Nếu bạn làm giáo viên hoặc là người viết sổ tay kỹ thuật, tất nhiên bạn sẽ phải viết ra các hướng dẫn mỗi ngày. Tuy nhiên, đối với hầu hết mọi người, viết hướng dẫn rõ ràng có thể khó khăn. Bạn có thể bỏ qua một bước quan trọng vì bạn cho rằng người đọc sẽ tự động làm điều đó hoặc khiến người đọc nhầm lẫn với nhiều hành động liên quan trong một bước duy nhất. Để có thể viết các hướng dẫn rõ ràng, trước tiên bạn phải biết cách hoàn thành nhiệm vụ. Hãy xem hướng dẫn của bạn theo nghĩa đen để đảm bảo rằng nó giúp người đọc hoàn thành nhiệm vụ.
Bươc chân
Phần 1/3: Hiểu nhiệm vụ
Bước 1. Thu thập các vật liệu cần thiết
Trước khi viết hướng dẫn, bạn nên làm quen với nhiệm vụ liên quan. Chuẩn bị tất cả các dụng cụ và thiết bị cần thiết và sắp xếp chúng theo thứ tự được sử dụng.
Viết ra mọi thứ bạn cần. Khi viết hướng dẫn, bạn có thể cần liệt kê tất cả các vật tư và vật liệu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ
Bước 2. Tự mình hoàn thành nhiệm vụ liên quan
Ngay cả khi bạn xoay sở để hoàn thành nhiệm vụ liên quan nhiều lần, bạn nên lặp lại nhiệm vụ một lần nữa khi viết hướng dẫn để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì.
- Nếu bạn biết rõ về nhiệm vụ, bạn có thể muốn đi đường tắt. Đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ bước hoặc thông tin nào khi viết hướng dẫn.
- Hãy tưởng tượng rằng bạn đang viết đơn thuốc cho ai đó. Nếu bạn nấu món ăn này thường xuyên, bạn có thể biết được nguyên liệu cần thiết chỉ bằng cách nhìn vào chúng. Tuy nhiên, những người khác tất nhiên cần một con số chính xác về liều lượng của các thành phần này.
Bước 3. Lập dàn ý chi tiết
Khi bạn thực hiện nhiệm vụ, hãy dành một phút để viết ra những gì bạn đã làm. Điều này sẽ giúp bạn viết các hướng dẫn của mình theo một thứ tự hợp lý. Nếu bạn thực hiện một nhiệm vụ trong khi viết ra các bước, bạn sẽ biết chính xác những gì cần phải làm và khi nào cần hoàn thành nó.
Bước 4. Xác định đối tượng của bạn
Cách viết hướng dẫn có thể được điều chỉnh cho phù hợp với kiểu người sẽ đọc và làm theo hướng dẫn của bạn. Cách viết hướng dẫn cho thanh thiếu niên sẽ khác với người lớn.
Nó cũng ảnh hưởng đến lý do hoàn thành nhiệm vụ của khán giả. Mục tiêu của một học sinh làm việc trong một dự án chắc chắn khác với mục tiêu của một người lớn muốn hoàn thành công việc của mình
Bước 5. Tạo một phần giới thiệu ngắn gọn
Phần giới thiệu này sẽ cho người đọc biết những gì có thể làm được và kết quả sẽ như thế nào khi hoàn thành nhiệm vụ. Cần biết rằng hầu hết mọi người sẽ bỏ qua phần giới thiệu hoặc đọc lướt qua phần giới thiệu đó. Vì vậy, đừng đưa thông tin hoặc cảnh báo quan trọng vào phần giới thiệu.
- Ví dụ: nếu bạn đang viết một hướng dẫn về cách làm bánh mì bơ đậu phộng và thạch, bạn có thể đề cập ngắn gọn rằng bánh mì bơ đậu phộng và bánh mì thạch là một lựa chọn tốt và đơn giản cho bữa trưa và đồ ăn nhẹ buổi chiều của trẻ em.
- Nếu bạn cảm thấy cần đưa cảnh báo vào phần giới thiệu của mình, bạn nên đưa nó vào một trong các bước trong trường hợp người đọc bỏ lỡ phần giới thiệu của bạn.
Phần 2/3: Viết Hướng dẫn
Bước 1. Chia nhiệm vụ thành các bước nhỏ
Mỗi bước nên chứa một hành động. Nếu bạn có nhiều hơn một hoặc hai câu cho mỗi bước, hãy cố gắng chia nó thành các bước ngắn hơn, đơn giản hơn.
Ví dụ: bạn đã viết một hướng dẫn về cách dắt chó đi dạo. Bước có nội dung "Vòng cổ chó và buộc dây xích" là bước kết hợp bao gồm hai thao tác: gắn dây buộc và buộc dây cương. Vì vậy, hãy viết “Đặt dây xích quanh cổ con chó” là bước đầu tiên và “Đặt dây xích vào dây xích” là bước thứ hai.
Bước 2. Bắt đầu mỗi bước bằng một từ chỉ hành động
Mỗi bước được viết phải có thể thực hiện được. Sử dụng động từ để chỉ chính xác hành động phải được thực hiện để hoàn thành một bước trong nhiệm vụ.
- Xây dựng các câu của bạn để nói với ai đó phải làm gì, không phải những gì họ cần biết.
- Ví dụ: giả sử bạn đang viết hướng dẫn cách dắt chó đi dạo và một bước là điều chỉnh kích thước của dây xích. Đối với bước này, cụm từ "kiểm tra kích thước của dây buộc" hoặc "đo cổ con chó của bạn" có nhiều khả năng hơn là "Biết kích thước dây buộc của bạn".
Bước 3. Thực hiện theo tiến trình hợp lý
Giả sử rằng người đọc sẽ làm việc ngay sau khi đọc bước đầu tiên. Thông thường, người đọc sẽ không đọc các bước hướng dẫn đến cùng. Nếu có thông tin mà người đọc cần biết để hoàn thành nhiệm vụ, hãy đưa thông tin này vào các bước hướng dẫn.
- Nếu có nguy hiểm ở một bước cụ thể, hãy bao gồm cảnh báo trong bước đó. Đừng đưa cảnh báo vào phần giới thiệu hoặc ở cuối hướng dẫn khi quá muộn.
- Bao gồm các hướng dẫn thích hợp để người đọc biết khi họ đã thực hiện đúng các bước. Ví dụ, bạn có thể viết "Dây xích có kích thước vừa phải nếu bạn có thể luồn hai ngón tay vào giữa cổ áo và cổ con chó."
Bước 4. Chọn từ của bạn một cách cẩn thận
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản để mọi người dễ hiểu. Bạn nên tránh sử dụng biệt ngữ hoặc thuật ngữ kỹ thuật. Nếu bạn phải sử dụng một thuật ngữ kỹ thuật, hãy giữ nó ngắn gọn và đơn giản.
Ví dụ: nếu bạn đang viết hướng dẫn về cách nộp đơn kiện, bạn có thể cần phải bao gồm các điều khoản pháp lý. Viết giải thích đơn giản trước, sau đó tiếp tục với các thuật ngữ kỹ thuật được sử dụng trong thử nghiệm
Bước 5. Sử dụng động từ tích cực
Thông thường, bạn nên viết ra những gì người đọc phải làm để hoàn thành nhiệm vụ, hơn là những gì không nên làm. Khi một người đọc hướng dẫn, tâm trí của anh ta sẽ hướng đến việc hoàn thành nhiệm vụ. Nếu bạn bắt đầu với những điều họ không nên làm, họ có thể bối rối và làm những điều họ không nên làm.
Ví dụ: nếu bạn đang viết hướng dẫn cách dắt chó đi dạo, bạn có thể viết "đảm bảo rằng dây xích được gắn đúng cách" hoặc "điều chỉnh cổ áo sao cho vừa vặn" thay vì "không đặt dây xích. quá chật "hoặc" không mặc cổ áo quá chật. "quá hẹp."
Bước 6. Viết ở ngôi thứ hai
Sử dụng từ “bạn” để nói thẳng với độc giả của bạn để họ không bị nhầm lẫn. Khi bạn sử dụng từ “bạn”, người đọc sẽ biết cần phải làm gì để hoàn thành nhiệm vụ mà không cần phải đoán.
Ví dụ, nếu bạn viết “cần nhấn phải được nhấn”, bạn đang khiến người đọc đoán xem ai nên nhấn cần. Cụm từ “bạn phải nhấn cần gạt” hay thậm chí “nhấn cần gạt” sẽ không khiến người đọc nghi ngờ
Bước 7. Bao gồm các lựa chọn thay thế
Đôi khi, có nhiều cách để hoàn thành một hoặc nhiều bước. Bao gồm các lựa chọn thay thế cùng với các bước để người đọc có thể chọn theo cách họ thích.
Ví dụ: nếu bạn đang viết hướng dẫn về cách làm bánh mì kẹp bơ đậu phộng và thạch, hãy bao gồm nhân bánh thay thế, chẳng hạn như "Bơ hạnh nhân dành cho những người bị dị ứng đậu phộng"
Bước 8. Bao gồm một hình ảnh nếu nó hữu ích
Có một câu châm ngôn như thế này, "một bức tranh tốt hơn một nghìn lời nói." Để tạo ra các hướng dẫn rõ ràng, đôi khi hình ảnh hoặc sơ đồ sẽ giúp người đọc dễ dàng hiểu các hướng dẫn mà bạn cung cấp hơn.
Để được hướng dẫn thêm về kỹ thuật, hãy đảm bảo rằng hình ảnh có thể hỗ trợ người đọc một cách rõ ràng và hành động trên hình ảnh không bị cản trở bởi các công cụ hoặc bàn tay
Phần 3/3: Thử nghiệm Hướng dẫn đã Tạo
Bước 1. Sắp xếp hướng dẫn của bạn thành các phần
Các nhiệm vụ phức tạp có nhiều hơn một phần. Nếu bạn đang viết hướng dẫn cho một nhiệm vụ lớn có nhiều phần nhỏ hơn, hãy chia chúng thành các phần riêng biệt.
- Nếu bạn đang đánh số các hướng dẫn, hãy chỉ định một số cho mỗi phần. Người đọc sẽ cảm nhận được thành quả đạt được sau khi hoàn thành mỗi phần.
- Ngay cả khi nhiệm vụ của bạn không có các phần chỉ có thể điều khiển một phần (bán độc lập), hãy chia nó thành các phần nếu nhiệm vụ có nhiều bước. Bằng cách đó, người đọc sẽ không bị choáng ngợp bởi số lượng các bước trong hướng dẫn.
Bước 2. Hãy thử làm theo hướng dẫn bạn đã viết
Nếu bạn không thể tuân theo các hướng dẫn bằng văn bản, thì bất kỳ ai khác cũng vậy. Nhờ một người bạn đọc và làm theo hướng dẫn, và hỏi xem có phần nào khiến anh ta bối rối không.
Bạn có thể cần kiểm tra hướng dẫn nhiều lần, đặc biệt nếu hướng dẫn của bạn dài hoặc phức tạp
Bước 3. Chỉnh sửa hướng dẫn của bạn một cách cẩn thận
Lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ làm hỏng sự rõ ràng trong hướng dẫn của bạn, khiến bạn khó làm theo. Đọc đi đọc lại hướng dẫn của bạn để đảm bảo không có sai sót.
Nếu bạn không tự tin vào kỹ năng chỉnh sửa của mình, hãy nhờ một người bạn kiểm tra hướng dẫn của bạn
Bước 4. Bao gồm danh sách các công cụ và vật liệu cần thiết
Đặc biệt nếu bài tập yêu cầu các công cụ hoặc vật liệu đặc biệt, danh sách này sẽ giúp ích rất nhiều cho người đọc. Đặt danh sách này ở đầu hướng dẫn để người đọc có thể thu thập tất cả các công cụ và tài liệu trước khi bắt đầu công việc.
Hãy tưởng tượng rằng bạn đang viết một công thức. Công thức nấu ăn luôn bao gồm tất cả các nguyên liệu và dụng cụ nấu nướng cần thiết ngay từ đầu. Bằng cách đó, bạn có thể thu thập mọi thứ trước khi nấu ăn
Bước 5. Đưa ra các cảnh báo thích hợp
Khi kiểm tra hướng dẫn, bạn có thể phát hiện ra những nguy hiểm tiềm ẩn chưa được tiết lộ khi bạn viết hướng dẫn lần đầu. Cảnh báo độc giả để họ đề phòng nguy hiểm này.
