Bước 1. Mỗi công thức bắt đầu bằng dấu bằng (=)
Cờ này cho Excel biết rằng chuỗi ký tự bạn đã nhập vào một ô là một công thức toán học. Nếu bạn quên dấu bằng, Excel sẽ coi mục nhập là một chuỗi ký tự.
Bước 2. Sử dụng tham chiếu tọa độ cho ô chứa các giá trị trong công thức
Mặc dù bạn có thể bao gồm các hằng số trong công thức, nhưng trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ sử dụng các giá trị được nhập trong các ô khác (hoặc kết quả của các công thức khác được hiển thị trong các ô đó) vào công thức. Bạn tham chiếu đến các ô đó bằng cách tham chiếu đến tọa độ của hàng và cột của ô. Có một số định dạng được sử dụng:
- Tham chiếu phổ biến nhất cho tọa độ là sử dụng chữ cái hoặc các chữ cái đại diện cho cột, theo sau là số hàng ô trong đó: A1 tham chiếu đến ô Cột A, Hàng 1. Nếu bạn thêm một hàng phía trên ô tham chiếu hoặc phía trên ô tham chiếu, tham chiếu ô sẽ thay đổi để phản ánh vị trí mới. Thêm một hàng phía trên ô A1 và cột bên trái ô đó sẽ thay đổi tham chiếu của nó thành B2 trong công thức mà ô tham chiếu đến.
- Một biến thể của tham chiếu này là tạo tham chiếu tuyệt đối đến các hàng hoặc cột bằng cách sử dụng ký hiệu đô la ($). Trong khi tên tham chiếu cho ô A1 sẽ thay đổi nếu một hàng được thêm vào phía trên nó hoặc một cột được thêm vào phía trước nó, ô $ A $ 1 sẽ luôn tham chiếu đến ô ở góc trên bên trái của trang tính. Do đó, ô $ A $ 1 trong công thức có thể có các giá trị khác nhau hoặc thậm chí không hợp lệ nếu hàng hoặc cột được nhập vào trang tính. (Bạn chỉ có thể tạo tham chiếu tuyệt đối đến các ô hàng hoặc cột.)
- Một cách khác để tham chiếu đến ô là số, ở định dạng RxCy, "R" biểu thị "hàng", "C" biểu thị "cột", và "x" và "y" là số hàng và cột. Ô R5C4 ở định dạng này giống với ô $ D $ 5 trong cột, định dạng tham chiếu hàng tuyệt đối. Nhập một số sau ký tự "R" hoặc "C" sẽ làm cho nó trở thành một tham chiếu liên quan đến góc trên bên trái của trang bảng tính.
- Nếu bạn chỉ sử dụng dấu bằng và tham chiếu ô đơn trong công thức, bạn sẽ sao chép giá trị từ các ô khác vào các ô mới. Nhập công thức "= A2" vào ô B3 sẽ sao chép giá trị đã nhập trong ô A2 vào ô B3. Để sao chép giá trị từ các ô trên một trang bảng tính sang các ô trên một trang khác, hãy nhập tên trang, theo sau là dấu chấm than (!). Nhập "= Sheet1! B6" vào ô F7 trên trang tính Sheet2 sẽ hiển thị giá trị của ô B6 trên Trang tính1 trong Ô F7 trên Trang tính2.
Bước 3. Sử dụng các toán tử số học cho các phép tính cơ bản
Microsoft Excel có thể thực hiện tất cả các phép toán số học cơ bản - cộng, trừ, nhân và chia - cũng như tính lũy thừa. Một số phép toán sử dụng các ký hiệu khác với các ký hiệu khi viết phương trình bằng tay. Dưới đây là danh sách các toán tử, theo thứ tự tiến hành các phép toán số học trong Excel:
- Phủ định: Dấu trừ (-). Thao tác này trả về nghịch đảo của số cộng được biểu thị bằng hằng số hoặc tham chiếu ô sau dấu trừ. (Phép cộng nghịch đảo là một giá trị được thêm vào một số để tạo ra số 0 hoặc tương đương với việc nhân một số với -1.)
- Percentage: Dấu phần trăm (%). Thao tác này trả về giá trị tương đương thập phân của hằng số phần trăm ở phía trước số.
- Số mũ: Dấu mũ (^). Phép toán này nhân số được biểu thị bằng tham chiếu ô hoặc hằng số phía trước dấu mũ nhiều như số sau dấu mũ.
- Phép nhân: Dấu hoa thị (*). Dấu hoa thị được sử dụng cho phép nhân để không bị nhầm lẫn với chữ cái "x".
- Phép chia: Dấu gạch chéo (/). Phép nhân và phép chia có cùng tiền tố và được thực hiện từ trái sang phải.
- Phép cộng: Dấu cộng (+).
- Phép trừ: Dấu trừ (-). Phép cộng và phép trừ có cùng tiền tố và được thực hiện từ trái sang phải.
Bước 4. Sử dụng các toán tử so sánh để so sánh các giá trị trong các ô
Bạn sẽ sử dụng toán tử so sánh thường được sử dụng nhất trong các công thức, cụ thể là hàm IF. Thêm tham chiếu ô, hằng số hoặc hàm trả về giá trị số trên cả hai mặt của toán tử so sánh. Các toán tử so sánh được liệt kê dưới đây:
- Equals: Dấu bằng (=).
- Không bằng ().
- Nhỏ hơn (<).
- Nhỏ hơn hoặc bằng (<=).
- Lớn hơn (>).
- Lớn hơn hoặc bằng (> =).
Bước 5. Sử dụng dấu và (&) để nối các chuỗi văn bản
Nối các chuỗi văn bản thành một chuỗi đơn được gọi là nối và dấu và được gọi là toán tử văn bản khi nó được sử dụng để nối các chuỗi trong công thức Excel. Bạn có thể sử dụng nó với chuỗi văn bản, tham chiếu ô hoặc cả hai. Nếu "BAT" được nhập vào ô A1 và "MAN" được nhập vào ô B2, Nhập "= A1 & B2" vào ô C3 sẽ trả về "BATMAN".
Bước 6. Sử dụng các toán tử tham chiếu khi làm việc với các dải ô
Bạn sẽ thường sử dụng một dải ô trong các hàm Excel, chẳng hạn như SUM để tìm tổng của một dải ô. Excel sử dụng 3 toán tử tham chiếu:
- Toán tử phạm vi: dấu hai chấm (:). Toán tử phạm vi đề cập đến tất cả các ô trong phạm vi bắt đầu bằng ô tham chiếu trước dấu hai chấm và kết thúc bằng ô tham chiếu sau dấu hai chấm. Tất cả các ô thường nằm trong cùng một hàng hoặc cột. "= SUM (B6: B12)" trả về kết quả của việc thêm một cột ô từ B6 đến B12, trong khi "= AVERAGE (B6: F6)" trả về giá trị trung bình của các số trong hàng ô, từ B6 đến F6.
- Toán tử nối: dấu phẩy (,). Toán tử liên hợp bao gồm các ô hoặc dải ô trước và sau dấu phẩy. "= SUM (B6: B12, C6: C12)" sẽ thêm các ô từ B6 đến B12 và C6 thành C12.
- Toán tử nối: dấu cách (). Toán tử đường giao nhau nhận dạng các ô nói chung cho 2 hoặc nhiều phạm vi. Danh sách phạm vi ô "= B5: D5 C4: C6" trả về giá trị trong ô C5, giá trị này chung cho cả hai phạm vi.
Bước 7. Sử dụng dấu ngoặc đơn để xác định các đối số của hàm và ghi đè thứ tự của các hoạt động
Dấu ngoặc đơn phục vụ 2 hàm trong Excel, để xác định các đối số của hàm và để chỉ định một thứ tự hoạt động khác với thứ tự thông thường.
- Các hàm là các công thức được xác định trước. Một số hàm như SIN, COS hoặc TAN nhận một đối số, trong khi các hàm khác như IF, SUM hoặc AVERAGE có thể nhận nhiều đối số. Một số đối số trong hàm được phân tách bằng dấu phẩy, ví dụ: "= IF (A4> = 0," POSITIVE, "" NEGATIVE ")" bằng cách sử dụng hàm IF. Một chức năng có thể được lồng trong một chức năng khác, lên đến 64 cấp độ.
- Trong các công thức toán học, các phép toán bên trong dấu ngoặc được thực hiện trước tiên so với bên ngoài dấu ngoặc; vì vậy "= A4 + B4 * C4" sẽ nhân B4 với C4 và sau đó cộng kết quả với A4. Tuy nhiên, "= (A4 + B4) * C4" sẽ cộng A4 và B4 trước, sau đó nhân kết quả với C4. Dấu ngoặc đơn trong các phép toán có thể được lồng vào bên trong các dấu ngoặc đơn khác; các hoạt động bên trong dấu ngoặc trong cùng sẽ được xử lý đầu tiên.
- Cho dù dấu ngoặc lồng nhau trong các phép toán hay trong các hàm lồng nhau, hãy luôn đảm bảo số lượng dấu ngoặc đóng bằng với số lượng dấu ngoặc mở, nếu không sẽ xuất hiện thông báo lỗi.
Phương pháp 2/2: Nhập công thức
Bước 1. Chọn một ô để nhập công thức
Bước 2. Nhập dấu bằng vào ô hoặc trong thanh công thức
Thanh công thức nằm phía trên các hàng và cột của ô và bên dưới thanh menu hoặc ruy-băng.
Bước 3. Nhập dấu ngoặc mở nếu cần
Tùy thuộc vào cấu trúc của công thức, bạn có thể cần nhập một số dấu ngoặc mở.
Tạo một mẫu ô. Bạn có thể thực hiện việc này bằng một số cách: Nhập tham chiếu ô theo cách thủ công. Chọn một ô hoặc dải ô trên trang trang tính. Chọn một ô hoặc dải ô trên trang bảng tính khác. Chọn một ô hoặc nhiều ô trên các trang bảng tính khác nhau
Bước 4. Nhập toán tử toán học, phép so sánh, văn bản hoặc tham chiếu nếu cần
Bước 5. Lặp lại 3 bước trước đó nếu cần để tạo công thức
Bước 6. Nhập dấu ngoặc đóng cho mỗi dấu ngoặc mở trong công thức
Bước 7. Nhấn "Enter" khi kết thúc công thức
Lời khuyên
- Khi bạn lần đầu tiên làm việc trên một công thức phức tạp, có thể hữu ích khi viết công thức ra giấy trước khi nhập công thức đó vào Excel. Nếu một công thức trông quá phức tạp để vừa với một ô, bạn có thể chia nó thành nhiều phần và nhập các phần công thức vào nhiều ô và sử dụng các công thức đơn giản trong các ô khác để kết hợp các kết quả từ mỗi phần của công thức với nhau.
- Microsoft Excel cung cấp trợ giúp nhập công thức bằng Công thức Tự động điền, là danh sách động gồm các hàm, đối số hoặc các khả năng khác xuất hiện sau khi bạn nhập dấu bằng và một vài ký tự đầu tiên của công thức. Nhấn phím "Tab" hoặc bấm đúp vào một mục trong danh sách động để nhập nó vào công thức; nếu mục là một hàm, bạn sẽ được nhắc cho các đối số. Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này bằng cách chọn "Công thức" trong hộp thoại "Tùy chọn Excel" và chọn hoặc bỏ chọn hộp "Tự động điền công thức". (Bạn có thể truy cập hộp thoại này bằng cách chọn "Tùy chọn" từ menu "Công cụ" trong Excel 2003, từ nút "Tùy chọn Excel" trên menu nút "Tệp" trong Excel 2007 và bằng cách chọn "Tùy chọn" trên "Tệp" menu tab trong Excel. 2010.)
- Khi đổi tên trang tính trong một trang tính có nhiều trang, hãy tạo thói quen không sử dụng khoảng trắng trong tên trang tính mới. Excel sẽ không nhận ra khoảng trắng trong tên trang tính trong tham chiếu công thức. (Bạn có thể sử dụng dấu gạch dưới để thay thế khoảng trắng trong tên trang tính để dễ sử dụng trong công thức.)
