Một loạt các gợi ý sẽ có thể giúp người đọc hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và thành công. Để viết hướng dẫn, bạn phải viết ra tất cả các chi tiết cần thiết. Nếu bạn quên điều gì đó hoặc mắc lỗi, độc giả của bạn sẽ bị nhầm lẫn. Sử dụng các hướng dẫn sau để viết một tập hợp các hướng dẫn.
Bươc chân
Phần 1/4: Chuẩn bị Viết Hướng dẫn
Bước 1. Tìm hiểu độc giả của bạn
Điều đầu tiên bạn nên làm trước khi viết lời dẫn là tìm hiểu người đọc của bạn. Bạn đang viết hướng dẫn này cho ai? Độc giả của bạn là chuyên gia hay giáo dân? Biết người đọc sẽ giúp bạn chọn từ ngữ, cấu trúc manh mối và xác định mức độ chi tiết bạn cần cung cấp.
- Ví dụ: nếu bạn đang giải thích cách nướng bánh mì với một đầu bếp chuyên nghiệp, bạn không cần phải giải thích cách gấp bột, tại sao điều quan trọng là phải để trứng ở nhiệt độ phòng hoặc sự khác biệt giữa bột mì đa dụng và bột mì tự nổi.). Nếu bạn đang giải thích điều này cho một người không biết nấu ăn, các định nghĩa và giải thích thực sự có thể giúp họ làm ra một chiếc bánh tuyệt vời.
- Nếu bạn muốn an toàn, hãy cứ cho rằng độc giả của bạn là những người bình thường. Bằng cách này, hướng dẫn của bạn sẽ rõ ràng và dễ làm theo.
Bước 2. Xác định thiết bị cần thiết
Trước khi bắt đầu, bạn phải trình bày rõ ràng những gì cần thiết để hoàn thành đúng hướng dẫn. Điều này có thể ở dạng danh sách vật liệu cần thiết hoặc danh sách thiết bị.
Bước 3. Tiến hành quy trình
Một cách để viết hướng dẫn rõ ràng là tự làm theo quy trình. Bằng cách đó, bạn có thể viết ra các bước cụ thể. Nếu bạn chỉ cố gắng viết nó ra dựa trên những gì bạn nhớ, bạn có thể vô tình quên điều gì đó. Sau đó, bạn có thể nhờ người khác thực hiện quy trình dựa trên những gì bạn đã viết. Yêu cầu phản hồi từ họ. Hỏi nếu có bất kỳ bước nào khó hiểu hoặc không rõ ràng.
- Hãy cẩn thận để không quên bất cứ điều gì. Nếu bạn bỏ lỡ một bước quan trọng, độc giả của bạn sẽ không thể hoàn thành thủ tục thành công. Ngoài ra, bạn phải đảm bảo các bước theo đúng thứ tự.
- Ví dụ: nếu bạn viết, “Trộn các thành phần bằng máy trộn. Cho chúng vào lò nướng ở nhiệt độ 121 độ,”độc giả có thể sẽ cho rằng họ cũng nên cho bát trộn của mình vào lò.
Phần 2/4: Hướng dẫn Viết
Bước 1. Viết ngắn gọn và súc tích
Những hướng dẫn hiệu quả luôn được viết ngắn gọn và súc tích. Không sử dụng các đoạn văn dài, phức tạp. Chỉ cần sử dụng các câu ngắn và rõ ràng, các gạch đầu dòng, và hình ảnh hoặc đạo cụ.
Bước 2. Sử dụng động từ chủ động
Hướng dẫn phải luôn sử dụng các động từ hoạt động và các từ mô tả. Bắt đầu manh mối của bạn bằng một động từ. Điều này cung cấp cho người đọc một hành động rõ ràng mà họ phải thực hiện. Mỗi bước phải được viết dưới dạng một câu lệnh.
- Khi cung cấp định nghĩa hoặc giải thích, hãy sử dụng ngôn ngữ mô tả rõ ràng nhất có thể.
- Ví dụ: nói "Thêm hai quả trứng" thay vì "Nên thêm hai quả trứng vào bột bánh".
Bước 3. Chỉ ghi những thông tin cần thiết
Khi bạn viết ra thông tin bổ sung, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ thêm những gì cần thiết. Hãy tự hỏi bản thân, "Người đọc có cần biết những định nghĩa này để hiểu manh mối không?" hoặc "Người đọc có cần lời khuyên này để hoàn thành thủ tục đúng cách không?"
Đừng thêm thông tin không cần thiết. Điều này sẽ chỉ khiến độc giả của bạn bối rối và khó làm theo hướng dẫn
Bước 4. Nói chuyện với độc giả của bạn
Khi viết chỉ đường, bạn nên nói trực tiếp với độc giả của mình. Làm điều này bằng cách sử dụng từ “bạn”. Điều này sẽ giúp hướng dẫn cá nhân người đọc qua các bước.
Bước 5. Viết rõ ràng và cụ thể
Khi viết hướng dẫn, bạn cần càng cụ thể càng tốt. Mô tả chính xác những gì họ nên làm. Điều này bao gồm cách họ nên vặn cờ lê, họ nên đi bao nhiêu mét, hoặc kết cấu của bánh khi hoàn thành.
- Viết lại các số đo một cách chính xác. Nếu người đọc phải cắt một tấm bảng dài 1,6 cm, hãy viết nó ra giấy.
- Ví dụ: nếu bạn đang hướng dẫn cách nướng bánh, đừng đợi đến bước bốn mới nói: "Trước khi trộn nguyên liệu, hãy rây bột và để trứng ở nhiệt độ phòng".
Bước 6. Sử dụng các điểm đánh dấu trình tự và liên kết thời gian
Kết nối các từ sẽ giúp kết nối bước này với bước tiếp theo, và cũng kết nối các ý tưởng trong bài viết của bạn. Trong phần viết gợi ý, bạn sẽ sử dụng các điểm đánh dấu trình tự và liên kết thời gian. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu các hướng dẫn từng bước.
Một số liên từ thường được sử dụng là: đầu tiên, sau, sau đó, sau đó, cuối cùng và trước đó
Phần 3/4: Gợi ý sáng tác
Bước 1. Viết lời giới thiệu
Trước khi bắt đầu giải thích chi tiết các hướng dẫn, bạn cần giới thiệu ngắn gọn cho người đọc. Phần giới thiệu này giải thích những gì người đọc sẽ học trong hướng dẫn, cũng như phác thảo quy trình. Phần giới thiệu này nên được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản.
- Viết ra mục đích của các hướng dẫn, ai nên đọc các hướng dẫn này và những điều kiện nào sẽ yêu cầu các thủ tục được liệt kê ở đây.
- Bạn cũng có thể thêm những gì không có trong quy trình này.
- Bạn có thể nhập thông tin cơ bản tại đây.
- Trong phần giới thiệu, bạn cũng có thể đề cập đến bất kỳ cảnh báo hoặc thông tin quan trọng nào mà người đọc cần trước khi bắt đầu quá trình. Nhưng hãy nhớ rằng hầu hết mọi người sẽ bỏ qua phần giới thiệu này, vì vậy đừng bao gồm bất kỳ điều gì quan trọng mà bạn chưa đề cập ở nơi khác.
- Ví dụ: “Những hướng dẫn này giải thích cách nướng một chiếc bánh sô cô la. Phần đầu tiên giải thích cách trộn các nguyên liệu khô và ướt, và phần thứ hai giải thích cách nấu ăn đúng cách."
- Sắp xếp các bước theo trình tự thời gian. Hướng dẫn phải được viết theo một thứ tự nhất định. Các bước phải tuân theo nhau một cách hợp lý. Bước 1 phải được hoàn thành trước khi người đọc có thể chuyển sang bước 2. Việc sắp xếp này rất quan trọng trong việc viết hướng dẫn.
- Nếu thứ tự không thực sự quan trọng, hãy liệt kê những thứ quan trọng nhất trước.
Bước 2. Sắp xếp các bước theo những việc cần làm trước
Hướng dẫn bao gồm một loạt các bước được kết nối với nhau. Trước khi bắt đầu viết hướng dẫn, bạn cần xác định bước nào sẽ thực hiện trước. Điều này có nghĩa là bạn phải quyết định việc nào sẽ làm trước để hoàn thành toàn bộ công việc.
Ví dụ, nếu bạn đang nướng bánh, bạn sẽ cần làm nóng lò trước, trộn các nguyên liệu và làm đường đóng băng trước khi có thể hoàn thành chiếc bánh
Bước 3. Chia sẻ hướng dẫn trong các bước cụ thể
Hầu hết các hướng dẫn phải bao gồm một số bước phải được hoàn thành trước khi quy trình hoàn tất. Chia hướng dẫn của bạn thành các phần cho mỗi hành động cần thực hiện sẽ làm cho hướng dẫn rõ ràng cho người đọc.
- Ví dụ, nếu bạn đang sửa chữa một chiếc xe hơi, bạn cần phải làm rất nhiều việc trước khi có thể bắt đầu làm việc với động cơ. Bạn sẽ phải kích xe lên, tháo các bộ phận khác của xe hoặc tháo các nắp. Mỗi hành động này yêu cầu hướng dẫn riêng. Bạn phải chia từng hành động thành các phần cụ thể với bộ hướng dẫn riêng.
- Các phần này, giống như các bước, phải được sắp xếp theo một thứ tự nhất định. Bạn không thể tháo nắp động cơ trước khi kích xe hoặc tháo các bộ phận khác của nắp. Các phần này nên được sắp xếp theo cái nào nên hoàn thành trước.
- Cố gắng giữ mỗi hành động chỉ bao gồm 10 bước. Nếu có nhiều hơn 10 bước, hãy chia chúng thành các phần hoặc các bước khác.
- Điều này giúp người đọc có thể lặp lại và theo dõi sự tiến bộ của họ. Họ có thể biết khi nào họ đã hoàn thành một phần thành công. Hơn nữa, nếu họ mắc lỗi, họ có thể lùi lại và sửa chữa nó mà không cần phải làm lại toàn bộ đầu mối.
Bước 4. Ghi nhãn rõ ràng từng bước
Để giúp người đọc hiểu hướng dẫn, hãy ghi nhãn rõ ràng cho từng phần. Tiêu đề của mỗi phần nên đưa ra ý tưởng về những gì sẽ được thực hiện trong phần đó. Người đọc phải hiểu hành động mà họ sẽ nghiên cứu trước khi bắt đầu nghiên cứu nó.
Bước 5. Viết một bước trong một câu
Các câu phải ngắn gọn và chỉ bao gồm một bước. Bằng cách đó, bạn sẽ chia nhỏ nhiệm vụ cần thực hiện thành các hành động cụ thể thay vì tạo một bước duy nhất bao gồm nhiều hành động.
Nếu một bước liên quan đến một bước khác và phải được hoàn thành cùng nhau, hãy mô tả nó theo đúng thứ tự trong cùng một câu. Ví dụ: “Trước khi đổ bột vào chảo, hãy tráng chảo bằng nước xịt nấu ăn” hoặc “Phủ bột vào chảo bằng nước nấu ăn, sau đó đổ bột vào chảo”
Bước 6. Đảm bảo các bước bạn viết ra có thể dễ dàng theo dõi và giám sát
Chìa khóa quan trọng để viết hướng dẫn là giúp người đọc của bạn theo dõi tiến trình của họ. Viết ra các bước có thể giúp họ xem liệu họ có đang làm đúng mọi thứ hay không. Định dạng có thể là như sau: “Khi bạn có _, kết quả sẽ giống như _.”
Ví dụ, “Sau khi làm xong bánh, hãy cắm một cây tăm vào giữa. Nếu sau khi rút tăm ra mà que tăm vẫn sạch thì bánh đã hoàn thành”
Bước 7. Viết ra các bước thay thế
Đối với một số bước nhất định, có thể có một số cách để thực hiện điều tương tự. Hãy chắc chắn rằng bạn giải thích các cách khác nhau.
- Nếu có một số điều kiện nhất định làm cho một số phương pháp phù hợp hơn, hãy đảm bảo rằng bạn đã thảo luận về chúng.
- Nếu một phương pháp cụ thể dễ dàng hơn, rẻ hơn hoặc hiệu quả, hãy đảm bảo bạn giải thích về nó.
Bước 8. Sử dụng con riêng nếu cần thiết
Đối với một số thủ tục, bạn có thể cần chia một bước thành nhiều bước con. Bước trẻ em chỉ nên được sử dụng nếu hành động quá nhỏ để có thể thực hiện một bước đơn lẻ. Bước trẻ em giúp chia một bước thành nhiều phần.
Viết thông tin bổ sung về các con kế. Thông tin bổ sung như thế này giải thích chi tiết hơn về bước, chẳng hạn như mục đang tiến hành sẽ trông như thế nào trước và sau đó hoặc tại sao bước này lại quan trọng
Bước 9. Viết ra các cảnh báo và điều kiện ở đầu
Nếu có những điều người đọc nên biết, nên làm hoặc hiểu trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn đã nói chúng ngay từ đầu.
Bước 10. Tiên liệu các vấn đề
Hãy nghĩ về những lĩnh vực mà người đọc có thể gặp phải vấn đề và sau đó đưa ra đề xuất để giải quyết những vấn đề đó. Bạn cũng có thể cung cấp ví dụ về các vấn đề có thể phát sinh nếu họ không thực hiện đúng một bước.
Bước này rất quan trọng. Nếu bạn đã tự mình thực hiện các hướng dẫn, bạn sẽ biết phần nào có thể gây ra sự cố. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải thực hiện quy trình khi viết ra các hướng dẫn
Bước 11. Hoàn thành các hướng dẫn
Cái này rất quan trọng. Một số manh mối không hoàn thành khi chiếc đinh cuối cùng được đặt vào hoặc khi lấy bánh ra khỏi lò. Suy nghĩ về những việc khác mà người đọc vẫn cần làm. Nếu bạn vẫn có thể nghĩ, "Vậy bây giờ thì sao?", Điều này có nghĩa là bạn vẫn còn nhiều bước để thêm.
Phần 4/4: Hoàn thành Gợi ý
Bước 1. Đặt định dạng gợi ý
Khi viết hướng dẫn, hãy đảm bảo rằng bạn đã đặt định dạng rõ ràng. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu cách đọc hướng dẫn của bạn một cách chính xác, không bị nhầm lẫn.
- Sử dụng các tiêu đề để gắn nhãn cho từng phần của manh mối.
- Sử dụng số khi bạn viết ra các bước theo thứ tự.
- Sử dụng dấu đầu dòng để viết ra các bước thay thế, thông tin bổ sung hoặc bất kỳ thứ gì khác nằm dưới một bước.
- Tách các bước bằng mắt thường. Thêm khoảng trống giữa các bước để làm cho chúng trông khác nhau.
Bước 2. Chọn một tiêu đề hiệu quả
Tiêu đề phải cung cấp một cái nhìn tổng quan về những gì được mô tả trong hướng dẫn của bạn.
Ví dụ: "Hướng dẫn Nướng bánh sô cô la không trứng" rõ ràng hơn nhiều so với "Bánh sô cô la"
Bước 3. Sử dụng hình ảnh và sơ đồ nếu cần thiết
Một số manh mối yêu cầu sơ đồ, tranh ảnh, bảng biểu hoặc hình ảnh trực quan khác để giúp người đọc hiểu những gì đang được giải thích. Thêm hình ảnh trực quan như thế này nếu cần. Hình dung chỉ nên lặp lại những ý có trong bài viết, không nên cung cấp thêm thông tin mới, vì đây chỉ là tư liệu bổ trợ.
