Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả trong Microsoft Word để sửa dấu câu. Tìm nó bằng cách nhấn phím F7 (trên Windows), nhấp vào biểu tượng hình vuông nhỏ dọc theo cạnh dưới của màn hình hoặc nhấp vào "Spelling & Grammar" bên dưới nhãn Review. Bạn cũng có thể đọc tài liệu theo cách thủ công bằng cách nhấp chuột phải vào nội dung tài liệu đã được tự động gạch chân bằng đường ngoằn ngoèo màu đỏ hoặc xanh lục.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Kiểm tra thủ công
Bước 1. Tìm gạch dưới màu xanh lá cây hoặc màu đỏ trong tài liệu
Nếu có các đường ngoằn ngoèo dưới một từ, điều đó có nghĩa là từ đó không chính xác về mặt ngữ pháp hoặc cú pháp. Bạn không cần sử dụng công cụ Spelling & Grammar vì những dấu này sẽ tự động xuất hiện khi bạn mắc lỗi chính tả. Hầu hết các phiên bản Word sẽ tự động sửa các từ hơi sai chính tả, nhưng bạn sẽ cần phải tự sửa dấu câu.
Nên có một hình ảnh cuốn sách nhỏ ở cuối trang, gần góc dưới cùng bên trái. Nếu bạn thấy dấu tích, điều đó có nghĩa là không có lỗi nào trong tài liệu. Nếu có dấu X màu đỏ, hãy nhấp vào biểu tượng cuốn sách. Chương trình sẽ hiển thị các lỗi khác nhau và đề xuất sửa chữa
Bước 2. Nhấp chuột phải để xem các gợi ý được cung cấp
Khi bạn nhấp chuột phải vào một từ được gạch chân màu đỏ hoặc màu xanh lá cây, một menu sẽ xuất hiện cung cấp các hành động và đề xuất. Bạn sẽ thấy danh sách "các lựa chọn thay thế đúng" được đề xuất cho từ hoặc cụm từ. Bạn cũng có tùy chọn bỏ qua (Bỏ qua) hoặc bỏ qua tất cả (Bỏ qua Tất cả).
Ví dụ: nếu bạn viết "with", Word sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn sửa từ thành "with"; hoặc "nghe"
Bước 3. Chọn bản sửa lỗi chính xác
Nhấp vào gợi ý chính xác và chương trình sẽ thay thế từ sai chính tả bằng từ bạn đã chọn. Một lần nữa, nếu nghi ngờ, hãy tra cứu cách viết đúng của từ trực tuyến.
Bước 4. Cố gắng học cách sử dụng dấu câu hợp lý
Chú ý đến những từ thường viết sai chính tả. Cố gắng học hỏi từ những sai lầm để chúng có thể được giảm bớt. Thực hành sửa lỗi chính tả của bạn và cố gắng tự tìm ra khi bạn mắc lỗi. Nếu bạn gặp sự cố, hãy sử dụng thẻ hoặc ứng dụng học thuộc lòng để luyện cách sử dụng dấu câu chính xác.
Phương pháp 2/3: Thay đổi cài đặt ngữ pháp
Bước 1. Đi tới hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp
Trong Word, nhấp vào nhãn "Tệp", sau đó nhấp vào "Tùy chọn". Từ đó, nhấp vào "Soát lỗi", sau đó chọn "Cài đặt" từ danh sách trong "Khi sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trong Word". Từ đây, bạn có thể yêu cầu Kiểm tra chính tả để tìm một số lỗi dấu câu phổ biến, chẳng hạn như dấu phẩy trong danh sách, dấu cách kép hoặc dấu chấm ở cuối từ trong dấu ngoặc kép.
Bước 2. Đánh dấu phẩy trước mục cuối cùng trong danh sách
Những dấu phẩy này thường được gọi là dấu phẩy Oxford, và bạn có thể sử dụng hoặc không sử dụng chúng trong danh sách. Trong menu Cài đặt ngữ pháp, trong "Bắt buộc phải có dấu phẩy trước mục danh sách cuối cùng", hãy chọn một trong các cài đặt sau:
- Không kiểm tra (bỏ chọn): Chọn "Don't Check" nếu bạn muốn công cụ kiểm tra ngữ pháp đánh dấu tất cả các câu dựa trên dấu phẩy.
- không bao giờ (không bao giờ): Trình kiểm tra ngữ pháp sẽ đánh dấu các câu có dấu phẩy trước mục cuối cùng trong danh sách. Ví dụ: "Trong khi phiêu lưu trong rừng, tôi nhìn thấy một con sư tử, một con hổ và một con nai."
- Luôn (luôn luôn): Word sẽ thông báo cho bạn những câu không có dấu phẩy cuối cùng. Ví dụ: “Trong khi phiêu lưu trong rừng, tôi nhìn thấy một con sư tử, một con hổ và một con nai”.
Bước 3. Tìm dấu câu trong phần trích dẫn
Trong phần "Bắt buộc phải có dấu câu với dấu ngoặc kép", hãy chọn một trong các tùy chọn sau:
- Không kiểm tra: Word sẽ không gắn thẻ các cụm từ dựa trên sự tương tác của dấu ngoặc kép và dấu câu.
- Bên trong (bên trong): Word sẽ đánh dấu cụm từ bên trong dấu ngoặc kép khi dấu phẩy tương ứng nằm bên ngoài dấu ngoặc kép. Ví dụ, câu này sẽ được đánh dấu: Jaka gọi nghệ sĩ là “diva”, nhưng thầm thích sự sang trọng của cô ấy.
- ngoài (bên ngoài): Word sẽ đánh dấu cụm từ bên trong dấu ngoặc kép, trong đó dấu phẩy tương ứng cũng nằm bên trong dấu ngoặc kép. Những câu sau sẽ được gắn thẻ: Jaka gọi nghệ sĩ là “diva”, nhưng thầm yêu thích sự thanh lịch của cô ấy.
Bước 4. Kiểm tra khoảng cách giữa các từ
Word có thể đánh dấu những câu có quá nhiều khoảng trắng giữa các từ. Chọn một trong các tùy chọn sau:
- Không kiểm tra: Chọn "không kiểm tra" nếu bạn không muốn trình kiểm tra ngữ pháp đánh dấu khoảng trắng trong các cụm từ.
- 1 (khoảng trắng): Word sẽ đánh dấu tất cả các câu có nhiều hơn một khoảng trắng giữa từ và câu tiếp theo.
- 2 (dấu cách): Trình kiểm tra ngữ pháp sẽ đánh dấu các câu có một hoặc nhiều hơn hai dấu cách sau dấu chấm.
Phương pháp 3/3: Sử dụng Công cụ kiểm tra chính tả
Bước 1. Mở tài liệu Word bạn muốn kiểm tra
Đảm bảo rằng bạn kiểm tra phiên bản mới nhất của tài liệu. Nếu bạn muốn kiểm tra dấu câu cho toàn bộ tài liệu, hãy nhấp vào nhãn "Chính tả & Ngữ pháp" để mở một công cụ kiểm tra chính tả dễ sử dụng. Nếu bạn muốn kiểm tra dấu câu cho một phần văn bản cụ thể, chỉ cần đánh dấu văn bản trước khi nhấp vào công cụ kiểm tra chính tả.
Bước 2. Vào "Spelling & Grammar"
Đầu tiên, bấm vào nhãn Xem lại ở đầu cửa sổ Word (giữa Thư và Dạng xem). Bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn chỉnh sửa khác nhau. Nhấp vào "Chính tả & Ngữ pháp"; nó ở góc trên bên trái của màn hình, ngay bên dưới "Tệp". Nhấp vào nó và công cụ sẽ thực hiện kiểm tra chính tả trên toàn bộ tài liệu. Nếu tìm thấy lỗi, một hộp bật lên với các tùy chọn sửa lỗi sẽ xuất hiện.
- Nếu đang sử dụng máy tính Windows, bạn có thể chỉ cần nhấn phím nóng F7 trong khi Word bắt đầu kiểm tra chính tả.
- Bất kỳ từ nào viết không đúng chính tả sẽ xuất hiện màu đỏ. Các danh từ mà chương trình không nhận dạng được sẽ có màu xanh lam, và các lỗi ngữ pháp sẽ có màu xanh lá cây.
Bước 3. Xem lại các gợi ý sửa cho từng từ
Đối với mỗi lỗi ngữ pháp, một hộp bật lên sẽ cung cấp một số gợi ý để cải thiện. Bạn cũng sẽ có tùy chọn để "Bỏ qua" (bỏ qua), "Bỏ qua Tất cả" (bỏ qua tất cả) hoặc "Thêm vào Từ điển" (thêm vào từ điển). Hiểu rằng mỗi tùy chọn này có nghĩa là:
- Việc bỏ qua sẽ cho chương trình biết rằng không có lỗi nào trong từ cụ thể này, nhưng nó không ngăn thuật toán kiểm tra chính tả kiểm tra từ tiếp theo xuất hiện.
- Bỏ qua Tất cả sẽ thông báo cho chương trình rằng tất cả các cách viết cụ thể này đều đúng, miễn là chúng xuất hiện trong tài liệu liên quan. Tất cả các gạch dưới ngoằn ngoèo màu đỏ và xanh lá cây sẽ biến mất, giúp tài liệu dễ đọc và xem lại hơn.
- Add to Dictionary sẽ chèn vĩnh viễn cách viết này vào thư viện từ "đã biết" của Word. Bạn sẽ có thể viết từ này (với cùng một cách viết chính xác) trong tài liệu tiếp theo mà không bị đánh dấu lại.
Bước 4. Chọn cách sửa lỗi chính xác cho từng lỗi dấu câu
Bạn sẽ được cung cấp một số tùy chọn cho mỗi từ cần sửa vì vậy hãy chọn đúng. Nhấp vào một từ được đề xuất, sau đó nhấp vào Thay đổi. Nếu bạn viết sai chính tả ở nhiều chỗ khác nhau, hãy nhấp vào Thay đổi Tất cả để sửa tất cả chúng cùng một lúc.
Nếu bạn không biết gợi ý chính xác, hãy tra cứu từ liên quan trực tuyến và cố gắng hiểu cách viết thông dụng của nó. Các công cụ tìm kiếm nâng cao thậm chí sẽ lấy ra kết quả từ các phiên bản từ được viết đúng chính tả
Bước 5. Nhấp vào "OK" để kết thúc kiểm tra, nếu được nhắc
Khi không còn lỗi dấu câu nào cần sửa, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận rằng việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp đã hoàn tất. Sau khi nhấp vào nút này, bạn có thể tự do lưu tài liệu hoặc tiếp tục làm việc. Bạn có thể chạy lại kiểm tra chính tả nếu phát sinh các vấn đề về dấu câu khác!
