Vào năm 2013, khoảng 78.000 nhân viên ở Mỹ đã bị phát hiện đã ăn cắp khoảng 55 triệu đô la Mỹ từ người sử dụng lao động của họ. Dữ liệu chỉ tính đến nhân viên trong lĩnh vực bán lẻ. Xu hướng trộm cắp văn phòng này không phải là không có nạn nhân của nó. Doanh nghiệp và cộng đồng do các doanh nghiệp này phục vụ sẽ thua lỗ vì lợi nhuận giảm, doanh nghiệp buộc phải tăng giá để người tiêu dùng bị ảnh hưởng. May mắn thay, có những cách mà tất cả các công ty, từ nhân viên thấp nhất đến chủ doanh nghiệp, có thể bắt được những nhân viên không trung thực và chấm dứt hành vi trộm cắp tại nơi làm việc.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Bắt nhân viên không trung thực với tư cách là người giám sát
Bước 1. Thu thập mọi bằng chứng về hành vi trộm cắp một cách cẩn thận
Để bắt kẻ trộm tại nơi làm việc, bạn phải có thông tin. Ngay sau khi tìm kiếm xảy ra, hãy thu thập thông tin có thể giúp bạn tìm ra khi nào, ở đâu và nếu có thể, xung quanh ai đã xảy ra vụ trộm.
-
Dữ liệu bạn có thể muốn thu thập bao gồm:
- Ngày giờ chính xác của việc mất tiền / hàng hóa;
- Số dư đầu kỳ và cuối kỳ của từng máy tính tiền (đề phòng trộm cắp tiền);
- Tổng hàng tồn kho và doanh số bán hàng (trong trường hợp mất cắp hàng hóa);
- Tên của nhân viên đang làm việc khi vụ trộm xảy ra;
- Truy cập dữ liệu quẹt thẻ, bất cứ khi nào có thể;
- Báo cáo chi phí nhân viên; và
- Ghi chú sử dụng thiết bị.
- Nếu bạn không có thông tin, hãy bắt đầu ghi lại khi bạn nghi ngờ có hành vi trộm cắp. Ghi âm thường là đủ để ngăn chặn các vụ trộm trong tương lai, nhưng nếu hành vi trộm cắp vẫn tiếp diễn, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn để bắt kẻ trộm.
Bước 2. Tìm khuyết điểm trong nốt nhạc
Hãy xem các ghi chú của bạn và tìm bất kỳ điều gì có vẻ không hợp lý hoặc bất kỳ khoảng trống nào mà tiền hoặc đồ vật có thể bị mất. Sổ sách kế toán của bạn càng tốt, bạn càng có nhiều khả năng tìm thấy bằng chứng về hành vi trộm cắp.
Ví dụ, khi kiểm tra hồ sơ kho, bạn có thể nhận thấy 20 chiếc điện thoại thông minh vào đầu ngày đã giảm xuống còn 10 chiếc, nhưng chỉ có 9 chiếc được bán ra. Kết quả của những tính toán này chắc chắn là một dấu hỏi, và bạn nên điều tra
Bước 3. Chú ý đến chức năng của máy tính tiền
Những nhân viên ăn cắp từ máy tính tiền thường sử dụng nhiều chiến thuật khác nhau để che giấu dấu vết của họ, thường là với sự trợ giúp của một số chức năng nhất định để có cơ hội ăn trộm. Ví dụ, một nhân viên không trung thực có thể sử dụng chức năng không bán hàng của máy tính tiền để ăn cắp. Khi người mua đưa tiền, lệnh bán không có trên máy tính tiền sẽ được nhập để máy mở. Nhân viên sẽ đưa tiền lẻ cho khách, và lấy tiền từ quầy thu ngân. Khách hàng sẽ không có cách nào biết được sự xảo quyệt này, và việc bán hàng cũng không được ghi lại.
-
Các chức năng của máy tính tiền mà bạn cần lưu ý bao gồm:
- Không giảm giá
- Đền bù
- Giảm giá $ 0
- Báo cáo (nhân viên không trung thực có thể bỏ túi số tiền bán hàng xảy ra khi máy tính tiền in báo cáo).
- O'Dell Restaurant Consulting có một hướng dẫn toàn diện bao gồm các thủ thuật trộm cắp thông thường của nhân viên và một số trong số đó lợi dụng các chức năng đặc biệt của máy tính tiền. Đọc hướng dẫn tại liên kết này. Trong khi liên kết tập trung vào các nhà hàng, nhiều thủ thuật được đề cập trong hướng dẫn cũng áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác, bao gồm cả bán lẻ.
Bước 4. Trong trường hợp bị mất trộm tiền, thực hiện tính tiền tại quầy thu ngân
Một trong những cách xử lý phổ biến khi bị mất trộm tiền là yêu cầu nhân viên đếm tiền tại quầy thu ngân vào đầu ca làm việc, và cuối ca sẽ đếm lại. Kết quả tính toán sẽ được so sánh với báo cáo bán hàng. Hệ thống này tương đối dễ thực hiện và mặc dù không đảm bảo ngăn chặn hành vi trộm cắp tiền từ máy tính tiền, nhưng hành vi trộm cắp trắng trợn có thể dễ dàng bị bắt.
-
Sử dụng các bảng tiêu chuẩn sẽ giúp chủ sở hữu và người giám sát dễ dàng hơn trong việc thực hiện hệ thống này. Bao gồm các hàng sau trong bảng:
- Số dư đầu kỳ
- Bán tiền mặt
- Thẻ tín dụng / séc bán hàng
- Tổng doanh thu
- Số dư cuối kỳ
Bước 5. Nếu có thể, hãy sử dụng dữ liệu từ các bản ghi video
Nếu công ty của bạn có hệ thống an ninh CCTV, hãy xem đoạn phim để tìm bằng chứng về hành vi trộm cắp, đặc biệt nếu camera hướng đến vị trí trộm cắp chẳng hạn như quầy thu ngân. Sử dụng thông tin đó để thu hẹp thời gian và địa điểm xảy ra vụ việc, sau đó chờ các dấu hiệu tiềm ẩn của hành vi trộm cắp, chẳng hạn như:
- Tay nhân viên chuyển tiền từ máy đếm tiền vào túi.
- Tiền chuyển từ quầy thu ngân đến người giữ tiền boa.
- Những thói quen kỳ quặc trong khu vực máy tính tiền (ví dụ, một nhân viên không trung thực có thể đánh dấu cẩn thận vào máy tính tiền để ghi nhớ số tiền anh ta đã lấy trộm từ máy tính tiền để có thể điều chỉnh báo cáo tài chính).
- Bán hàng hóa chuyển đến túi, ví, túi, v.v.
- Các mặt hàng vẫn có thể bán được chuyển vào thùng rác.
- Truy cập trái phép vào kho tiền, két sắt, v.v.
- Đến văn phòng ngoài giờ làm việc,
Bước 6. Hỏi từng nhân viên một
Trong khi kẻ trộm sẽ không thú nhận khi bị thẩm vấn, một nhân viên trung thực có thể cho bạn manh mối. Cân nhắc gọi nhân viên đến văn phòng của bạn để thảo luận trung thực và cởi mở về hành vi trộm cắp trong văn phòng. Bạn có thể hỏi xem họ có biết nhân viên nào ăn cắp không, hoặc nhờ họ giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp. Bạn cũng có thể nhắc nhở nhân viên của mình về các quy tắc liên quan đến trộm cắp trong văn phòng của bạn.
- Mời từng nhân viên nói chuyện từng người một trong phòng của bạn. Nhân viên của bạn có thể cảm thấy yên tâm hơn nếu họ không giao dịch với những nhân viên khác.
- Bạn cũng có thể muốn nói chuyện với càng nhiều nhân viên càng tốt, thậm chí là tất cả nhân viên nếu có thể. Như vậy, nếu nhân viên ăn cắp bị sa thải thì rất khó để biết được ai là người đã tiết lộ thông tin về hành vi của mình.
Bước 7. Xem xét thực hiện đánh giá nội bộ với sự trợ giúp của điều tra viên bên thứ ba
Chủ sở hữu và người giám sát không đơn độc trong việc đối phó với vấn đề trộm cắp trong văn phòng. Nhiều nhà tư vấn và điều tra độc lập về an ninh văn phòng và phòng chống trộm cắp có thể giúp bạn. Mặc dù chi phí quá cao cho một sự cố nhỏ nhưng nếu tình trạng trộm cắp tiếp tục xảy ra và trở thành vấn đề lớn, dịch vụ của nhà tư vấn này sẽ rất có ý nghĩa.
Kiểm toán nội bộ rất hữu ích khi gian lận xảy ra ở cấp độ kế toán. Nhân viên kế toán có thể ăn cắp khá nhiều từ một công ty mà không bị bắt, vì vậy các kiểm toán viên bên ngoài có thể rất hữu ích
Bước 8. Chỉ đối đầu với tên trộm nếu bạn có bằng chứng thuyết phục
Không buộc tội hoặc sa thải mà không có bằng chứng vì điều này sẽ chỉ làm mất tinh thần của người lao động và chứng minh rằng bạn có thể sa thải một cách tùy tiện, đặc biệt nếu sau đó được chứng minh rằng nhân viên mà bạn sa thải không ăn cắp. Để tránh điều này, hãy đợi cho đến khi bạn chứng minh được hành vi trộm cắp trước khi sa thải.
Ngoài ra, nếu bạn sa thải một nhân viên vô tội và hợp đồng của nhân viên đó có điều khoản bảo đảm vị trí, hành động của bạn sẽ bao gồm việc sa thải không chính đáng, có thể dẫn đến truy tố. Tuy nhiên, hầu hết các hợp đồng lao động ở Mỹ đều cho phép bạn sa thải một nhân viên bất cứ lúc nào, không cần lý do hoặc không có lý do
Phương pháp 2/3: Bảo vệ Doanh nghiệp khỏi Trộm cắp
Bước 1. Thiết lập hệ thống phản hồi ẩn danh
Nếu bạn muốn giải phóng văn phòng của những nhân viên tồi, hãy giúp những nhân viên giỏi làm điều đó. Có một hệ thống phản hồi ẩn danh giúp nhân viên của bạn báo cáo hành vi trộm cắp hoặc các hành vi sai trái khác tại nơi làm việc an toàn hơn. Ngoài ra, nhân viên của bạn cũng có thể nêu ra các mối quan tâm, phê bình và đề xuất để cải thiện nơi làm việc của họ.
-
Hệ thống phản hồi ẩn danh có thể được triển khai theo nhiều cách khác nhau, ví dụ:
- Hộp gợi ý ở một không gian kín đáo (ví dụ như trong phòng nghỉ) để nhân viên có thể viết ghi chú mà không bị chú ý.
- Một tài khoản email tự động kiểm duyệt tên của nhân viên gửi email đến địa chỉ đó.
- Các chương trình phản hồi ẩn danh của bên thứ ba, chẳng hạn như 3sixty, Suggestionox, v.v.
Bước 2. Cài đặt phần mềm xử lý ngoại lệ trên hệ thống máy tính tiền của bạn
Khả năng nhân viên lấy trộm từ máy tính tiền sẽ ít hơn nếu họ biết rằng việc sử dụng chức năng ngoại lệ trong máy tính tiền sẽ được báo cáo cho sếp. Hãy xem xét phần mềm tự động báo cáo các trường hợp ngoại lệ hoặc yêu cầu sự ủy quyền của người quản lý trước khi có thể thực hiện các trường hợp ngoại lệ, để bảo vệ máy tính tiền của bạn.
- Các chức năng xử lý ngoại lệ thường là một phần của phần mềm tính tiền hiện đại. Nếu máy tính tiền tại công ty của bạn đã cũ, hãy xem xét việc nâng cấp máy tính tiền vì lý do an toàn.
-
Các chương trình tính tiền được đề xuất bao gồm:
- AmberPOS
- Nhà cung cấp POS
- Bán lẻ tốc độ ánh sáng
- iVend Bán lẻ
- NCR Counterpoint POS và Quản lý Bán lẻ
Bước 3. Cài đặt hệ thống bảo mật video nếu văn phòng của bạn chưa có
Đối với những nhân viên không trung thực, sự giám sát sẽ là động lực cao nhất để ngăn chặn hành vi trộm cắp. Đặt camera ở những vị trí dễ bị tổn thương (như quầy tính tiền, khu vực hàng hóa đắt tiền, …) để giảm trộm cắp và cung cấp bằng chứng chắc chắn khi xảy ra trộm cắp.
Nó cũng được chứng minh rằng camera giả có thể làm giảm tỷ lệ trộm cắp trong văn phòng. Tất nhiên, điều đó phụ thuộc vào việc nhân viên của bạn có biết rằng camera bạn đang lắp đặt là hàng giả hay không. Tuy nhiên, camera giả chỉ được khuyến cáo để "củng cố" phạm vi quan sát, không thay thế hoàn toàn camera chính hãng
Bước 4. Xem xét các tùy chọn giám sát pháp lý khác
Quay video không phải là cách hợp pháp duy nhất để các công ty theo dõi hiệu suất của nhân viên. Nhiều tùy chọn giám sát khác cũng có sẵn và việc sử dụng chúng sẽ tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề trộm cắp trong văn phòng của bạn. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng việc giám sát bạn sử dụng không vi phạm bất kỳ luật nào trong khu vực của bạn hoặc các hợp đồng mà bạn và nhân viên của bạn đã ký kết. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết về việc giám sát mà bạn sẽ thực hiện trước khi bắt đầu giám sát.
-
Giám sát bổ sung bạn có thể thực hiện có thể ở dạng:
- Kiểm tra lịch sử duyệt Internet;
- Quét thông tin liên lạc để tìm các từ khóa đáng ngờ;
- Giám sát tin nhắn, email, kết nối Wi-Fi trên thiết bị cá nhân, v.v.;
- Bổ sung lực lượng an ninh; và
- Quẹt thẻ truy cập đăng nhập vào các khu vực nhạy cảm.
- Tuy nhiên, việc giám sát nhân viên quá chặt chẽ có thể gây nguy hiểm. Sự giám sát quá mức từ sếp có thể khiến nhân viên cảm thấy bị đe dọa, tinh thần của họ bị xói mòn, đặc biệt nếu sự giám sát của bạn khắt khe hơn nhiều so với tiêu chuẩn trong nhóm kinh doanh của bạn.
Bước 5. Cố gắng thiết lập mối quan hệ cá nhân với từng nhân viên
Hầu hết các công ty đều biết ba lý do chính dẫn đến hành vi trộm cắp của nhân viên: nhân viên có một số lượng lớn nhu cầu cấp thiết, nhân viên cảm thấy bị công ty bỏ bê, và nhân viên ăn cắp vì có cơ hội. Trong khi bạn không thể kiểm soát lý do đầu tiên và lý do thứ ba có thể được xử lý bằng việc ghi sổ và giám sát chặt chẽ hơn, lý do thứ hai là vấn đề cảm tính. Nói tóm lại, nhân viên sẽ không ăn cắp nếu họ được đánh giá cao trong công việc và giống như sếp của họ.
-
Bạn có thể phát triển mối quan hệ tốt với nhân viên theo những cách sau:
- Trò chuyện thân mật với nhân viên, về cuộc sống, hy vọng, v.v.
- Cung cấp tiền thưởng và phần thưởng cho thành tích tốt.
- Cố gắng trò chuyện, dù chỉ là một chút, với từng nhân viên.
- Xem xét các sự kiện xã hội bên ngoài công việc (kỳ nghỉ, đi chơi cùng gia đình, v.v.).
- Đồng cảm với những phàn nàn và thất vọng của nhân viên.
- Hãy suy nghĩ về điều này: Trong một cuộc khảo sát năm 1976, gần một nửa số người được hỏi trả lời rằng họ ăn cắp từ văn phòng tương ứng mà không cảm thấy tội lỗi. Đừng là một ông chủ khó chịu để người của bạn có thể ăn cắp mà không cảm thấy tội lỗi, nhưng hãy là một người bạn với nhân viên của bạn để họ không ăn cắp.
Bước 6. Sau khi tan sở, tổ chức lại an ninh trong văn phòng
Mặc dù hiếm khi nhân viên bị sa thải có thể ăn cắp từ văn phòng cũ của họ, đặc biệt nếu họ vẫn còn chìa khóa, thông tin đăng nhập, v.v. Để tránh điều này xảy ra, hãy thiết lập lại hệ thống an ninh trong văn phòng sau khi sa thải một số nhân viên nhất định. Thực hiện những việc sau, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn:
- Thay đổi khóa tòa nhà.
- Thay đổi mã khóa điện tử.
- Thay đổi mật khẩu tài khoản email công ty, mật khẩu Wi-Fi, v.v.
- Lấy khóa, mã khóa hoặc thông tin đăng nhập khác của nhân viên bị sa thải.
Bước 7. Thử các giải pháp độc đáo khác
Vấn đề trộm cắp ngày càng gia tăng đã kích hoạt những ý tưởng sáng tạo từ nhiều công ty khác nhau để giải quyết nó. Mặc dù không phải tất cả những ý tưởng sau đây đều phù hợp với hoàn cảnh của bạn, nhưng chúng đã được chứng minh là có hiệu quả trong việc ngăn chặn trộm cắp trong một số trường hợp nhất định.
- Sử dụng chất thải nhựa trong. Nhân viên có thể giấu những đồ bị đánh cắp vào thùng rác, sau đó bảo vệ nó khi vứt vào thùng rác. Với rác thải nhựa trong, việc này sẽ khó thực hiện hơn.
- Hãy tạo quy tắc để đảm bảo rằng mỗi hộp được san phẳng trước khi tái chế, để giúp việc lấy trộm thông qua phương pháp thùng rác được thảo luận trước đó dễ dàng hơn.
- Sắp xếp lại đồ đạc, hoặc tổ chức lại văn phòng để ngăn không gian vô hình. Nếu không có phòng tối, việc trộm cắp của nhân viên sẽ càng khó khăn hơn.
- Thực hiện kiểm tra hoặc kiểm toán máy tính tiền đột xuất. Dù nhân viên không thích nhưng phương pháp này khá hiệu quả vì nếu biết máy tính tiền có thể bị kiểm toán bất cứ lúc nào, họ sẽ ít bị trộm hơn.
- Thường xuyên tặng quà. Tặng miễn phí những mặt hàng không bán chạy cho nhân viên là một cách để giảm thiểu tình trạng trộm cắp. Ví dụ: nếu nhân viên tại nhà hàng của bạn thường xuyên ăn cắp thức ăn, hãy cho phép họ lấy bất kỳ thức ăn nào không bán chạy.
Phương pháp 3/3: Giúp ngăn chặn trộm cắp với tư cách là một nhân viên
Bước 1. Nếu bạn nhận thấy bất cứ điều gì đáng ngờ, hãy liên hệ với sếp của bạn
Là một nhân viên, bạn không có quyền thay đổi hệ thống và ngăn chặn hành vi trộm cắp, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể giúp đỡ. Nếu bạn nhìn thấy, nghe thấy hoặc biết bất cứ điều gì có thể dẫn đến trộm cắp, hãy liên hệ với người giám sát của bạn ngay lập tức. Đừng im lặng vì trong quy tắc của nhiều công ty, những nỗ lực im lặng để ăn cắp có thể khiến bạn bị lôi kéo.
Ở nhiều công ty, đặc biệt là những công ty có mức độ hài lòng của nhân viên thấp hoặc những công ty có khoảng cách rộng giữa quản lý cao nhất và nhân viên, có thể tồn tại văn hóa im lặng. Những nhân viên ăn cắp mong muốn hành vi trộm cắp của họ không được báo cáo và có thể bắt nạt những nhân viên dám làm như vậy. Trong trường hợp này, đừng phá hủy mối quan hệ của bạn với các nhân viên khác bằng cách báo cáo hành vi của họ với sếp của bạn tại nơi làm việc. Liên hệ với sếp của bạn qua email, điện thoại hoặc ẩn danh dưới đây
Bước 2. Sử dụng hệ thống phản hồi ẩn danh
Thật không may, tại một số công ty, thật tệ khi có một danh tiếng "thùng bị rò rỉ" để báo cáo hành vi trộm cắp. Nếu bạn bị bắt trong tình huống này, bạn nên báo cáo vụ trộm một cách ẩn danh. Bằng cách báo cáo ẩn danh, ban quản lý có thể xử lý vấn đề trộm cắp, nhưng kẻ trộm không thể buộc tội bạn là người tố giác.
-
Những điều bạn có thể cố gắng báo cáo hành vi trộm cắp một cách ẩn danh bao gồm:
- Đặt một bức thư nặc danh dưới cửa văn phòng của sếp;
- Viết thông tin trong hệ thống phản hồi ẩn danh;
- Viết email cho sếp với địa chỉ dùng một lần;
- Trò chuyện với sếp ngoài giờ làm việc để trao đổi về vấn đề trộm cắp.
Bước 3. Thu thập thông tin một cách cẩn thận, nhưng đừng lạm dụng nó
Nếu bạn thấy có cơ hội ghi lại hành vi trộm cắp bằng ghi chú, ảnh hoặc video, hãy làm như vậy, nhưng hãy cẩn thận khi ghi lại. Nếu kẻ trộm nhận thấy anh ta đang bị ghi lại, anh ta có thể tránh bạn và khiến bạn khó chứng minh được là anh ta. Trong trường hợp xấu nhất, bạn có thể bị gán cho cái mác "thùng rỗng kêu to", và mối quan hệ của bạn với những người bạn khác tại nơi làm việc sẽ xấu đi.
Hãy nhớ rằng trong hầu hết các trường hợp, chỉ cần nhớ vị trí và thời gian xảy ra vụ việc và những người có liên quan là đủ. Nếu sếp tin tưởng bạn và mô tả của bạn khớp với hồ sơ của họ, thì sếp của bạn có thể có đủ thông tin để hành động, ngay cả khi không có bất kỳ bằng chứng bổ sung nào
Bước 4. Tránh buộc tội một cách bốc đồng
Nhân viên thực sự được yêu cầu báo cáo hành vi trộm cắp cho ông chủ, tuy nhiên, việc buộc tội nhân viên khác mà không có bằng chứng chắc chắn là không được phép. Ngoài ra, ngay cả khi có bằng chứng cho thấy hành vi trộm cắp do một nhân viên cụ thể thực hiện, nhân viên đó không nên bị làm nhục trước mặt các nhân viên khác hoặc khách hàng.
Ngoài việc xấu hổ khi sai, những lời buộc tội không có bằng chứng cũng có thể khiến tinh thần của họ xuống dốc. Cáo buộc mà không có bằng chứng khiến nhân viên cảm thấy rằng cấp quản lý có thể buộc tội họ bất cứ lúc nào
Lời khuyên
Xem xét duyệt cơ sở dữ liệu học thuật để tìm các nghiên cứu khoa học và khảo sát về hành vi trộm cắp tại nơi làm việc để tìm ra các chiến lược mới để ngăn chặn hành vi trộm cắp. Ví dụ: Google Scholar có hàng trăm bài báo về chủ đề này, bạn có thể truy cập vào
Cảnh báo
- Đừng cố theo dõi những người mà bạn nghi ngờ ngoài công việc vì bạn sẽ bị coi là kẻ theo dõi và có thể bị truy tố.
- Đừng cố đánh giá kẻ trộm ở nơi làm việc mà không có sự cho phép của cấp trên vì nếu bạn thất bại, kẻ trộm sẽ cảm thấy bị theo dõi, hoặc bạn có thể gặp rắc rối vì nó. Ngoài ra, nhân viên bị bắt trộm có thể hành động bốc đồng hoặc tức giận, và gây ra xung đột trong văn phòng. Xung đột này có thể làm giảm tinh thần.
