WikiHow này hướng dẫn bạn cách gửi email cho giáo viên hoặc giảng viên của bạn để xin phép vắng mặt trong lớp học vào một ngày nhất định. Thông thường, bạn không nên gửi email cho giáo viên ở trường trung học, nhưng bạn có thể phải làm như vậy để liên hệ với các giáo sư ở trường đại học. Phương pháp này cũng thường được các giáo sư tại các trường đại học ưa thích.
Bươc chân
Phần 1/2: Chuẩn bị sẵn sàng để viết email
Bước 1. Kiểm tra giáo trình của lớp để biết hướng dẫn cụ thể về cách viết email
Có rất nhiều giáo viên hoặc giáo sư trung học đã viết ra những hướng dẫn cụ thể về cách viết email đúng cách. Nếu bạn có thể tìm thấy những hướng dẫn này trong giáo trình, hãy làm theo chúng ngay cả khi chúng mâu thuẫn với cách chúng được mô tả trong bài viết này.
Có hai lý do chính khiến giáo viên và giảng viên viết email hướng dẫn cụ thể, đó là sở thích cá nhân và quy định của tổ chức. Dù lý do là gì, hãy làm theo hướng dẫn của giáo trình tốt nhất có thể
Bước 2. Tìm địa chỉ email của giáo viên
Thông thường địa chỉ email sẽ có trong giáo trình. Tuy nhiên, nếu bạn không có giáo trình hoặc nếu bạn không có địa chỉ e-mail của mình được liệt kê, hãy tra cứu nó trên trang web của trường hoặc hỏi các sinh viên khác.
Có một số giáo viên không cho phép bất kỳ ai gửi email cho họ. Nếu điều này xảy ra, đừng gửi email cho anh ta. Yêu cầu bạn bè của bạn đưa cho anh ta một bức thư viết. Ngoài ra, bạn cũng có thể gọi điện đến văn phòng trường để thông báo về việc nghỉ học trước đó của mình
Bước 3. Tìm cớ để không đến lớp
Bạn phải có một lý do cụ thể tại sao bạn không thể đi học hoặc không tham gia vào các nghiên cứu thực địa. Bạn cần có một lý do rõ ràng và dễ hiểu để thuyết phục giáo viên rằng bạn thực sự không thể vào được.
- Sau đây là các ví dụ về các lý do phổ biến thường được sử dụng: bệnh tật, một cuộc hẹn, một nhu cầu khẩn cấp, không có phương tiện di chuyển và một sự kiện thể thao.
- Nếu bạn phải bào chữa, hãy chọn những lý do không cố định. Ví dụ, bị ốm hoặc xe bị hỏng giữa đường. Đừng chọn những lý do nghiêm trọng như chuyện gia đình đột ngột. Càng ít người tham gia vào lý luận của bạn, người khác càng khó chứng minh rằng bạn đang nói dối.
Bước 4. Nếu cần, hãy thu thập các nhiệm vụ cần hoàn thành
Nếu bạn không đến lớp khi bạn phải nộp hoặc trình bày bài tập, hãy tải tài liệu lên bằng email.
Nếu bạn chỉ có bản in, hãy nộp bài tập sớm hoặc thảo luận với giáo viên về cách bạn có thể nộp bài tập
Bước 5. Đảm bảo rằng bạn đã gửi email cho giáo viên trước khi lớp học bắt đầu
Không có ích gì khi gửi email sau giờ học vì giáo viên hoặc giáo sư sẽ nghĩ rằng bạn đang bao biện. Ví dụ, họ có thể nghĩ rằng bạn đang ngủ hoặc vì một số lý do khác ít chính đáng hơn. Ngay cả khi bạn bị ốm hoặc có nhu cầu đột xuất, hãy gửi email cho giáo viên càng sớm càng tốt để họ biết.
Bước 6. Giáo viên của bạn có thể yêu cầu một lá thư làm bằng chứng nếu bạn bị ốm hoặc bằng chứng khác nếu bạn vắng mặt trong vài ngày vì lý do nào đó
Ví dụ, anh ta có thể xin thư của bác sĩ hoặc xác nhận của cha mẹ. Nếu bạn vắng mặt trong buổi thuyết trình, dự án cuối cùng hoặc nếu bạn vắng mặt trong vài ngày liên tiếp, hãy nói rằng bạn có thể cung cấp bằng chứng về sự đồng ý của cha mẹ hoặc các bên thứ ba khác.
Phần 2 của 2: Viết và gửi email
Bước 1. Mở hộp thư email của bạn
Sử dụng email bạn thường sử dụng để liên lạc với trường, sau đó đăng nhập bằng địa chỉ email và mật khẩu của bạn.
Hầu hết các trường học sử dụng Gmail làm nhà cung cấp dịch vụ email của họ
Bước 2. Nhấp vào nút Viết hoặc nút Mới.
Tùy chọn này có thể ở bên trái hộp thư đến của bạn hoặc ở đầu hộp thư đến của bạn.
Bước 3. Nhập địa chỉ email của giáo viên hoặc giảng viên
Nhấp vào phần Tới hoặc “Tới”, sau đó nhập địa chỉ email của giáo viên. Thông thường địa chỉ email của anh ấy sẽ giống với địa chỉ email mà trường đã cung cấp cho anh ấy.
Nếu bạn có địa chỉ email cá nhân của giáo viên, đừng gửi email đến địa chỉ đó trừ khi giáo viên muốn sử dụng nó thay vì một email đặc biệt từ trường
Bước 4. Viết tiêu đề email
Nhấp vào ô Chủ đề hoặc "Chủ đề", sau đó nhập tiêu đề email ngắn, chẳng hạn như "Lớp học hôm nay" hoặc "Tham gia lớp học".
- Nếu bạn đang gửi email cho một giáo viên trung học, đừng quên đưa tên lớp của bạn vào chủ đề của email.
- Bạn cũng có thể nhập ngày khi bạn vắng mặt trong lớp nếu có nhiều sinh viên trong cùng một lớp.
Bước 5. Chào giáo viên của bạn
Trên dòng đầu tiên của lá thư, gõ "Kính thưa quý vị", sau đó thêm tên của giáo viên, sau đó là dấu phẩy.
- Đừng sử dụng tên của giáo viên trừ khi bạn đang gửi email cho một giáo sư mà bạn rất quen thuộc.
- Nếu bạn đang gửi email cho một giáo sư, đừng sử dụng lời chào như bố hoặc mẹ. Sử dụng "Giáo sư (Tên)". Ví dụ, Kính gửi Giáo sư Endang.
Bước 6. Nhấn Enter hai lần để để lại một dòng trống giữa lời chào và phần nội dung email
Bước 7. Giải thích rằng bạn sẽ không đến lớp
Dòng đầu tiên của email nên kèm theo lời giải thích rằng bạn sẽ không tham gia lớp học vào một ngày giờ nhất định.
- Ví dụ: viết: “Tôi viết email này để cho bạn biết rằng tôi sẽ không đăng nhập vào Thứ Hai, ngày 17 tháng 12 năm 2018”.
- Bạn không phải xin lỗi vì bỏ lỡ buổi học, nhưng bạn có thể thêm một lời xin lỗi trong email. Ví dụ, "Tôi xin lỗi trước, nhưng …".
Bước 8. Giải thích ngắn gọn lý do của bạn
Giáo viên hoặc giảng viên không cần lý do chi tiết cho tình huống của bạn. Tuy nhiên, hãy giải thích ngắn gọn lý do tại sao bạn không thể đến lớp.
Ví dụ, nếu bạn có cuộc hẹn với bác sĩ, hãy viết: "Tôi có cuộc hẹn với bác sĩ lúc 1 giờ chiều, vì vậy tôi phải rời lớp trước lớp thứ năm"
Bước 9. Giải thích rằng bạn sẽ tải lên bất kỳ bài tập nào cần phải nộp
Nếu bạn không thể nộp bài tập đúng giờ trong lớp, hãy nói với giáo sư hoặc giáo viên của bạn cách bạn sẽ nộp chúng đúng hạn.
- Ví dụ: nếu bạn có thể tải lên một bài tập và gửi nó qua email, hãy viết: "Tôi biết rằng tôi phải nộp bài trước Thứ Hai, vì vậy tôi sẽ gửi kèm nó với email này."
- Bạn có thể xin nghỉ phép và giải thích lý do tại sao bạn không thể đến trong ngày hôm đó. Ví dụ: “Tôi đã gửi cho bạn một email để thông báo cho bạn biết rằng tôi có cuộc hẹn với bác sĩ nên tôi sẽ không đến lớp vào Thứ Hai, ngày 17 tháng 12 năm 2018”.
- Nếu bạn chuẩn bị đi học trước khi gửi email, tốt nhất bạn nên nộp bài tập sớm. Ví dụ, nói với giáo viên hoặc giáo viên, “Tôi nhớ rằng tôi có việc phải làm vào thứ Hai, nhưng tôi sẽ không đến vào ngày hôm đó. Vì vậy, tôi sẽ chỉ thu thập nó trong ngày hôm nay.”
Bước 10. Ký tên
Kết thúc email bằng cách nhấn Enter hai lần để để lại một dòng trống để đóng email. Ví dụ: "Cảm ơn", sau đó viết tên đầy đủ của bạn bên dưới.
Sử dụng các cụm từ kết thúc trang trọng như “Cảm ơn”, “Trân trọng” hoặc “Xin chào” thay vì các cụm từ hoặc từ thông thường như “Cảm ơn” và “Cảm ơn”
Bước 11. Tải lên các bài tập cần nộp
Bạn có thể tải bài tập lên email của mình bằng cách:
-
Nhấp vào biểu tượng
Android7paperclip trong cửa sổ email.
- Chọn vị trí nguồn tài liệu trên máy tính của bạn nếu cần.
- Nhấp vào tệp (hoặc nhấn và giữ Ctrl hoặc Command trong khi nhấp vào tệp bạn muốn tải lên.
- Nhấp vào “Mở” để tải lên tài liệu.
Bước 12. Đọc lại nội dung email
Kiểm tra kỹ nội dung của email để đảm bảo nó chính xác. Kiểm tra các lỗi nhỏ như dấu cách, viết hoa hoặc sử dụng dấu chấm câu. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem có lỗi chính tả trong email hay không.
Bước 13. Gửi email
Nhấp vào nút "Gửi" để gửi email.
