Quyết định định dạng thư phù hợp chủ yếu phụ thuộc vào loại thư bạn muốn viết và người bạn đang gửi thư cho ai. Định dạng thư bạn có thể sử dụng khi viết thư cho bạn bè sẽ rất khác với định dạng được sử dụng để viết thư trang trọng. Hơn nữa, định dạng thư truyền thống được gửi qua đường bưu điện khác với định dạng được sử dụng cho email. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về cách định dạng đúng một bức thư mà bạn có thể sử dụng để viết bức thư tiếp theo của mình.
Bươc chân
Phương pháp 1 trong 4: Định dạng một lá thư kinh doanh hoặc trang trọng
Bước 1. Viết tên và địa chỉ của bạn ở đầu thư
Bao gồm địa chỉ đường phố, thành phố, tỉnh và mã bưu điện trong các khối, căn trái và cách đều nhau.
- Thành phố, tỉnh và mã bưu chính được viết trên một dòng, trong khi địa chỉ đường phố được viết trên một dòng riêng biệt.
- Nếu bạn đang gửi thư bằng tiêu đề thư đã bao gồm thông tin này, hãy bỏ qua bước này. Không bao gồm địa chỉ trả lại hai lần.
Bước 2. Viết ngày tháng ngay bên dưới địa chỉ của bạn
Viết ngày bức thư được viết hoặc ngày bức thư được hoàn thành, tùy thuộc vào bạn.
- Ngày được viết ở bên trái, giống như viết địa chỉ ở ngay trên nó.
- Viết ngày ở định dạng “tháng-ngày-năm”. Viết tháng bằng các chữ cái, nhưng sử dụng số để viết ngày và năm. Ví dụ: ngày 9 tháng 2 năm 2013.
Bước 3. Để trống một dòng giữa ngày tháng và phần tiếp theo của bức thư
Điều này sẽ tách địa chỉ khỏi phần tiếp theo, giúp dễ đọc hơn.
Bước 4. Ghi lại dòng tham chiếu, nếu cần
Nếu bức thư được viết với một tham chiếu đến một điểm cụ thể, nó có thể giúp người đọc viết một dòng tham chiếu bắt đầu bằng "Re:"
- Các dòng tham chiếu được viết căn trái và cố gắng chỉ bao gồm một dòng.
- Viết ra dòng tham chiếu khi trả lời thư, tin tuyển dụng hoặc yêu cầu thông tin.
- Nếu bạn đang viết một dòng tham chiếu, hãy để một dòng trống sau dòng đó để tách dòng tham chiếu khỏi phần còn lại của bức thư.
Bước 5. Ghi lại địa chỉ của người nhận
Viết ra tên và chức danh của người nhận, cũng như tên công ty, địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện.
- Tất cả thông tin này được căn trái và có khoảng cách đơn. Tên người nhận được viết trên một dòng riêng, cùng với chức danh, tên công ty và địa chỉ đường phố của người nhận. Thành phố, tỉnh và mã bưu chính được viết trên một dòng.
- Nếu gửi thư đến một quốc gia khác, hãy viết tên của quốc gia đó bằng chữ in hoa trên một dòng riêng bên dưới địa chỉ của người nhận.
- Gửi thư cho một người cụ thể, nếu có thể, và viết tên của người đó với một tiêu đề thích hợp, chẳng hạn như “Ông” hoặc “Mẹ”. Nếu bạn không biết giới tính của người nhận, bạn không cần phải ghi tiêu đề.
- Để lại một dòng trống bên dưới địa chỉ đầy đủ của người nhận.
Bước 6. Bắt đầu phần nội dung thư của bạn bằng một lời chào lịch sự
Một lời chào thông thường thường bắt đầu bằng "Dear Sir", sau đó là tên và họ của người nhận. Đặt dấu phẩy sau họ của người nhận.
- Lời chào được viết căn trái.
- Nếu bạn không biết giới tính của người nhận, bạn có thể xưng hô với người nhận bằng họ tên của họ hoặc viết ra chức danh công việc của người nhận sau đó là họ của họ.
- Để lại một dòng trống sau lời chào.
Bước 7. Viết dòng tiêu đề, nếu muốn
Viết dòng tiêu đề bằng chữ in hoa bên dưới lời chào, căn trái.
- Giữ dòng tiêu đề ngắn gọn nhưng mang tính mô tả. Cố gắng chỉ bao gồm một dòng.
- Cần lưu ý rằng điều này là không bình thường và không nên được sử dụng thường xuyên.
- Không bao gồm một dòng tiêu đề nếu bạn đã bao gồm một dòng tham chiếu.
- Để lại một dòng trống sau dòng tiêu đề nếu bạn bao gồm một dòng tiêu đề.
Bước 8. Bắt đầu phần nội dung của bức thư bằng một phần giới thiệu ngắn gọn giải thích mục đích của bức thư của bạn
Các đoạn của bức thư được viết căn trái nhưng đầu mỗi đoạn được viết thụt vào.
Bước 9. Thực hiện theo phần giới thiệu của bức thư với phần thân dài hơn của bức thư
Phần này nên giải thích mục đích của bức thư và cũng bao gồm một phần kết luận tóm tắt tất cả những gì được viết trong bức thư.
Viết phần nội dung của bức thư một cách ngắn gọn. Mỗi đoạn có một khoảng cách, nhưng để trống một dòng giữa mỗi đoạn và sau đoạn cuối cùng
Bước 10. Kết thúc bức thư của bạn bằng một lời chào kết thúc lịch sự
Ví dụ về lời chào kết thúc lịch sự bao gồm "Trân trọng", "Xin chào" hoặc "Cảm ơn". Hãy nhớ viết lời chào kết thúc được căn trái và theo sau là dấu phẩy.
Chỉ chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên của lời chào kết thúc được viết hoa
Bước 11. Thực hiện theo lời chào kết thúc với tên của bạn
Tuy nhiên, hãy để trống ba dòng dưới lời chào kết thúc trước khi viết tên đầy đủ của bạn, sau đó là chức danh công việc của bạn ở dòng bên dưới.
Bước 12. Liệt kê các tệp đính kèm ở cuối bức thư của bạn
Nếu bạn đang đính kèm một tệp đính kèm, hãy viết “Hộp đính kèm” / “Tệp đính kèm” một dòng bên dưới tên và tiêu đề của bạn và viết ra bất kỳ tệp đính kèm nào có trong thư.
- Lưu ý rằng điều này là không bắt buộc nếu bạn không bao gồm bất kỳ tệp đính kèm nào.
- Các tệp đính kèm được căn trái và có khoảng cách đơn.
Bước 13. Nhập tên viết tắt của người đánh máy, nếu muốn
Nếu ai đó đang đánh máy và bạn đang đọc chính tả, hãy liệt kê họ và tên của người đánh máy ở cuối bức thư của bạn, một dòng bên dưới tệp đính kèm.
Bước 14. Ký tên vào bức thư sau khi in
Ký vào lá thư bằng bút giữa lời chào kết thúc và tên của bạn. Ký một lá thư bằng bút cho người nhận thấy rằng bạn đang dành thời gian của riêng mình để gửi bức thư này cho họ và đây là điều quan trọng.
Phương pháp 2/4: Định dạng một lá thư cho một người bạn thân hoặc người thân (Thư cá nhân)
Bước 1. Ghi lại ngày tháng
Bao gồm ngày viết thư hoặc ngày hoàn thành bức thư ở phía trên bên phải của bức thư.
- Viết ngày ở định dạng "tháng-ngày-năm". Viết tháng bằng chữ cái thường là định dạng tiêu chuẩn, nhưng đối với loại chữ cái này, bạn có thể viết toàn bộ ngày tháng bằng số.
- Ngày được viết thẳng hàng.
Bước 2. Viết lời chào thân thiện
Lời chào “Kính gửi” vẫn là lời chào được sử dụng phổ biến nhất, tuy nhiên, tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận, bạn có thể viết tên người nhận mà không cần bất kỳ hình thức nào.
- Lời chào được viết căn trái và theo sau là dấu phẩy.
- Khi viết thư cho bạn bè hoặc đồng nghiệp, bạn thường chỉ có thể viết tên của họ. Ví dụ: "Dear Jane".
- Đối với một bức thư cá nhân hơn, bạn có thể muốn thay thế "Kính gửi" bằng một lời chào thông thường như "Xin chào", "Xin chào" hoặc "Xin chào".
- Nếu bạn đang viết thư cho cha mẹ hoặc ai đó mà bạn thực sự cần tôn trọng, hãy bao gồm tên cá nhân và họ của người nhận. Ví dụ: “Thưa bà Roberts”
- Để trống một dòng giữa lời chào và nội dung chính của bức thư.
Bước 3. Viết phần mở đầu, phần thân / nội dung và phần kết luận cho văn bản chính của bức thư của bạn
Phần mở đầu và kết luận chỉ nên là một đoạn văn ngắn, nhưng phần thân thư thường dài hơn nhiều.
- Văn bản chính của bức thư được căn trái, nhưng dòng đầu tiên của mỗi đoạn được thụt vào.
- Toàn bộ văn bản chính của bức thư là một khoảng cách. Bạn thường không bỏ đoạn giữa các đoạn trong một bức thư cá nhân, nhưng bạn có thể làm nếu điều đó làm cho bức thư của bạn dễ đọc hơn.
- Để lại một dòng trống sau câu cuối cùng của văn bản chính của bạn để tách văn bản chính khỏi lời chào kết thúc.
Bước 4. Kết thúc bằng một lời chào kết thúc thích hợp
"Trân trọng" vẫn được sử dụng khá phổ biến, ngay cả đối với các bức thư cá nhân. Tuy nhiên, nếu bức thư đủ thông thường, bạn có thể bao gồm một lời chào kết thúc ít thông thường hơn. Hãy thử một cái gì đó như "Hẹn gặp lại!" hoặc "Hẹn gặp lại!" nếu bạn viết thư cho một người bạn thân.
- Đặt dấu phẩy sau lời chào kết thúc, nhưng không nhập tên của bạn sau lời chào.
- Lời chào kết thúc được viết song song với đầu thư.
Bước 5. Ký tên vào thư của bạn
Ký vào lá thư của bạn dưới lời chào cuối khóa. Thông thường, tên của bạn được viết bằng tay, thay vì in trên máy in.
Nếu bạn thường gọi nhau bằng tên với người nhận thư, bạn chỉ cần viết ra tên của mình là xong. Tuy nhiên, nếu người nhận có thể không biết bạn là ai từ họ của bạn, hãy đảm bảo bạn cũng bao gồm cả họ của mình
Phương pháp 3/4: Định dạng Email Chính thức hoặc Doanh nghiệp
Bước 1. Bắt đầu bằng cách viết một mô tả ngắn gọn nhưng chính xác về mục đích của email của bạn
Mô tả này nằm trong chủ đề email của bạn, không phải trong nội dung email.
Nếu email của bạn đã được người nhận email chờ đợi, thì phần mô tả này chỉ có thể là một tham chiếu đến chủ đề đang được thảo luận. Nếu email này không được chờ đợi, việc viết mô tả có thể hơi khó khăn. Mục đích của việc viết mô tả là để người đọc có thể đoán được nội dung email của bạn khi họ mở và đọc email của bạn. Điều này có nghĩa là mô tả cần thúc đẩy người đọc mở và đọc email của bạn
Bước 2. Bắt đầu viết email với một lời chào trang trọng
Nó thường bắt đầu bằng “Kính gửi” và theo sau là tiêu đề chính thức của người nhận email hoặc công ty bạn đang gửi email.
- Gửi thư cho một người nhận cụ thể nếu có thể. Tránh gửi thư cho người nhận ẩn danh. Chỉ sử dụng “To Whom It Có thể Lo ngại” nếu không có lựa chọn nào khác.
- Trên thực tế, dấu câu thích hợp nhất để sử dụng sau lời chào vẫn là dấu hai chấm. Tuy nhiên, ngày nay, hầu hết mọi người sử dụng dấu phẩy sau lời chào khi viết email chính thức.
- Nếu bạn không chắc chắn nên chào người nhận bằng “Mẹ” hay “Cha”, chỉ cần ghi lại họ tên của người nhận.
- Để lại một dòng trống sau lời chào trang trọng.
Bước 3. Viết nội dung chính của bức thư, giữ cho nó ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin
Giống như bất kỳ loại thư nào, văn bản chính nên bao gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết luận. Giữ cho tất cả các bộ phận, bao gồm cả các bộ phận cơ thể, càng ngắn gọn và chính xác càng tốt.
- Văn bản chính được căn trái.
- Đầu mỗi đoạn không cần thụt lề.
- Văn bản chính có một khoảng cách, nhưng để trống một dòng giữa mỗi đoạn và sau đoạn cuối cùng.
Bước 4. Sử dụng một lời chào kết thúc lịch sự
Nhập “Trân trọng” hoặc một lời chào kết thúc lịch sự không kém khác, sau văn bản chính của bức thư của bạn và theo sau nó bằng dấu phẩy.
- Hãy nhớ viết lời chào kết thúc căn trái và chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên của lời chào.
- Những lời chào kết thúc trang trọng khác có thể được sử dụng bao gồm "Cảm ơn", "Xin chào" và "Xin chào."
Bước 5. Nhập tên của bạn ngay dưới lời chào kết thúc
Không giống như các bức thư được viết / in trên giấy, bạn sẽ không thể ký email của mình bằng bút.
Tên của bạn được căn trái
Bước 6. Viết thông tin liên hệ của bạn ở dưới cùng
Để lại một dòng trống sau tên của bạn, sau đó nhập địa chỉ thực, số điện thoại, địa chỉ email và trang web hoặc blog của bạn nếu bạn có.
Tất cả thông tin được viết căn trái và cách đều nhau. Mỗi thông tin liên hệ được đánh trên một dòng riêng biệt
Phương pháp 4/4: Định dạng email cho bạn bè
Bước 1. Bắt đầu bằng cách viết một mô tả ngắn gọn nhưng chính xác về chủ đề email của bạn trong phần chủ đề email
Mô tả này cho phép người nhận biết ngay chủ đề email của bạn trước khi mở nó và cung cấp cho họ đủ thông tin để họ có thể đoán nội dung email của bạn.
Bước 2. Bắt đầu bằng cách viết lời chào hoặc lời chào lịch sự trong phần văn bản của email
Bạn có thể viết ra bất kỳ lời chào lịch sự nào mà bạn thích, chẳng hạn như “Kính gửi một người”. Thực hiện theo điều này với tên của người nhận.
- Lời chào được viết căn trái.
- Nếu bạn đang viết thư cho một người bạn thân, bạn có thể bỏ qua hoàn toàn lời chào và chỉ bắt đầu bằng tên của họ, sau đó là dấu phẩy.
- Để lại một dòng trống giữa lời chào và nội dung email của bạn.
Bước 3. Nhập nội dung email của bạn
Giống như tất cả các loại thư, nội dung email của bạn nên bao gồm phần giới thiệu, phần nội dung và phần kết luận. Tuy nhiên, nếu bạn đang viết email cho một người bạn thân, loại định dạng này có thể không cần thiết.
Bước 4. Kết thúc email của bạn bằng một lời chào kết thúc
Khi đóng email cho một người bạn, lời chào kết thúc không cần phải trang trọng, nhưng nó phải là một dấu hiệu cho thấy email của bạn đang kết thúc.
Nếu bạn đang viết thư cho một người bạn rất thân, đôi khi bạn chỉ cần kết thúc email bằng tên của bạn thay vì viết một lời chào kết thúc
Lời khuyên
- Cần lưu ý rằng có sự khác biệt nhỏ giữa công văn ở Hoa Kỳ và công văn ở Vương quốc Anh (UK). Ở Vương quốc Anh, địa chỉ và ngày trả hàng được căn phải và dòng chủ đề, nếu có, được căn giữa. Ngoài ra, ngày tháng được viết ở định dạng “ngày-tháng-năm” và dấu phẩy được viết sau lời chào chứ không phải dấu hai chấm.
- Nếu bạn không thích định dạng được mô tả ở đây, đôi khi được gọi là định dạng khối, bạn cũng có thể sử dụng định dạng khối đã sửa đổi và định dạng bán khối. Các định dạng này về cơ bản chứa thông tin giống nhau và chỉ có vị trí là khác nhau.
