Có rất nhiều sự kiện trong cuộc sống buộc bạn phải xin gia hạn thêm thời gian. Có thể bạn cần thời gian để làm bài tập về nhà, hoặc gặp khó khăn khi hoàn thành các dự án công việc đúng hạn. Vào những lúc như vậy, bạn sẽ có thể viết thư xin gia hạn thời gian một cách hiệu quả và phù hợp. Suy nghĩ về yêu cầu của bạn, chẳng hạn như bạn cần bao nhiêu thời gian và tại sao? Sau đó, viết lá thư theo phong cách trang trọng và gửi nó bằng công cụ theo dõi để giữ cho bạn bình tĩnh.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Biên soạn nội dung của bức thư
Bước 1. Viết càng sớm càng tốt
Một khi bạn biết bạn cần gia hạn, hãy chuẩn bị một lá thư ngay lập tức. Bạn nên cho người nhận càng nhiều thời gian càng tốt để quyết định về tình huống của bạn. Bạn cũng cần phải tỏ ra sẵn sàng mặc dù thực tế là bạn đang yêu cầu điều chỉnh lịch trình.
Bước 2. Xác định xem bạn cần thêm bao nhiêu thời gian
Hãy xem xét tất cả các yếu tố và đưa ra một yêu cầu thực tế. Nếu thời gian yêu cầu quá ngắn, bạn có thể phải xin gia hạn sau đó. Bất cứ khi nào có thể, không nên bỏ lỡ thời hạn. Vì vậy, tốt nhất nếu tính toán của bạn hơi phóng đại.
- Tùy thuộc vào tình hình, bạn có thể muốn coi bức thư này như một phần của cuộc đàm phán. Trong trường hợp này, bạn nên yêu cầu thêm thời gian để vẫn có thể thỏa hiệp và tìm được điểm trung gian.
- Đo tốc độ của bạn dựa trên tiến độ hiện tại của bạn và phần nào chưa được hoàn thành. Ví dụ, nếu bạn đã làm việc cho một dự án tư vấn trong ba tháng, bạn sẽ có thể ước tính được còn bao nhiêu công việc chưa hoàn thành.
- Cần biết rằng người nhận thư cũng có thể có giới hạn thời gian. Có lẽ họ cũng có một thời hạn mà bây giờ nên được lùi lại. Ví dụ, giảng viên thường phải cho điểm giữa học kỳ của khoa và phải lên lịch nộp bài tập của sinh viên theo đúng thời hạn.
Bước 3. Biết các quy tắc
Biết chính xác thời hạn trước khi bạn yêu cầu điều chỉnh. Đừng tạo ấn tượng rằng bạn không thể quản lý thời gian của mình bằng cách yêu cầu gia hạn mà không biết tình hình hiện tại. Ví dụ: một số cơ quan chính phủ yêu cầu bạn gửi yêu cầu trong vòng 24 giờ kể từ khi liên hệ ban đầu. Nếu không đáp ứng được, có thể nói lịch làm việc quá căng.
Bước 4. Bao gồm một lời giải thích hợp lý
Bạn dành thời gian để soạn thảo bức thư và người nhận cũng dành thời gian để đọc nó. Vì vậy, hãy làm cho bức thư này có ý nghĩa. Hãy suy nghĩ về lý do thực sự của bạn và truyền đạt nó một cách trung thực đến người nhận. Đừng nói dối hoặc phóng đại lý do vì bạn sẽ đánh mất chính mình.
- Một lý do chính đáng có thể được đưa ra là mong muốn làm việc kỹ lưỡng và cẩn thận. Ví dụ, nếu bạn đang hoàn thành một dự án ảnh hưởng đến sự an toàn của một số lượng lớn người, nêu rõ thực tế này trong lời giải thích của bạn sẽ có lợi cho bạn.
- Nếu có một số lý do, hãy chọn lý do tốt nhất. Ví dụ: nếu bạn từ chối một lời mời làm việc, hãy nói rằng bạn muốn nghiên cứu thêm về chi phí di chuyển (nếu đó là sự thật), đừng nói rằng bạn cũng đang chờ một lời đề nghị khác.
Bước 5. Cung cấp một số chi tiết đã chọn
Thông tin chi tiết sẽ cho thấy tính xác thực và kỹ năng viết. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang viết thư cho chính phủ hoặc một nhóm người mà bạn chưa từng gặp trực tiếp.
- Ví dụ: nếu ông của bạn qua đời hai ngày trước thời hạn làm bài luận đại học, bạn có thể muốn mô tả sự kiện này như một “trường hợp khẩn cấp dành cho gia đình”, chứ không chỉ là một “vấn đề khẩn cấp”. Bạn cũng sẽ cần phải đề cập đến sự ra đi của ông nội và một số thông tin về chuyến đi trở về nhà của bạn.
- Chuẩn bị tài liệu trước khi gửi yêu cầu. Bạn có thể cần phải mô tả đơn xin việc hoặc việc làm trước đây của mình, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với chính phủ hoặc các cơ quan chính thức khác. Việc thể hiện rằng bạn đã làm theo tất cả các bước của quy trình cho đến thời điểm này sẽ có lợi cho trường hợp của bạn.
Bước 6. Chọn một phong cách và nội dung tích cực
Không ai muốn đọc một lá thư có nội dung phàn nàn. Thay vào đó, hãy mô tả sự kiện tiêu cực một cách nhanh chóng và mức độ, sau đó chuyển sang giải pháp tích cực mà bạn đã yêu cầu. Ví dụ: nếu bạn cảm thấy mức lương khởi điểm của mình quá thấp, bạn có thể viết, "Tôi cần một thời gian để xem xét lời đề nghị của bạn. Tuy nhiên, tôi cảm thấy rằng mức lương cao hơn cho phép tôi làm việc hiệu quả hơn."
Bước 7. Nghiên cứu bức thư trước khi gửi đi
Hãy dành vài phút để đọc lại bức thư của bạn trước khi gửi đi. Tìm lỗi biên tập và đánh máy. Chạy chương trình kiểm tra ngữ pháp và chính tả trên máy tính. Yêu cầu người bạn đáng tin cậy của bạn đọc nó. Đừng vội vàng hoặc bỏ qua bước này vì nếu bạn làm sai, bạn sẽ gặp bất cẩn và điều đó có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Phương pháp 2/3: Tuân theo Quy tắc Viết Thư Trang trọng
Bước 1. Chuẩn bị phần tiêu đề
Ngày phải ở góc trên cùng bên phải của trang. Bỏ qua một dòng bên dưới nó, sau đó viết địa chỉ, cũng được căn phải. Sau đó, bỏ qua một dòng khác và ghi lại địa chỉ đầy đủ của người nhận được căn trái.
Nếu yêu cầu được gửi qua email, bạn có thể bỏ qua phần ngày tháng và địa chỉ và chuyển thẳng đến lời chào. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng một chủ đề hiệu quả và rõ ràng. Ví dụ: nếu bạn đang gửi thư cho một giảng viên, hãy viết chủ đề "Yêu cầu gia hạn tài liệu lịch sử Java của Andi Widodo"
Bước 2. Sử dụng một lời chào trang trọng và đầy đủ
Bắt đầu bằng "Dear." Sau đó theo dõi theo tiêu đề và tên. Ví dụ, “Dear. Ông Baskoro "hoặc" Kính gửi. Bà Darmawati”. Đôi khi bạn cũng phải sử dụng một tiêu đề phức tạp, chẳng hạn như, “Kính gửi. Giáo sư Abdurrahman "hoặc" Kính gửi. Raden Wiraningrat”.
- Ngay cả khi bạn biết người nhận một cách không chính thức, bức thư này vẫn là một yêu cầu chính thức nên văn phong và nội dung phải trang trọng. Đừng viết, "Xin chào, Don", chẳng hạn.
- Cố gắng tìm một người cụ thể sẽ nhận được thư của bạn. Nếu không, bức thư của bạn sẽ giống như một bức thư định dạng. Ví dụ, “Dear. Raden Wiraningrat "tốt hơn" Cho những người quan tâm ".
Bước 3. Sử dụng định dạng đoạn văn ngắn
Phần thân của bức thư chỉ nên bao gồm 1-3 đoạn văn. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể mở đầu bằng 1-2 dòng, giải thích yêu cầu trong 2-4 dòng và kết luận bằng 1-2 dòng. Nếu bạn phải phát triển tối đa ba đoạn văn đầy đủ, hãy tách phần mở đầu, thân bài và kết luận.
Để mở đầu bức thư, bạn có thể nói, "Tôi là Andi Widodo, một học sinh tham dự lớp Lịch sử Java của bạn vào sáng thứ Hai hàng tuần trong phòng III-C." Điều này sẽ đánh thức trí nhớ của giảng viên và anh ta sẽ không phải tìm kiếm bạn là ai
Bước 4. Chú ý đến các từ kết luận
Đừng bỏ qua tầm quan trọng của những kết luận chắc chắn. Sử dụng câu cuối cùng này để trình bày lại trường hợp của bạn (trong một dòng) và cảm ơn người nhận đã dành thời gian. Bạn có thể viết, "Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự cân nhắc của bạn."
- Đóng lá thư bằng một lời chào trang trọng trước tên của bạn. Một số trong số đó là "Trân trọng", "Trân trọng" hoặc "Với tất cả sự tôn trọng".
- Nếu bạn cần trả lời trong một thời gian nhất định, hãy bao gồm thông tin đó ở cuối. Bạn có thể đặt nó trong dòng cảm ơn. Ví dụ: “Cảm ơn sự cân nhắc của bạn và tôi mong nhận được phản hồi từ bạn vào tuần tới.” Khi viết phần này, cố gắng không tạo ấn tượng gây áp lực hoặc đuổi theo người nhận.
Bước 5. Nhập họ tên và chữ ký của bạn
Dưới lời chào "Trân trọng", hãy để trống 3-4 dòng. Sau đó, viết tên đầy đủ căn trái. Sử dụng dòng trống để thêm chữ ký ban đầu. Nếu thư này sẽ được gửi qua email, bạn có thể xóa dòng trống và chỉ cần nhập tên.
Phương pháp 3/3: Gửi thư cho người nhận
Bước 1. Tạo hoặc lưu một bản sao bức thư của bạn
Sau khi hiệu đính bản nháp và trước khi gửi, hãy chụp ảnh lá thư, (chuyển sang PDF), lưu bản nháp trực tuyến hoặc sao chụp nó. Bạn có thể cần ghi chú ngày gửi thư nếu nó không giống với ngày của bức thư. Giữ bản sao này ở một nơi an toàn cho các tệp cá nhân.
Bước 2. Gửi hàng theo tiêu chuẩn vận chuyển
Mang thư đến bưu điện, giao cho nhân viên thư ký, hoặc bỏ vào hộp thư. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng thư đã được nhận, hãy yêu cầu dịch vụ theo dõi.
Nếu lá thư được gửi qua đường bưu điện, hãy đảm bảo rằng nó được in trên máy in chất lượng cao với mực in tốt. Thư yêu cầu viết tay thường không được chấp nhận
Bước 3. Gửi nó qua email
Đây có lẽ là cách tốt nhất để gửi yêu cầu vì nó không mất nhiều thời gian và rất đáng tin cậy. Đảm bảo địa chỉ email của người nhận là chính xác và bao gồm số nhận dạng của bạn, nếu có, trong chủ đề.
- Người nhận có thể xem ngày và giờ bạn đã gửi email. Hãy lưu ý điều này nếu bạn thường xuyên gửi email vào ban đêm.
- Đảm bảo rằng email của bạn là chính thức với địa chỉ bạn sử dụng. Gửi từ một tài khoản trông chuyên nghiệp. Ví dụ về tài khoản email thích hợp cho công việc là "[email protected]".
- Nếu bạn đang gửi thư qua fax, hãy nhớ đợi trang xác nhận cho biết rằng thư của bạn đã được gửi và nhận thành công.
Bước 4. Đưa ra yêu cầu qua điện thoại thay vì thư
Nếu yêu cầu của bạn là khẩn cấp hoặc gần đến phút cuối cùng, bạn có thể hỏi trực tiếp qua điện thoại. Nếu đúng như vậy, hãy giữ thái độ trang trọng và trình bày rõ ràng trường hợp của bạn.
Lời khuyên
- Cố gắng viết một bức thư dài từ một trang trở xuống. Một bức thư như thế này trông hoàn chỉnh, nhưng dễ đọc.
- Biết người nhận có gửi thư trả lời hay không, chẳng hạn như thư xác nhận.
Cảnh báo
- Hãy hứa điều gì đó thực tế. Đừng để dành thêm thời gian của bạn cho các nhiệm vụ bổ sung.
- Tận dụng tối đa tiện ích mở rộng này. Không để bạn phải xin gia hạn nữa.
- Đảm bảo rằng bạn đã bao gồm tất cả các định dạng được yêu cầu. Một số tổ chức yêu cầu bạn sử dụng định dạng thư mà họ đã xác định.
