Viết email nhắc nhở thân thiện có thể khó. Bạn không muốn tỏ ra tự đề cao hoặc thiếu kiên nhẫn, nhưng thông điệp của bạn phải được truyền tải. Sử dụng giọng điệu thân thiện trong email với những lời chào và cách diễn đạt nhẹ nhàng. Bao gồm lý do bạn gửi email nhắc nhở để người nhận biết bạn muốn gì. Đảm bảo không có sai sót trong email để bạn không chỉ xuất hiện thân thiện mà còn chuyên nghiệp.
Bươc chân
Phần 1/3: Sử dụng giai điệu thân thiện
Bước 1. Chào người nhận
Trong một tình huống kinh doanh, bạn có thể "nên" sử dụng một lời chào trang trọng, chẳng hạn như "Kính gửi". Tuy nhiên, email cá nhân hóa đang được sử dụng ngày càng thường xuyên hơn. Một số lời chào qua email có thể giúp tạo ra một giọng điệu thân thiện bao gồm:
- Chào!
- Chào bạn
- Lâu rồi không gặp
- Này!
Bước 2. Đề cập đến mối quan hệ của bạn với người nhận
Nếu bạn chỉ tập trung vào lời nhắc, tin nhắn của bạn sẽ có vẻ lạnh lùng. Đề cập đến mối quan hệ cá nhân với người nhận bằng cách bao gồm các cụm từ phản ánh tình bạn và kinh nghiệm được chia sẻ. Điêu nay bao gôm:
- Trường như thế nào?
- Chào bạn, bạn khoẻ không?
- Cuối tuần vừa rồi thật nhiều niềm vui.
- Lần cuối cùng chúng ta nói chuyện, một tháng trước là khi nào?
- Chuyến đi cuối cùng của chúng tôi thực sự rất vui! Chúng ta phải làm lại.
Bước 3. Tinh chỉnh cách diễn đạt của bạn
Điều này đặc biệt quan trọng đối với phần nhắc nhở của email. Nếu đã lâu không liên lạc với người nhận, tốt nhất bạn nên xin lỗi hoặc viện cớ chỉ gọi điện để nhắc nhở họ. Một số ví dụ về các biểu thức tinh tế bao gồm:
- Tôi biết chúng ta đã không nói chuyện trong một thời gian dài, nhưng tôi muốn nhắc bạn về…
- Sự xuất hiện của một em bé mới khiến tôi bận rộn, tôi chỉ nhớ nhắc bạn…
- Tôi biết bạn đang bận, vì vậy tôi không muốn làm phiền bạn, nhưng tôi muốn gửi một lời nhắc…
Bước 4. Lịch sự
Nếu lời nhắc là quan trọng, bạn có thể bị thúc ép. Hãy nhớ rằng người nhận đang bận rộn với cuộc sống của mình. Luôn nói “làm ơn” và “cảm ơn” bằng những cách diễn đạt thích hợp. Bạn có thể muốn bao gồm các cụm từ lịch sự như:
- Tôi xin lỗi vì đã làm phiền bạn, nhưng tôi muốn đảm bảo rằng…
- Vui lòng trả lời email này càng sớm càng tốt …
- Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc và trả lời email nhắc nhở này. Tôi rất trân trọng điều này.
- Tôi đang chờ câu trả lời của bạn.
Phần 2/3: Yêu cầu về danh sách
Bước 1. Sử dụng tiêu đề cột
Bạn không cần phải viết một cột tiêu đề thông minh. Các tiêu đề cột rõ ràng và rõ ràng sẽ hữu ích hơn. Bằng cách đó, người nhận có thể biết được mục đích của email trong nháy mắt. Một số lựa chọn phổ biến cho email nhắc nhở thân thiện bao gồm:
- Đánh dấu
- Nhắc nhở nhanh về…
- Các chuyến đi / sự kiện sắp tới.
- Đếm người tham gia sự kiện / du lịch.
Bước 2. Nhớ kèm theo lời nhắc
Khi cố tỏ ra lịch sự và thân thiện, bạn có thể quên một điều gì đó quan trọng, chẳng hạn như một lời nhắc nhở. Viết lời nhắc gói hàng ở đầu email, sau lời chào và một câu về mối quan hệ cá nhân. Ví dụ:
- "Chào bạn, Lâu rồi chúng ta không nói chuyện, Ben. Vợ con anh thế nào? Vợ và con tôi đã khiến tôi bận rộn, nhưng tôi muốn hỏi bạn về…”
-
Chào!
Bà ơi, cháu đã có ý gửi tin nhắn này từ rất lâu rồi. Tôi xin lỗi vì quá bận. Tôi muốn nhắc bà về bữa trưa của chúng ta…”
Bước 3. Sử dụng ngôn ngữ súc tích
Đúng là ngôn ngữ lịch sự đòi hỏi những câu dài hơn. Ví dụ: cụm từ “Làm việc chăm chỉ hơn” sẽ lịch sự hơn nếu bạn viết “Sẽ tốt hơn nếu bạn làm việc chăm chỉ hơn.” Trong khi lịch sự, những câu dài có thể khiến trọng tâm email của bạn không rõ ràng.
Sử dụng cấu trúc đơn giản hơn cho email của bạn. Có thể như thế này: Lời chào (mở đầu) → Quan hệ cá nhân → Nhắc nhở → Lời chào kết thúc (kết thúc)
Bước 4. Chỉnh sửa thông tin không cần thiết
Đối với mỗi câu và một phần của câu, hãy tự hỏi bản thân, “Điều này có cần thiết không?” Trong một số trường hợp, “cần thiết” có thể có nghĩa rộng, chẳng hạn như “Điều này là cần thiết để email của tôi không nghe có vẻ lạnh lùng.” Loại bỏ những phần không cần thiết. từ email.
Nói chung, các trạng từ (chẳng hạn như "rất," "rất," "thực sự", "một lần" và "tất nhiên") có thể được loại bỏ để làm cho email của bạn ngắn gọn hơn
Bước 5. Kết thúc email bằng lời chào kết thúc
"Blessings" có nghĩa là để nói "tạm biệt." Lời chào kết thúc bao gồm các cụm từ như "Xin chào", "Trân trọng", "Trân trọng" và "Xin chào". Chữ ký của bạn nên được viết sau lời chào kết thúc. Một lời chào kết thúc chung chung như thế này có vẻ trang trọng. Bạn có thể muốn thử một cái gì đó như:
- bạn của bạn
- bạn của bạn
- gửi lời chúc thành công
- Chúc một ngày tốt lành
- lượt của bạn
- Tôi mong muốn được nghe từ bạn
Phần 3/3: Đảm bảo không có lỗi trong email
Bước 1. Kiểm tra lại email của bạn
Ngay cả việc đọc lướt email một hoặc hai lần cũng sẽ giảm bớt bất kỳ lỗi cơ bản nào có thể xuất hiện khi bạn viết chúng. Sau khi bạn soạn email, hãy kiểm tra kỹ chính tả và ngữ pháp trong email của bạn.
- Nhiều nhà cung cấp email có tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Chất lượng của tính năng phụ thuộc vào nhà cung cấp email. Trong một số trường hợp, tính năng này có thể không chính xác lắm.
- Hãy nhớ kiểm tra các trường tiêu đề, lời chào và đóng (đóng). Bạn có thể sẽ quên điều này và chỉ tập trung vào nội dung của email.
Bước 2. Đọc to email
Nếu bạn đang viết một email quan trọng hoặc nếu bạn muốn tỏ ra lịch sự và thân thiện với ai đó, hãy đọc to email của bạn từ đầu đến cuối. Nó giống như một cuộc trò chuyện? Nếu vậy, email của bạn đã sẵn sàng được gửi đi.
Viết lại những câu hoặc đoạn văn nghe có vẻ khó hiểu. Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn khi đánh giá điều này. Mỗi người sẽ có một cái nhìn khác nhau tùy thuộc vào cách nói chuyện của bạn
Bước 3. Nhờ người khác đọc email của bạn
Đối với các giao tiếp quan trọng, chẳng hạn như mục đích kinh doanh, bạn có thể nhờ người khác kiểm tra email nhắc nhở trước khi gửi. Nếu email của bạn ngắn gọn, nó thường chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn và bạn dễ dàng phát hiện ra những lỗi sai dù là nhỏ nhất.
- Kiểm tra các dịch vụ nhắn tin trực tuyến. Gửi email cho bạn bè trực tuyến và hỏi những câu hỏi như, “Xin chào, bạn có thể đọc email ngắn mà tôi cần gửi không? Sẽ không lâu đâu."
- Hãy nhớ luôn cảm ơn tất cả những người đã đọc email của bạn. Sau khi tất cả, họ giúp bạn.
