quyết định, chia sẻ thông tin, lập kế hoạch làm việc hoặc báo cáo tiến độ hoàn thành nhiệm vụ. Bạn không cần phải tổ chức một cuộc họp nếu bạn không có mục đích.
Các cuộc họp có thể được tổ chức cho một số mục đích, chẳng hạn để báo cáo về tiến độ công việc làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định dài hạn
Bước 3. Tập trung vào các chủ đề có ảnh hưởng đến nhiều người
Không nên đưa các chủ đề có đủ cuộc thảo luận liên quan đến 2 người trong chương trình làm việc. Hãy dành thời gian để tìm ra những giải pháp cần sự tham gia của nhiều người.
- Ví dụ: tổ chức một cuộc họp riêng (ngoài cuộc họp) nếu bạn và đồng nghiệp muốn thảo luận về một nhiệm vụ mới.
- Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp để thảo luận về một vấn đề mà chỉ một vài người có thể giải quyết, thì những người tham gia cuộc họp không tham gia thảo luận về chủ đề đó có thể tiếp tục làm việc. Điều này khiến họ cảm thấy thất vọng vì thời gian làm việc bị lãng phí. Do đó, hãy tận dụng cơ hội này tốt nhất có thể vì tổ chức một cuộc họp có sự tham gia của nhiều người là điều không hề dễ dàng.
Bước 4. Sắp xếp chương trình họp bằng cách xác định có chọn lọc các chủ đề bạn muốn thảo luận
Ưu tiên các chủ đề quan trọng cần được thảo luận trong cuộc họp vì bạn không thể đưa tất cả các chủ đề vào chương trình làm việc.
- Ví dụ: bạn có thể muốn liệt kê "đàm phán thời hạn của dự án", "bản trình bày báo cáo tiến độ", "kế hoạch dự án mới" và "đề xuất". Do hạn chế về thời gian, bạn đã không đưa phiên động não vào chương trình họp.
- Cân nhắc xem bạn có cần tổ chức một cuộc họp với nhiều người để thảo luận về chương trình chính chuẩn bị cho cuộc họp toàn thể hay không.
Bước 5. Liệt kê các chủ đề quan trọng nhất trước
Khi lập kế hoạch cho một cuộc họp, bạn nên đặt những chủ đề quan trọng nhất vào đầu cuộc họp. Bằng cách này, tất cả những người tham gia có thể thảo luận về các chủ đề quan trọng trong khi tâm trí của họ vẫn minh mẫn và thể chất tốt khi cuộc họp bắt đầu.
- Ví dụ, lên lịch "ra quyết định" rồi "trình bày báo cáo tiến độ" (trừ khi cần báo cáo tiến độ để ra quyết định).
- Ngoài ra, các chủ đề quan trọng nhất đã được thảo luận trong trường hợp cuộc họp cần kết thúc sớm hoặc một số người tham gia cuộc họp phải rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.
Bước 6. Ước tính thời gian sẽ bao gồm mỗi chủ đề
Mặc dù bạn không thể chắc chắn sẽ mất bao lâu để hoàn thành mỗi chủ đề, nhưng hãy ước tính. Xem xét cuộc họp sẽ kéo dài bao lâu và bao nhiêu chủ đề sẽ được đề cập. Phân bổ nhiều thời gian hơn cho các chủ đề quan trọng nhất.
- Ví dụ: phân bổ 30 phút để báo cáo tiến độ, 10 phút để thảo luận và 10 phút để đặt thời hạn mới.
- Thông thường, các chương trình họp không thể hoàn thành vì không có phân bổ thời gian cho mỗi chủ đề. Phân chia thời gian trước khi cuộc họp diễn ra để đảm bảo rằng tất cả các chủ đề trong chương trình nghị sự có thể được thảo luận để hoàn thành.
- Cân nhắc số lượng người tham gia cuộc họp được mời khi tính thời gian thêm. Nếu cuộc họp có 15 người tham gia và bạn phân bổ 15 phút cho mỗi chủ đề, điều này có nghĩa là mỗi người có thời gian nói khoảng 1 phút cho mỗi chủ đề. Mặc dù không phải tất cả mọi người đều nói, nhưng thời gian được phân bổ là quá ngắn.
Phần 2/3: Chuẩn bị chương trình họp
Bước 1. Viết tiêu đề của chương trình họp
Sử dụng tiêu đề của chương trình họp để cho người đọc biết rằng anh ta đang đọc chương trình có chứa chủ đề sẽ được thảo luận. Sau khi xác định tiêu đề, hãy đặt nó ở đầu tài liệu trống. Chọn một tiêu đề đơn giản và dễ hiểu.
- Ví dụ về tiêu đề chương trình họp: "Chương trình nghị sự tháng 7: Thảo luận về các ý tưởng dự án mới" hoặc "Chương trình nghị sự tháng 8 năm 2018: Kéo dài thời hạn dự án".
- Nhập chương trình họp bằng phông chữ kinh doanh, chẳng hạn như Times New Roman hoặc Calibri.
Bước 2. Dành thời gian để chào hỏi và cảm ơn những người đã tham gia cuộc họp
Nhân cơ hội này để chào những người tham gia. Vào lúc này, bạn hoặc một người chủ trì cuộc họp khác có thể mở cuộc họp và giải thích các chủ đề chính sẽ được thảo luận.
- Nếu nhiều người tham gia cuộc họp không biết nhau, hãy dành thời gian để làm dịu tâm trạng.
- Nếu bạn muốn sắp xếp chương trình họp cho một cuộc họp quan trọng, chẳng hạn như hội nghị, thời gian cần thiết để mở cuộc họp thường lâu hơn. Đối với các cuộc họp văn phòng thông thường, phiên khai mạc thường chỉ diễn ra trong vài phút.
- Dành thời gian để đoán trước những thay đổi đối với chương trình khi cuộc họp bắt đầu.
Bước 3. Đưa vào chương trình họp dưới dạng các câu hỏi để khơi dậy sự tò mò của những người tham gia
Họ sẽ tự hỏi liệu bạn có lập một chương trình họp chỉ trong một vài từ hay không. Các câu hỏi có thể tiết lộ bối cảnh sẽ được thảo luận để những người tham gia cuộc họp có cơ hội suy nghĩ kỹ trước cuộc họp.
- Ví dụ: thay vì viết, "Thảo luận về thời hạn của dự án", hãy bao gồm "Thời hạn của dự án có cần phải kéo dài khi nhu cầu tăng lên không?"
- Nếu cần, hãy cung cấp lời giải thích ngắn gọn dưới câu hỏi.
Bước 4. Liệt kê thời gian ước tính bên cạnh mỗi chủ đề
Mặc dù ước tính thời gian có thể không có trong chương trình làm việc, nhưng thông tin này giúp đồng nghiệp chuẩn bị hoặc yêu cầu thêm thời gian nếu cần.
Họ cũng có thời gian để rút ngắn báo cáo phải nộp theo thời gian đã định
Bước 5. Chuẩn bị luồng thảo luận cho từng chủ đề trong chương trình nghị sự
Luồng thảo luận là một phương pháp thảo luận theo từng chủ đề. Ví dụ, khi thảo luận về việc kéo dài thời hạn dự án, mọi người sẽ thảo luận theo một luồng đã định trước. Như vậy, tất cả những người tham gia cuộc họp sẽ có cùng quan điểm.
Ví dụ, cuộc họp sẽ thảo luận về việc kéo dài thời hạn của dự án để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Vì vậy, hãy chuẩn bị một luồng thảo luận bao gồm "10 phút để thảo luận về tiến độ công việc cho đến nay; 15 phút để quyết định cách tăng năng suất; 10 phút để xem xét các khía cạnh tích cực và tiêu cực; 5 phút để quyết định có kéo dài thời hạn hay không"
Bước 6. Quyết định xem ai sẽ là người dẫn dắt cuộc thảo luận của mỗi chủ đề
Đặt tên của anh ấy bên cạnh chủ đề để anh ấy có thể tự chuẩn bị. Xác nhận nhiệm vụ này với người được đề cập vài ngày trước cuộc họp và đưa nó vào chương trình làm việc.
Nếu bạn sẽ chủ trì cuộc họp từ đầu đến cuối, hãy liệt kê điều này dưới tiêu đề chương trình họp
Bước 7. Phân bổ thời gian nếu có khách mời trong cuộc họp
Nếu cuộc họp có một số diễn giả khách mời thảo luận về một chủ đề quan trọng, bạn sẽ cần phân bổ một số thời gian của cuộc họp cho họ. Đặt một lịch trình trong chương trình làm việc để mỗi khách có cơ hội phát biểu ngay cả khi họ muốn thảo luận về một số chủ đề. Do đó, họ có thể chuẩn bị tài liệu để được giao một cách tốt nhất có thể.
Vài ngày trước cuộc họp, hãy gọi điện cho diễn giả khách mời để hỏi về khoảng thời gian cần thiết để thảo luận về chủ đề bạn muốn đề cập. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp lịch trình của mình để chúng không xung đột với nhau
Bước 8. Dành thời gian để thảo luận những vấn đề khác
Lên lịch cho phiên họp này vào cuối cuộc họp. Hãy tận dụng phiên họp này để hỏi tất cả những người tham gia xem họ có muốn thảo luận thêm điều gì khác trước khi cuộc họp kết thúc hay không. Ngoài ra, họ vẫn có thể truyền đạt những điều còn thiếu sót hoặc chưa được thảo luận.
- Bằng cách đưa phiên họp này vào chương trình, người được mời biết rằng anh ta có thể đóng góp ngay cả khi những gì anh ta muốn truyền đạt không có trong chương trình cuộc họp.
- Dành thời gian cho các câu hỏi và câu trả lời trong phiên này.
Phần 3/3: Hoàn thiện Chương trình họp
Bước 1. Liệt kê các chi tiết liên quan đến việc tiến hành cuộc họp
Viết thời gian, ngày tháng và địa điểm của cuộc họp vào chương trình cùng với tên của những người tham gia có thể tham dự cuộc họp. Bằng cách đó, họ đã biết họ sẽ gặp ai trong cuộc họp khi nhận được lời mời.
- Bạn nên bao gồm tên của những người tham gia thường tham gia cuộc họp, nhưng không thể tham dự lần này. Thông báo rõ ràng rằng tên không được tham dự cuộc họp.
- Đính kèm bản đồ vị trí cho những người không biết nơi cuộc họp đang được tổ chức.
Bước 2. Kể những việc cần chuẩn bị trước cuộc họp
Thông báo cho đồng nghiệp được mời nếu có những việc họ cần chuẩn bị trước, chẳng hạn như đọc báo cáo, thu thập thông tin để xác định giải pháp hoặc xác định vấn đề.
Đưa thông tin này vào cuối chương trình họp bằng cách sử dụng các chữ cái in đậm hoặc tô màu để làm rõ ràng và dễ đọc cho tất cả những người tham gia cuộc họp
Bước 3. Kiểm tra kỹ chương trình họp trước khi phát để không có sai sót
Chương trình họp quan trọng đối với những người được mời. Trước khi phân phát, hãy kiểm tra chương trình họp để đảm bảo thông tin đã được viết đầy đủ, chính xác và không có lỗi chính tả. Ngoài việc thể hiện tinh thần làm việc cao, cách này còn phản ánh rằng bạn rất chú ý đến các chi tiết và coi trọng chúng.
Bước 4. Phân phối chương trình nghị sự 3-4 ngày trước cuộc họp
Các đồng nghiệp nhận được lời mời vẫn có thời gian chuẩn bị nếu họ đã đọc chương trình họp vài ngày trước đó, nhưng đừng gửi quá sớm vì có khả năng sẽ bị bỏ qua.
Nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp quan trọng trong hội nghị, hãy chuẩn bị chương trình làm việc trước vài tháng
Lời khuyên
- Sử dụng định dạng chương trình họp có sẵn trong chương trình Word. Nhiều chương trình để tạo tài liệu, chẳng hạn như Microsoft Office, Pages for Mac, v.v. cung cấp các định dạng tài liệu cá nhân và chuyên nghiệp, chẳng hạn như để sắp xếp các chương trình họp một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Nếu có định dạng chương trình họp tiêu chuẩn trong công ty của bạn, hãy sử dụng định dạng đó.
- Đảm bảo cuộc họp diễn ra theo một lịch trình đã định trước, nhưng phải linh hoạt. Bạn cần theo dõi cuộc họp bằng cách kiểm tra đồng hồ thường xuyên. Nếu cuộc thảo luận về chương trình đầu tiên đã được hoàn thành, hãy hướng dẫn những người tham gia tiếp tục cuộc họp bằng cách thảo luận về chương trình tiếp theo. Bạn có thể lịch sự nói: "Chúng ta sẽ đề cập đến chủ đề tiếp theo để cuộc họp kết thúc đúng kế hoạch."
