Khi lập kế hoạch cho một cuộc họp, bạn phải truyền đạt tất cả các thông tin liên quan một cách rõ ràng và ngắn gọn. Bạn phải cung cấp mô tả về thời gian, địa điểm và chủ đề thảo luận. Bạn cũng có thể cần ghi chú nếu cần bất kỳ sự chuẩn bị hoặc tài liệu nào cho cuộc họp. Cho dù bạn sử dụng phương tiện nào, email hay ứng dụng Outlook, hãy đảm bảo thông tin quan trọng được chuyển để tất cả những người được mời biết điều đó và có thể dự đoán những gì họ đang chống lại.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Viết các chủ đề mạnh
Bước 1. Viết một chủ đề ngắn gọn, phù hợp với ngày tháng và chủ đề của cuộc họp
Viết những điều này vào ô chủ đề cho phép những người được mời hiểu được thời gian và chủ đề của cuộc họp mà không cần phải mở email. Ví dụ: bạn có thể viết, “Họp 01/03: nguyên tắc báo cáo mới”.
Cảnh báo:
Nếu bạn không viết chủ đề cuộc họp, mọi người có thể trả lời để hỏi xem cuộc họp có liên quan đến bộ phận của họ không hoặc liệu họ có nên tham dự hay không. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn viết ra chủ đề của cuộc họp!
Bước 2. Yêu cầu xác nhận tham dự trong ô chủ đề
Nếu bạn phải biết ai sẽ đến, hãy yêu cầu xác nhận trong hộp chủ đề. Bằng cách đó, người đọc sẽ biết họ cần phản hồi nhanh nhất có thể ngay cả khi họ chưa mở email. Bạn có thể viết, “Cuộc họp nhân sự thứ sáu ngày 10/06, vui lòng xác nhận sớm.”
Bạn cũng có thể viết, “Vui lòng trả lời: Cuộc họp nhân sự 10/06.”
Bước 3. Nếu cuộc họp khẩn cấp, hãy viết nó vào ô chủ đề
Nếu chủ đề của cuộc họp là khẩn cấp hoặc cần một quyết định nhanh chóng để cuộc họp phải diễn ra ngay lập tức, hãy đánh dấu khẩn cấp vào ô chủ đề. Ví dụ: bạn có thể viết, “Cuộc họp khẩn cấp Thứ Hai ngày 31/02: an ninh mạng”.
Điều rất quan trọng là giải thích chủ đề của cuộc họp để người đọc có thể đoán được nội dung sẽ được thảo luận
Bước 4. Viết ra xem cuộc họp là bắt buộc hay chỉ là gợi ý
Nếu bạn làm việc cho một công ty lớn, sự hiện diện của một số người có thể không phải lúc nào cũng cần thiết. Viết các phòng ban liên quan vào ô chủ đề hoặc cho họ biết nếu họ phải tham dự. Ví dụ: bạn có thể viết, "Cuộc họp tiếp thị bắt buộc 6/10."
Nếu người đọc không bắt buộc phải tham dự, bạn có thể viết "Nên tham dự cuộc họp ngày 10/6 về các chiến thuật tiếp thị hiệu quả."
Bước 5. Sử dụng các từ đầy đủ trong hộp chủ đề để tránh nhầm lẫn
Các từ viết tắt có vẻ hiệu quả, nhưng chúng thực sự ít cụ thể hơn các từ hoàn chỉnh và có thể dẫn đến nhầm lẫn. Ví dụ: “KK” có thể có nghĩa là “Thẻ gia đình” hoặc “Thẻ tín dụng” tùy thuộc vào người hiểu hoặc không hiểu ngôn ngữ cá nhân của bạn.
Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các từ viết tắt phổ biến, chẳng hạn như “RSVP”, “HR” và “KTP”
Phương pháp 2/3: Viết nội dung email
Bước 1. Viết một lời giới thiệu ngắn gọn, thân thiện và ghi chú ngắn gọn
Việc giới thiệu bản thân là cần thiết nếu bạn làm việc cho một công ty lớn hoặc nếu bạn không biết mọi người. Trong phần giới thiệu ngắn gọn này, bạn nên truyền đạt nếu có tài liệu hoặc tài liệu phải hoàn thành / mang đến cuộc họp.
Tạo một lời giới thiệu thân thiện hoặc phù hợp với công việc. Ví dụ: “Xin chào, Tim! Không thể chờ đợi chương trình mới ra mắt vào tuần sau!”
Mẹo:
Nhắc nhở người đọc nếu họ phải hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể hoặc mang thứ gì đó đến một cuộc họp. Ví dụ: “Đừng quên mang theo 4 bản in ra giấy của danh sách liên hệ với nhà cung cấp của bạn”.
Bước 2. Viết ngày và giờ trên một dòng riêng biệt sao cho nổi bật
Đây là thông tin quan trọng cho những người được mời. Vì vậy, hãy làm cho nó rõ ràng và nổi bật so với những câu khác xung quanh nó. Khoảng cách hai dòng trên và dưới hoặc viết đậm.
- Ví dụ: “Ngày 6 tháng 10 năm 2020, 10,30 - 11,45 WIB”
- Nếu cuộc họp diễn ra trực tuyến, hãy cung cấp thông tin múi giờ để những người ở các múi giờ khác nhau không bị tụt hậu do thông tin sai. Ví dụ: bạn có thể viết: “Ngày 6 tháng 10 năm 2020, 10:30 - 11,45 WIB (GMT + 8)”
Bước 3. Viết địa điểm sau ngày và giờ
Đảm bảo rằng địa điểm cũng được viết nổi bật như ngày và giờ, đặc biệt nếu cuộc họp đang được tổ chức ở một địa điểm mới, khó tìm hoặc nếu bạn biết rằng một số người được mời không quen với địa điểm đó. Đối với các cuộc họp ảo (thông qua diễn đàn trực tiếp hoặc trò chuyện video), hãy cung cấp một liên kết trực tiếp để những người được mời có thể dễ dàng truy cập vào diễn đàn hoặc liên kết video.
Khi đưa ra hướng dẫn, hãy càng chi tiết càng tốt. Ví dụ: “Vui lòng đến phòng họp 592 tại Tòa nhà Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto số 10). Phòng 592 ở tầng 2 của tòa nhà. Vì vậy, bạn phải đi thang máy từ tầng trệt, dừng ở tầng 12 và sử dụng thang máy ở phía nam của tòa nhà (bên trái của bạn) để lên tầng 59”
Bước 4. Chia sẻ mục đích của cuộc họp
Thông báo cho người mời về mục đích của cuộc họp. Kể một chương trình làm việc ngắn gọn sẽ giúp những người được mời hiểu họ cần phải hoàn thành những nhiệm vụ nào trước đó. Bạn có thể đặt tên cho chủ đề (chẳng hạn như “Cập nhật bảo mật mạng”) hoặc bạn có thể lên lịch:
- 10.30 - 10.45 Cung cấp thông tin tình trạng dự án mới nhất
- 10.45 - 11.10 So sánh và chọn các ưu đãi phù hợp
- 11,10 - 11,30 Động não và đưa ra các mục tiêu
Bước 5. Kiểm tra lại email để tìm lỗi ngữ pháp hoặc thông tin
Điều quan trọng nhất cần kiểm tra kỹ là ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp. Hãy chắc chắn rằng ba điều này là chính xác! Bạn cũng có thể đọc lại phần giới thiệu, chương trình làm việc hoặc bất kỳ ghi chú nào khác mà bạn có thể đã thêm để đảm bảo rằng bạn đã cung cấp tất cả thông tin cần thiết.
Đọc to để đảm bảo rằng bài viết của bạn rõ ràng và ngắn gọn trước khi gửi email
Phương pháp 3/3: Sử dụng Outlook hoặc Ứng dụng lịch tích hợp
Bước 1. Nhấp vào “Cuộc họp mới” trên menu chính trong Outlook
Nếu công ty của bạn sử dụng cơ sở dữ liệu truyền thông có lịch tích hợp, chẳng hạn như Outlook, hãy sử dụng cơ sở dữ liệu này để lập kế hoạch cho các cuộc họp. Phương tiện này nói chung là kênh giao tiếp được chọn bởi những người bạn làm việc cùng.
Nếu công ty của bạn không sử dụng Outlook hoặc một dịch vụ tương tự, hãy sử dụng email do đại lý của bạn cung cấp để gửi lời mời
Bước 2. Chọn ngày và giờ từ cửa sổ “Hỗ trợ lập lịch”
Sau khi tạo một cuộc họp mới, một cửa sổ lịch sẽ xuất hiện. Nhấp vào “Hỗ trợ lập lịch biểu” và đánh dấu ngày và giờ có sẵn cho cuộc họp.
Hãy chắc chắn rằng bạn chọn đúng thời điểm cho những người được mời tham dự. Tùy thuộc vào ứng dụng của công ty, bạn có thể phải thay đổi cài đặt hiển thị của mình để lịch biểu của mọi người (và của bạn) xuất hiện trên màn hình
Bước 3. Thêm người được mời bằng cách nhập tên của họ hoặc sử dụng sổ địa chỉ
Nhấp vào hộp văn bản để nhập tên theo cách thủ công hoặc cuộn qua sổ địa chỉ và chọn tên người được mời từ danh sách. Sử dụng chức năng “Hỗ trợ lập lịch biểu” để kiểm tra tính khả dụng của thời gian mời.
Nếu những người được mời không có thời gian rảnh, tên của họ sẽ được đánh dấu. Trợ lý lập lịch thậm chí sẽ cung cấp thời gian được đề xuất phù hợp với lịch trình của bạn và những người được mời khác
Bước 4. Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp
Đảm bảo ngày khớp với ngày bạn đã đặt trước đó. Nhấp vào nút lịch nếu bạn cần thay đổi nó. Sử dụng mũi tên xuống ở bên phải danh sách thời gian để chọn thời gian họp thích hợp.
Viết ra thời gian kết thúc cuộc họp là cách bạn tôn trọng thời gian của người kia để họ có thể dự đoán điều gì sắp xảy ra và lên kế hoạch cho các chuyến đi hoặc công việc trong ngày
Bước 5. Nhấp vào “Cuộc hẹn” trong “Cuộc họp” ở đầu màn hình
Bạn sẽ trở lại màn hình lịch biểu và bạn có thể thấy cuộc họp của mình đã được lên lịch. Sau đó, bạn có thể thêm chủ đề, vị trí và ghi chú.
Nếu bạn không thấy mục nhập cuộc họp trong màn hình lịch biểu, hãy quay lại các bước trước đó và lặp lại cho đến khi lịch họp của bạn xuất hiện
Bước 6. Viết ra chủ đề, địa điểm và các ghi chú cụ thể
Thông báo chủ đề cuộc họp bằng một vài từ ngắn gọn (Ví dụ: “Thử nghiệm Sản phẩm Mới”). Cho biết vị trí cụ thể. Viết hướng dẫn địa điểm nếu địa điểm không thường được sử dụng cho các cuộc họp hoặc khó tiếp cận. Đưa ra các ghi chú bổ sung (chẳng hạn như các công việc chuẩn bị mà họ phải làm) có liên quan đến cuộc họp.
- Cung cấp địa chỉ của địa điểm mặc dù có khả năng người được mời đã biết.
- Nhấp vào "gửi" khi bạn hoàn tất.
Mẹo:
Không sử dụng chủ đề quá rộng, chẳng hạn như “động não” vì những từ loại này không cung cấp thông tin rõ ràng về mục đích của cuộc họp. Bạn có thể thay thế nó bằng, "đầu óc suy nghĩ về một nhà cung cấp cho một sản phẩm mới."
Lời khuyên
- Khi đọc lại email hoặc lời mời, hãy đảm bảo rằng nó ngắn gọn và gọn gàng.
- Sử dụng một giọng điệu thân thiện và chuyên nghiệp.
- Kiểm tra kỹ danh sách người nhận để đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu đã được mời.
- Nhập địa chỉ email vào hộp “bcc” nếu bạn muốn ẩn toàn bộ địa chỉ email với người nhận.
Cảnh báo
- Không viết lời mời hoặc email mà không có ngày, giờ và địa điểm. Những người được mời sẽ bối rối và bạn sẽ nhận được hàng tá câu trả lời hỏi về những điều này.
- Đừng viết hoa toàn bộ vì nó sẽ bị hiểu là hét và như vậy là rất thiếu chuyên nghiệp.
