Nếu bạn đã nghe nói về Google Documents, có lẽ bạn đã biết đến các tính năng chia sẻ tiên tiến và tính năng tự động lưu hữu ích của nó. Tuy nhiên, nếu bạn chưa từng sử dụng Google Documents trước đây, việc bắt đầu có thể khá phức tạp, đặc biệt là với các tùy chọn, mẫu và cài đặt chia sẻ tệp khác nhau. Tuy nhiên, bằng cách làm theo các bước trong bài viết này, bạn có thể sử dụng Google Documents ngay lập tức!
Bươc chân
Phương pháp 1/6: Tìm hiểu Google Tài liệu
Bước 1. Sử dụng Google Tài liệu để tạo tài liệu dựa trên văn bản
Đúng như tên gọi, Google Docs là một ứng dụng tuyệt vời để soạn thảo văn bản, giống như khi bạn tạo một tài liệu Microsoft Word. Bạn cũng có thể sử dụng Google Tài liệu để dễ dàng chia sẻ tài liệu với người khác và bạn luôn có thể truy cập tài liệu Google Tài liệu vì chúng được lưu trữ trên không gian lưu trữ trực tuyến của bạn chứ không phải ổ cứng máy tính của bạn.
Phần tốt nhất là Google Documents được sử dụng miễn phí. Tất cả những gì bạn cần là tài khoản Google để truy cập dịch vụ hoặc ứng dụng
Bước 2. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng dựa trên tài liệu cần được tạo
Google Tài liệu không chỉ cung cấp các trang trống. Bạn cũng có thể chọn các mẫu thư, sơ yếu lý lịch, bản đệ trình dự án và các tài liệu khác. Mỗi mẫu có cách phối màu và bố cục riêng nên bạn sẽ không cảm thấy nhàm chán, bất kể tùy chọn nào bạn chọn.
Bạn có thể thử một số mẫu khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy một tùy chọn ưng ý
Bước 3. Để Google Documents tự động lưu tài liệu của bạn
Một ưu điểm khác của Google Docs là không có nút lưu vì tài liệu được máy tính lưu tự động. Bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi, tài liệu sẽ tự động được lưu vào Google Drive nên bạn không phải lo lắng về việc mất dữ liệu nếu máy tính của bạn gặp sự cố hoặc trục trặc.
Bạn có thể đảm bảo tính năng lưu tự động đang hoạt động bằng cách nhìn vào góc bên trái của tài liệu. Google Documents sẽ thông báo cho bạn khi một tài liệu được lưu và "bảo mật" thành công trong tài khoản Google Drive của bạn
Phương pháp 2/6: Sử dụng Google Tài liệu trên máy tính
Bước 1. Truy cập https://docs.google.com từ trình duyệt web
Bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào (bao gồm Chrome, Safari và Microsoft Edge) trên máy tính Windows hoặc Mac để truy cập Google Documents.
Nếu chưa có tài khoản Google / Gmail, bạn cần tạo một tài khoản trước khi có thể truy cập Google Documents
Bước 2. Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn
Làm theo hướng dẫn xuất hiện trên màn hình để đăng nhập vào tài khoản của bạn bằng tên người dùng và mật khẩu tài khoản Google / Gmail của bạn. Sau đó, bạn sẽ được chuyển đến danh sách các tài liệu mà bạn đã mở, chỉnh sửa hoặc vẫn đang làm việc. Bạn cũng có thể thấy một số tùy chọn để tạo tài liệu mới ở đầu màn hình.
Bước 3. Nhấp vào “Trống” + để tạo tài liệu trống / mới
Nút này xuất hiện ở phía trên bên trái của trang. Một tài liệu mới mà bạn có thể chỉnh sửa theo ý muốn sẽ được tạo ra.
- Nếu bạn muốn tạo một tài liệu mới thông qua một mẫu, hãy mở rộng danh sách các mẫu bằng cách nhấp vào “ Mẫu thư viện ”Ở trên cùng bên phải của trang, sau đó chọn mẫu bạn muốn tạo tài liệu mới.
- Một số tùy chọn mẫu phổ biến như “ Bản tóm tắt " và " Cuốn sách nhỏ ”Có thể được tìm thấy ở giữa trên cùng của trang.
Bước 4. Chọn Tài liệu không có tiêu đề để đổi tên tệp
Theo mặc định, tài liệu mới được đặt tên là "Tài liệu không có tiêu đề". Để thay đổi nó thành một tên khác với "Tài liệu không có tiêu đề", trước tiên hãy nhấn Del để xóa văn bản hiện có, sau đó nhập tên mới cho tài liệu. Nhấn Enter hoặc Return trên bàn phím để lưu các thay đổi.
- Bạn cũng có thể thay đổi tên của tài liệu trong danh sách các tệp trên trang Google Tài liệu chính. Nhấp vào biểu tượng ba chấm trên một đường thẳng đứng ở góc dưới bên phải của tệp, sau đó chọn "Đổi tên".
- Bây giờ bạn đã tạo thành công một tài liệu mới! Từ đây, bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ và đóng tài liệu.
Bước 5. Chỉnh sửa tài liệu hiện có
Miễn là máy tính của bạn được kết nối với internet, Google Documents sẽ tự động lưu công việc của bạn khi bạn làm việc.
- Tận dụng lợi thế của thanh công cụ ở đầu tài liệu để xác định kích thước phông chữ, loại, màu sắc và kiểu.
- Để đặt khoảng cách dòng, hãy chọn menu “ Sự sắp xếp ", nhấp chuột " Khoảng cách dòng và chọn " Duy nhất ”, “ Kép ”, Hoặc bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn cần.
- Thực đơn " Sự sắp xếp ”Chứa các công cụ có thể được sử dụng để thêm cột, tiêu đề tài liệu hoặc tiêu đề đầu trang, chú thích cuối trang và các công cụ khác.
- Nếu bạn cần thêm hình ảnh, bảng, biểu đồ hoặc các ký tự đặc biệt, hãy chọn menu “ Chèn ”, Tìm và nhấp vào nội dung hoặc phương tiện bạn muốn thêm, sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình.
- Để thay đổi hướng trang tài liệu thành ngang hoặc ngang, hãy mở menu “Tệp” và nhấp vào “Thiết lập trang”. Sau đó, bạn có thể chọn “Phong cảnh” hoặc “Chân dung”.
- Google Docs sẽ gạch chân những từ có thể chứa mặn. Bấm vào từ được gạch chân để xem các gợi ý, sau đó chọn từ bạn muốn sử dụng. Để kiểm tra toàn bộ chính tả của các từ trong tài liệu, hãy chọn " Công cụ ”Và nhấp vào“Chính tả”.
- Nếu bạn cần tải xuống bản sao của tài liệu, hãy chọn menu “ Tập tin ", nhấp chuột " Tải về dưới dạng ”, Và chỉ định định dạng bạn muốn.
Bước 6. Chia sẻ tài liệu
Nếu bạn muốn tạo một tài liệu cộng tác mà người khác có thể làm việc, bạn có thể chia sẻ nó với một người hoặc một nhóm người dùng. Đây là cách thực hiện:
- Nút chọn " Đăng lại ”Màu xanh lam ở trên cùng bên phải của trang.
- Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn gửi tài liệu đến (phân tách từng địa chỉ bằng dấu phẩy).
- Chọn biểu tượng bút chì ở bên phải cột "Duyệt qua" để xem danh sách các quyền đối với tài liệu (ví dụ: Có thể xem ”, “ Có thể chỉnh sửa ", hoặc " Có thể bình luận ”), Sau đó đưa ra lựa chọn của bạn.
- Lựa chọn " Nâng cao ”Ở phía dưới bên phải của cửa sổ“Chia sẻ”để xem xét các tùy chọn khác và thực hiện các thay đổi nếu cần.
- Nút chọn " Gửi ”Để gửi liên kết tài liệu.
Bước 7. Đóng tài liệu khi bạn hoàn tất
Chọn biểu tượng giấy màu xanh lam ở trên cùng bên trái của trang để truy cập lại danh sách tài liệu. Bạn sẽ được đưa trở lại trang Google Documents chính chứa tất cả các tài liệu để bạn có thể mở một tài liệu hiện có khác hoặc tạo một tài liệu mới.
Bước 8. Chỉnh sửa tài liệu sau
Khi bạn cần tiếp tục hoặc làm việc trên một tài liệu, hãy quay lại https://docs.google.com và nhấp vào tên tài liệu trong danh sách tệp.
Phương pháp 3/6: Sử dụng Google Tài liệu trên điện thoại hoặc máy tính bảng
Bước 1. Cài đặt Google Tài liệu trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn
Đối với người dùng iPhone hoặc iPad, bạn có thể tải xuống Google Documents thông qua App Store. Đối với người dùng thiết bị Android, bạn có thể tải xuống thông qua Cửa hàng Google Play.
Trước tiên, bạn cần tạo tài khoản Google / Gmail trước khi có thể truy cập dịch vụ / ứng dụng Google Documents nếu bạn chưa có
Bước 2. Chạy Google Tài liệu
Ứng dụng này có biểu tượng giấy màu xanh lam có nhãn "Tài liệu" và thường được hiển thị trên màn hình chính (iPhone / iPad) hoặc ngăn kéo ứng dụng của thiết bị (Android). Chạm vào biểu tượng để mở ứng dụng.
Bước 3. Chạm vào +
Đó là một vòng tròn ở phía dưới bên phải của màn hình.
Bước 4. Chọn Tài liệu mới để tạo một tài liệu trống mới
Trên thiết bị Android, nút này tạo một tài liệu trống mới. Đối với người dùng iPhone hoặc iPad, trước tiên hãy nhập tên tài liệu và chọn “ TẠO RA ”Trước khi tài liệu được tạo.
- Nếu bạn muốn sử dụng một mẫu, hãy chọn " Chọn một mẫu ”Để hiển thị cửa sổ tìm kiếm mẫu. Sau đó, chọn mẫu bạn muốn tạo tài liệu ở định dạng mẫu đã chọn.
- Bây giờ bạn đã tạo thành công một tài liệu Google Docs! Từ thời điểm này, bạn có thể chỉnh sửa, đổi tên và chia sẻ tài liệu.
Bước 5. Chỉnh sửa tài liệu hiện có
Miễn là điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn được kết nối với Internet, Google Tài liệu sẽ tự động lưu tài liệu trong khi bạn làm việc.
- Để đặt căn chỉnh đoạn văn và / hoặc giãn cách dòng, hãy nhấn đúp vào phần hoặc khu vực bắt đầu thay đổi căn chỉnh / giãn cách, chạm vào biểu tượng “Định dạng” (chữ “A” có nhiều dòng văn bản), chọn “ đoạn văn ”, Và chọn tùy chọn bạn cần.
- Để thay đổi hướng tài liệu sang chế độ ngang, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng bên phải của màn hình và chọn “Thiết lập trang”. Sau đó, bạn có thể chọn “Phong cảnh” hoặc “Chân dung”.
- Để thay đổi giao diện của văn bản, hãy nhấn đúp vào văn bản cho đến khi xuất hiện điểm đánh dấu màu xanh lam. Sau đó, kéo điểm đánh dấu để chọn văn bản bạn cần chỉnh sửa. Chọn biểu tượng “Định dạng” (chữ “A” với nhiều dòng văn bản), chạm vào “ Chữ ”, Và chọn tùy chọn bạn muốn.
- Bạn có thể thêm hình ảnh, tiêu đề / đề mục, chú thích cuối trang, bảng, số trang và các thành phần hoặc nội dung khác khi ở chế độ in (“Chế độ in”). Để bật tính năng này, hãy chọn biểu tượng ba chấm ở trên cùng bên phải của màn hình, sau đó kéo công tắc "Bố cục in" sang vị trí bật hoặc "Bật". Chọn biểu tượng bút chì ở dưới cùng bên phải màn hình để quay lại cửa sổ chỉnh sửa văn bản, chạm vào “ + ”Để truy cập menu“Chèn”, sau đó chọn phương tiện hoặc nội dung bạn muốn thêm.
Bước 6. Chia sẻ tài liệu
Nếu bạn muốn tạo một tài liệu cộng tác mà người khác có thể làm việc, bạn có thể chia sẻ nó với một người hoặc một nhóm người dùng. Đây là cách thực hiện:
- Chọn nút “Chia sẻ” (được đánh dấu bằng hình ảnh con người với biểu tượng “+”) ở đầu trang “Chia sẻ”.
- Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ tệp vào trường "Mọi người".
- Nhấn vào biểu tượng bút chì ở bên phải cột "Mọi người" để xem danh sách các quyền của người dùng (ví dụ: Quan điểm ”, “ Chỉnh sửa ”, “ Bình luận ”), Sau đó chọn tùy chọn mong muốn.
- Chọn biểu tượng “Gửi” (được đánh dấu bằng hình ảnh chiếc máy bay giấy) ở trên cùng bên phải của trang để chia sẻ liên kết tài liệu qua email.
Bước 7. Nhấp vào nút mũi tên để thoát khỏi tài liệu
Khi bạn hoàn tất thao tác trên tài liệu, hãy nhìn vào phía trên cùng bên trái của màn hình và nhấp vào mũi tên quay lại. Bạn sẽ được đưa đến danh sách các tài liệu Google Documents nơi bạn có thể tạo tài liệu mới hoặc chỉnh sửa tài liệu hiện có.
Bạn cũng có thể nhấn nút “Màn hình chính” trên điện thoại để đóng ứng dụng
Bước 8. Chỉnh sửa tài liệu sau
Khi bạn muốn làm việc trên một tài liệu, chỉ cần mở ứng dụng Google Documents và chọn tiêu đề tài liệu trong danh sách tệp. Để thực hiện các thay đổi đối với tài liệu, hãy chọn biểu tượng bút chì ở dưới cùng bên phải của màn hình để truy cập chế độ chỉnh sửa.
Phương pháp 4/6: Tạo Tài liệu Google Tài liệu từ Tệp Word
Bước 1. Mở Google Drive
Ứng dụng được đánh dấu bằng một biểu tượng hình tam giác có ba màu khác nhau. Bạn có thể truy cập nó thông qua tài khoản Google của mình bằng cách truy cập
Nếu chưa có tài khoản Google, bạn cần tạo một tài khoản trước khi có thể tải lên tài liệu Word
Bước 2. Nhấp vào Mới
Ở góc trên bên trái của màn hình, nhấp vào nút có nhãn “Mới” với dấu cộng bên cạnh. Một menu thả xuống sẽ mở ra sau đó.
Bước 3. Chọn Tải lên tệp
Một hộp thoại sẽ mở ra và bạn có thể chọn các tệp cần tải lên từ máy tính của mình.
Bạn cũng có thể tải lên một thư mục từ máy tính của mình để tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên Google Drive
Bước 4. Mở tài liệu Word được lưu trên máy tính
Chọn tài liệu Word mong muốn bằng cách bấm đúp vào tài liệu đó.
Bước 5. Bấm đúp vào tệp để mở
Có thể mất một lúc để tệp hoàn tất quá trình tải lên, vì vậy hãy kiên nhẫn. Khi nó đã sẵn sàng, bạn có thể nhấp vào tệp trên trang Google Drive chính để mở và chỉnh sửa nó.
Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa, chia sẻ và đổi tên tài liệu Google Documents, giống như cách bạn làm với bất kỳ tài liệu thông thường nào được lưu trữ trên máy tính của mình
Phương pháp 5/6: “Buộc” người dùng tạo bản sao tài liệu Google Docs
Bước 1. Sử dụng thủ thuật này để “buộc” người nhận sao chép tài liệu
Khi bạn gửi tài liệu cho ai đó qua Google Tài liệu, đôi khi bạn muốn người nhận có bản sao của riêng họ, chỉnh sửa và gửi lại cho bạn. Vì cài đặt Google Tài liệu không được thiết kế cho những điều kiện này, bạn có thể thay đổi URL và "buộc" người dùng tạo bản sao của tệp thay vì chỉnh sửa bản gốc.
Bạn có thể sử dụng phương pháp này khi gửi trang tính cho sinh viên hoặc tệp cho nhiều nhân viên
Bước 2. Mở tài liệu
Truy cập Google Documents và mở tài liệu bạn muốn chia sẻ.
Bước 3. Nhấp vào nút Chia sẻ
Nó ở góc trên bên phải của màn hình và có màu xanh lam nhạt.
Bước 4. Nhấp vào Thay đổi thành bất kỳ ai có liên kết
Ở cuối hộp bật lên, nhấp vào dòng cuối cùng của cuộc đối thoại. Một hộp mới sẽ được mở sau đó.
Bước 5. Sao chép liên kết và dán nó vào một phương tiện hoặc cột khác
Bạn có thể đánh dấu liên kết hoặc sử dụng chuột để nhấp chuột phải vào liên kết, sau đó chọn “Sao chép” hoặc nhấn nút Sao chép liên kết. Dán liên kết vào một tài liệu Google Documents trống để bạn có thể chỉnh sửa nó.
Bạn cũng có thể dán liên kết vào trường URL ở đầu cửa sổ trình duyệt
Bước 6. Thay thế đoạn “chỉnh sửa” ở cuối liên kết bằng “sao chép”
Cuộn đến cuối liên kết cho đến khi bạn thấy từ “chỉnh sửa”. Xóa từ, sau đó nhập “sao chép” và cẩn thận không thay đổi phần còn lại của URL.
Bước 7. Gửi liên kết đã sửa đổi cho người nhận
Liên kết sẽ tự động mở một hộp thoại hỏi người nhận có muốn tạo bản sao của tệp hay không. Bạn có thể gửi liên kết đến bao nhiêu người dùng (tùy ý) để mọi người đều có bản sao của tài liệu bạn tạo.
Phương pháp 6/6: Tạo tệp PDF từ tài liệu Google Docs
Bước 1. Mở Google Tài liệu
Từ Google Drive, chọn tài liệu bạn muốn lưu dưới dạng tệp PDF.
Bước 2. Nhấp vào Tệp, sau đó chọn In.
Di chuyển con trỏ đến góc trên cùng bên trái của trang và nhấp vào menu "Tệp". Cuộn màn hình, sau đó nhấp vào “In”.
Với bước này, bạn cũng có thể in tài liệu Google Documents trực tiếp từ máy tính của mình
Bước 3. Chọn “Lưu dưới dạng PDF” làm đích lưu
Bên cạnh “Điểm đến”, hãy nhấp vào hộp thả xuống để xem các tùy chọn. Sau đó, chọn “Lưu dưới dạng PDF”.
Bước 4. Nhấp vào Lưu
Tài liệu sẽ được lưu vào máy tính của bạn dưới dạng tệp PDF có cùng tên với tên tệp gốc trong Google Tài liệu.
Lời khuyên
- Đừng lo lắng hay bận tâm khi lưu tài liệu Google Docs theo cách thủ công! Dịch vụ này sẽ tự động lưu tài liệu bạn đang làm việc mỗi khi bạn thực hiện thay đổi.
- Nếu bạn sử dụng Google Documents bên ngoài mạng (không có Wi-Fi hoặc kết nối internet), tài liệu có thể không được lưu tự động cho đến khi máy tính hoặc thiết bị kết nối lại với mạng.
- Bạn có thể cắt hoặc chỉnh sửa hình ảnh trong tài liệu Google Documents bằng cách nhấp đúp vào hình ảnh.
