WikiHow này hướng dẫn bạn cách thiết lập và sử dụng Microsoft Excel trên máy tính Windows hoặc Mac.
Bươc chân
Phần 1/5: Chuẩn bị sử dụng Excel
Bước 1. Cài đặt Microsoft Office nếu nó chưa có sẵn trên máy tính của bạn
Microsoft Excel không được cung cấp dưới dạng một chương trình riêng biệt, nhưng được bao gồm trong gói hoặc đăng ký Microsoft Office.
Bước 2. Mở tài liệu Excel hiện có
Nếu bạn muốn mở một tài liệu Excel hiện có, chỉ cần bấm đúp vào tài liệu. Sau đó, tài liệu sẽ được mở trong cửa sổ Excel.
Bỏ qua bước này nếu bạn muốn mở một tài liệu mới trong Excel
Bước 3. Mở Excel
Nhấp hoặc nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel, giống như dấu “X” màu trắng trên nền màu xanh lá cây đậm.
Bước 4. Chọn một mẫu nếu cần
Nếu bạn muốn sử dụng mẫu Excel (ví dụ: mẫu lập kế hoạch ngân sách), hãy cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy mẫu bạn muốn sử dụng và nhấp một lần để mở cửa sổ mẫu.
Nếu bạn chỉ muốn mở một tài liệu Excel trống, hãy nhấp vào nút “ Chỗ trống ”Ở trên cùng bên trái của trang và bỏ qua bước tiếp theo.
Bước 5. Nhấp vào Tạo
Nó ở bên phải của tên mẫu.
Bước 6. Chờ sổ / trang tính Excel mở ra
Quá trình này mất một vài giây. Sau khi xem mẫu Excel hoặc trang trống, bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng tính.
Phần 2/5: Nhập dữ liệu
Bước 1. Tìm hiểu các tab ribbon khác nhau trong Excel
Trên “ruy-băng” màu xanh lá cây ở đầu cửa sổ Excel, bạn có thể thấy một loạt các tab. Mỗi tab có thể được sử dụng để truy cập các công cụ Excel khác nhau. Các tab chính cần biết bao gồm:
- "Trang chủ" - Chứa các tùy chọn định dạng văn bản, màu nền cột, v.v.
- “Chèn” - Tải các tùy chọn cho bảng, biểu đồ, đồ thị và phương trình.
- “Bố cục trang” - Tải các tùy chọn lề, hướng và chủ đề trang.
- "Công thức" - Chứa các tùy chọn công thức khác nhau, cũng như một menu chức năng.
Bước 2. Sử dụng hàng trên cùng làm hàng tiêu đề
Khi thêm dữ liệu vào một bảng tính trống, bạn có thể sử dụng hộp trên cùng trong mỗi cột (ví dụ: A1 ”, “ B1 ”, “ C1 ”, V.v.) dưới dạng tiêu đề cột. Bước này hữu ích khi bạn đang tạo biểu đồ hoặc bảng yêu cầu nhãn.
Bước 3. Chọn hộp
Nhấp vào hộp mà bạn muốn thêm dữ liệu.
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng mẫu lập kế hoạch ngân sách, hãy nhấp vào hộp trống đầu tiên để chọn mẫu đó
Bước 4. Nhập văn bản
Nhập bất cứ thứ gì bạn muốn thêm vào hộp.
Bước 5. Nhấn phím Enter
Sau đó, dữ liệu sẽ được thêm vào hộp và vùng chọn sẽ được chuyển sang hộp trống tiếp theo.
Bước 6. Chỉnh sửa dữ liệu
Để quay lại và chỉnh sửa dữ liệu sau, hãy nhấp vào hộp bạn muốn chỉnh sửa, sau đó thay đổi bất kỳ nội dung nào cần thiết trong trường văn bản ở đầu dòng hộp trên cùng.
Bước 7. Điều chỉnh định dạng văn bản nếu cần
Nếu bạn muốn thay đổi định dạng của văn bản trong hộp (ví dụ: bạn muốn thay đổi định dạng tiền thành định dạng ngày), hãy nhấp vào tab “ Nhà ”, Nhấp vào hộp thả xuống ở đầu phân đoạn“Số”và nhấp vào loại định dạng bạn muốn sử dụng.
Bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện để thay đổi hộp dựa trên các yếu tố nhất định trên trang tính (ví dụ: nếu giá trị hộp dưới một giới hạn nhất định, hộp sẽ tự động được hiển thị bằng màu đỏ)
Phần 3/5: Sử dụng công thức
Bước 1. Chọn hộp mà bạn muốn thêm công thức
Bấm vào hộp mà bạn muốn sử dụng trong công thức.
Bước 2. Thực hiện các phép toán số học cơ bản
Bạn có thể cộng, trừ, chia và nhân các hình vuông bằng các công thức sau:
-
Tổng - Loại = SUM (hộp + hình vuông) (ví dụ:
= SUM (A3 + B3)
) để thêm các giá trị của hai hình vuông hoặc nhập {{kbd | = SUM (box, square, square) (ví dụ:
= SUM (A2, B2, C2)
- ) để tính tổng các giá trị của nhiều hộp cùng một lúc.
-
Phép trừ - Loại = SUM (hộp) (ví dụ:
= SUM (A3-B3)
- ) để trừ giá trị của một hộp cho giá trị của hộp khác.
-
Phân chia - Loại = SUM (hộp / hộp) (ví dụ.
= SUM (A6 / C5)
- ) để chia giá trị của một ô vuông cho giá trị của ô khác.
-
Phép nhân - Loại = SUM (vuông * vuông) (ví dụ:
= SUM (A2 * A7)
- ) để nhân các giá trị của hai bình phương.
Bước 3. Thêm các số vào toàn bộ cột
Nếu bạn muốn cộng tất cả các số trong toàn bộ cột (hoặc một phân đoạn của cột), hãy nhập = SUM (box: square) (ví dụ:
= SUM (A1: A12)
) trong hộp mà bạn muốn sử dụng để hiển thị kết quả.
Bước 4. Chọn hộp mà bạn muốn thêm công thức nâng cao
Để sử dụng các công thức phức tạp hơn, bạn cần sử dụng công cụ “Chèn hàm”. Bấm vào hộp mà bạn muốn thêm công thức trước.
Bước 5. Nhấp vào Công thức
Tab này ở đầu cửa sổ Excel.
Bước 6. Nhấp vào Chèn chức năng
Tùy chọn này ở ngoài cùng bên trái của thanh công cụ " Công thức " Sau đó, một cửa sổ mới sẽ mở ra.
Bước 7. Chọn một chức năng
Nhấp vào chức năng mong muốn trong cửa sổ mở ra, sau đó nhấp vào nút “ VÂNG ”.
Ví dụ: để chọn công thức tìm tiếp tuyến của một góc, hãy cuộn xuống và nhấp vào tùy chọn “ TÂN ”.
Bước 8. Điền vào biểu mẫu công thức
Khi được nhắc, hãy nhập số (hoặc chọn hộp) mà bạn muốn sử dụng trong công thức.
- Ví dụ: nếu bạn chọn chức năng “ TÂN ”, Nhập số hoặc số đo của góc với tiếp tuyến bạn muốn tìm.
- Bạn có thể cần nhấp vào một số lệnh trên màn hình, tùy thuộc vào chức năng đã chọn.
Bước 9. Nhấn phím Enter
Chức năng sẽ được áp dụng và hiển thị trong ô đã chọn sau đó.
Phần 4/5: Tạo biểu đồ
Bước 1. Chuẩn bị dữ liệu biểu đồ
Ví dụ: nếu bạn muốn tạo biểu đồ đường hoặc biểu đồ thanh, bạn cần sử dụng một cột cho trục hoành và một cột cho trục tung.
Nói chung, cột bên trái được sử dụng làm trục hoành và cột ngay bên phải thể hiện trục tung
Bước 2. Chọn dữ liệu
Nhấp và kéo con trỏ từ hộp dữ liệu ở góc trên bên trái đến hộp dữ liệu cuối cùng ở góc dưới bên phải của bảng tính.
Bước 3. Nhấp vào Chèn
Tab này ở đầu cửa sổ Excel.
Bước 4. Nhấp vào Biểu đồ được đề xuất
Tùy chọn này nằm trong phần "Biểu đồ" của thanh công cụ " Chèn " Một cửa sổ với các mẫu biểu đồ khác nhau sẽ xuất hiện.
Bước 5. Chọn một mẫu biểu đồ
Bấm vào mẫu bạn muốn sử dụng.
Bước 6. Bấm OK
Nó ở cuối cửa sổ. Sau đó, biểu đồ sẽ được tạo.
Bước 7. Chỉnh sửa tiêu đề biểu đồ
Bấm đúp vào hộp tiêu đề ở đầu biểu đồ, sau đó xóa và thay thế tiêu đề hiện tại bằng tiêu đề bạn muốn.
Bước 8. Thay đổi tiêu đề trục biểu đồ
Nếu bạn muốn thêm tiêu đề trục vào biểu đồ, bạn có thể làm như vậy thông qua menu "Phần tử biểu đồ" có thể được truy cập bằng cách nhấp vào “ ＋ ”Màu xanh lục ở bên phải của biểu đồ đã chọn.
Phần 5/5: Lưu Dự án Excel
Bước 1. Nhấp vào Tệp
Nó nằm ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel (Windows) hoặc màn hình máy tính (Mac). Menu sẽ mở ra sau đó.
Bước 2. Nhấp vào Lưu dưới dạng
Tùy chọn này nằm ở phía bên trái của trang nếu bạn đang sử dụng phiên bản Windows của Excel.
Trên máy tính Mac, nhấp vào tùy chọn này qua menu thả xuống “ Tập tin ”.
Bước 3. Nhấp đúp vào PC này
Nó ở giữa trang.
Trên máy tính Mac, hãy nhấp vào “ Trên máy Mac của tôi ”.
Bước 4. Nhập tên dự án
Nhập tên bảng tính mong muốn vào trường "Tên tệp" (Windows) hoặc "Tên" (Mac) trong cửa sổ "Lưu dưới dạng".
Bước 5. Chọn thư mục lưu trữ
Bấm vào thư mục mà bạn muốn đặt làm vị trí để lưu trang tính.
Trên máy tính Mac, bạn có thể cần phải nhấp vào hộp thả xuống "Vị trí" trước khi có thể chọn tệp
Bước 6. Nhấp vào Lưu
Nó ở cuối cửa sổ. Bảng tính sẽ được lưu trong thư mục đã chọn với tên được chỉ định.
Bước 7. Lưu bản cập nhật tiếp theo bằng phím tắt "Lưu"
Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu Excel sau này, hãy sử dụng phím tắt Ctrl + S (Windows) hoặc Command + S (Mac) để lưu các thay đổi mà không cần phải hiển thị cửa sổ “Lưu dưới dạng”.
