Dự trữ an toàn hoặc kho đệm là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả số lượng hàng tồn kho hoặc hàng dự trữ không phải là đơn đặt hàng đang chờ xử lý hoặc nhu cầu trung bình phải có để giảm nguy cơ thiếu hàng tạm thời hoặc hết hàng. Hết hàng có thể dẫn đến mất doanh thu và khách hàng. Dự trữ an toàn rất hữu ích để xử lý nhu cầu tăng mạnh hoặc đảm bảo nguồn nguyên liệu sẵn có và đủ nguồn cung cấp để duy trì hoạt động sản xuất trong khi chờ giao nguyên liệu theo lịch trình tiếp theo từ nhà cung cấp. Điều quan trọng là phải tính toán chính xác, vì dự trữ quá ít sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, trong khi tồn kho quá nhiều sẽ làm tăng chi phí giữ hàng. Số lượng dự trữ an toàn phụ thuộc vào mục tiêu dịch vụ (tức là tần suất bạn được phép hết hàng), sự thay đổi của nhu cầu và sự thay đổi trong thời gian gia hạn đơn đặt hàng.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Xác định nguồn cung an toàn từ nhu cầu
Bước 1. Nghiên cứu hồ sơ nhu cầu và sự thay đổi của nó để xác định cách tránh hết hàng
Tính toán sau đây sẽ dự đoán lượng hàng cần thiết để đạt đến một mức độ nhất định của chu kỳ dịch vụ, tức là tỷ lệ phần trăm của chu kỳ cung ứng có thể dẫn đến hết hàng.
Bước 2. Xác định nhu cầu trung bình
Cầu bình quân là tổng lượng vật chất hoặc hàng hóa cần thiết mỗi ngày trong một thời kỳ nhất định. Cách tiếp cận chung là kiểm tra tổng mức sử dụng của một mặt hàng cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như tháng dương lịch hoặc khoảng thời gian giữa đặt hàng và giao hàng, sau đó chia cho số ngày trong tháng để tìm mức sử dụng mỗi ngày. Đối với nhiều mặt hàng, chẳng hạn như thương hiệu cửa hàng tạp hóa nổi tiếng, nhu cầu trong quá khứ sẽ cung cấp hướng dẫn tốt nhất để tính toán nhu cầu.
Bước 3. Xem xét nhu cầu trong tương lai đối với việc cung cấp một mặt hàng cụ thể
Đôi khi sẽ có ý nghĩa hơn khi tính đến các yêu cầu sau này. Ví dụ: nếu bạn sản xuất hộp số ô tô và nhận được một đơn đặt hàng lớn, hãy nhập đơn đặt hàng đó làm yếu tố nhu cầu. Trong trường hợp này, hãy xem xét tính toán nhu cầu trung bình và sau đó cộng nó với nhu cầu được tạo ra bởi đơn đặt hàng lớn.
Bước 4. Tính toán độ biến thiên của cầu
Yêu cầu trung bình có thể cung cấp rất nhiều thông tin. Nếu nhu cầu biến động đột ngột từ tháng này sang tháng khác hoặc ngày này qua ngày khác, bạn cũng cần tính đến yếu tố đó vào tính toán của mình để có đủ hàng để đối phó với sự gia tăng nhu cầu. Bắt đầu bằng cách sử dụng bảng tính để tính toán độ lệch chuẩn của nhu cầu (trong Excel, nhập tất cả các số nhu cầu vào ô riêng của nó, sau đó công thức là = STDEV (ô được đề cập)). Hoặc sử dụng công thức sau:
- Bắt đầu với nhu cầu trung bình trong một khoảng thời gian nhất định (tuần, tháng hoặc năm). Ví dụ: giả sử 20 đơn vị mỗi tháng.
- Xác định sự khác biệt tuyệt đối giữa mỗi điểm dữ liệu và giá trị trung bình. Ví dụ: nếu nhu cầu hàng tháng là 8, 28, 13, 7, 15, 25, 17, 33, 40, 9, 11 và 34 đơn vị, thì chênh lệch tuyệt đối từ 20 là: 12, 8, 7, 13, 5, 5, 3, 13, 20, 11, 9 và 14.
- Bình phương mỗi điểm khác biệt. Trong ví dụ này, kết quả bình phương là: 144, 64, 49, 169, 25, 25, 9, 169, 400, 121, 81 và 196.
- Tính giá trị trung bình của các ô vuông. Ví dụ. 121
- Tính căn bậc hai trung bình. Đây là độ lệch chuẩn của nhu cầu. Ví dụ 11
Bước 5. Xác định các yếu tố dịch vụ, hoặc giá trị Z
Yếu tố dịch vụ, hay giá trị Z, dựa trên độ lệch chuẩn của nhu cầu. Giá trị AZ của 1 sẽ bảo vệ bạn khỏi độ lệch chuẩn của cầu 1. Đối với ví dụ trên, vì độ lệch chuẩn của cầu là 11, nên cần 11 đơn vị dự trữ an toàn ngoài kho thông thường để bảo vệ chống lại một độ lệch chuẩn, kết quả là giá trị Z là 1, 22 đơn vị dự trữ an toàn sẽ tạo ra giá trị Z là 2.
Bước 6. Xác định giá trị Z mà bạn đang tìm kiếm
Giá trị Z càng cao thì khả năng hết hàng càng ít. Trong việc chọn giá trị Z, hãy cân bằng dịch vụ khách hàng và chi phí lưu trữ. Bạn sẽ muốn có điểm Z cao hơn với giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp của mình. Giá trị Z là 1,65 sẽ thỏa mãn nhu cầu với độ tin cậy 95%, thường được coi là chấp nhận được đối với cả những cổ phiếu quan trọng. Trong trường hợp này, giá trị đó có nghĩa là nắm giữ khoảng 18 đơn vị (độ lệch tiêu chuẩn cho 11 x 1,65) cổ phiếu an toàn, hoặc 38 đơn vị tổng số (nhu cầu trung bình + cổ phiếu an toàn). Dưới đây là cách liên hệ giá trị Z với xác suất thực hiện yêu cầu:
- Giá trị Z 1 = 84%
- Giá trị Z 1,28 = 90%
- Giá trị Z 1,65 = 95%
- Giá trị Z 2, 33 = 99%
Phương pháp 2/3: Tính toán khoảng thời gian chờ đợi
Bước 1. Yếu tố trong khoảng thời gian chờ đợi sự thay đổi của nguồn cung
Thời gian thực hiện đơn đặt hàng là khoảng thời gian từ khi bạn quyết định sản xuất hoặc đặt hàng một mặt hàng cho đến khi mặt hàng đó có trên tay và sẵn sàng bán cho khách hàng cuối cùng. Có một số yếu tố ảnh hưởng đến sự khác biệt trong thời gian chờ đợi:
- Sự chậm trễ trong sản xuất - nếu quy trình sản xuất của riêng bạn khác nhau, điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian thực hiện. Ngoài ra, quy trình sản xuất của sản phẩm bạn đặt cũng có thể khác nhau.
- Lỗi vật liệu - Nếu bạn đặt hàng 10 chiếc và có 2 chiếc bị lỗi, bạn sẽ phải đợi lại 2 chiếc.
- Chậm trễ giao hàng - Thời gian giao hàng có thể thay đổi một chút trong các điều kiện thuận lợi, trong khi các sự kiện không lường trước được như thiên tai hoặc đình công có thể làm chậm trễ việc giao hàng lâu hơn.
Bước 2. Đồng bộ hóa kho hàng của bạn với chu trình cung cấp hàng hóa
Để đồng bộ hóa, bạn phải điều chỉnh độ lệch chuẩn của yêu cầu để phù hợp với khoảng thời gian chờ đợi. Nhân độ lệch chuẩn của nhu cầu (được tính trong Phần 1, Bước 4) với căn bậc hai của thời gian dẫn.
- Điều này có nghĩa là nếu bạn tính độ lệch chuẩn hàng tháng và thời gian chờ đợi là 2 tháng, hãy nhân độ lệch chuẩn với căn bậc hai của 2.
- Sử dụng ví dụ trước, sau đó: 11 x 2 = 15, 56.
- Đảm bảo chuyển đổi khoảng thời gian chờ sang cùng một đơn vị thời gian mà bạn đã sử dụng để tính độ lệch chuẩn của yêu cầu. Ví dụ: nếu bạn tính độ lệch chuẩn hàng tháng và thời gian chờ là 10 ngày, hãy chuyển thời gian chờ thành 0,329 tháng - 10 chia cho 30,42 (số ngày trung bình trong một tháng).
Bước 3. Kết hợp tất cả
Chúng ta có thể kết hợp các công thức để xác định lượng hàng dự trữ an toàn theo yêu cầu bằng cách tính hệ số thời gian chờ đợi như sau:
- Cổ phiếu an toàn = giá trị Z x thời gian chờ đợi x độ lệch chuẩn của nhu cầu
- Trong ví dụ này, để tránh hết hàng 95%, bạn sẽ cần 1,65 (giá trị Z) x 2 (thời gian dẫn đầu) x 11 (độ lệch chuẩn của nhu cầu) = 25,67 đơn vị hàng dự trữ an toàn.
Bước 4. Tính toán dự trữ an toàn theo cách khác nếu thời gian dẫn là biến chính
Nếu nhu cầu không đổi nhưng thời gian đặt hàng thay đổi, bạn nên tính toán lượng hàng dự trữ an toàn bằng cách sử dụng độ lệch chuẩn thời gian dẫn đầu. Trong trường hợp này, công thức là:
- Cổ phiếu an toàn = giá trị Z x độ lệch chuẩn của thời gian dẫn x nhu cầu trung bình
- Ví dụ: nếu bạn nhắm đến giá trị Z là 1,65, với nhu cầu trung bình không đổi là 20 đơn vị mỗi tháng và thời gian chờ trong khoảng thời gian 6 tháng là 2, 1, 5, 2, 3, 1, 9, 2, 1, và 2,8 tháng, thì lượng dự trữ an toàn = 1,65 x 0,43 x 20 = 14, 3 đơn vị.
Bước 5. Sử dụng công thức thứ ba để tính đến các biến thể độc lập về thời gian dẫn đầu và nhu cầu
Nếu thời gian dẫn đầu và nhu cầu khác biệt độc lập với nhau (nghĩa là các yếu tố gây ra sự khác biệt khác nhau), thì dự trữ an toàn được tính bằng cách nhân giá trị Z với căn bậc hai của tổng bình phương của cầu và cung sự thay đổi, hoặc:
- Cổ phiếu an toàn = giá trị Z x [(thời gian chờ đợi x độ lệch chuẩn của bình phương nhu cầu) + (độ lệch chuẩn của bình phương thời gian chờ x bình phương nhu cầu trung bình)]
- Trong ví dụ trên: kho an toàn = 1,65 x [(2 x 11 bình phương) + (0,43 x 20) bình phương] = 29,3 đơn vị.
Bước 6. Tính tổng các tính toán dựa trên sự thay đổi của thời gian chờ đợi và nhu cầu nếu hai yếu tố khác nhau một cách độc lập
Có nghĩa là, nếu các yếu tố giống nhau ảnh hưởng đến sự thay đổi của thời gian dẫn và nhu cầu, bạn phải cộng các tính toán dự trữ an toàn riêng lẻ để đảm bảo bạn có đủ dự trữ an toàn cho mình. Trong trường hợp này:
- Cổ phiếu an toàn = (Giá trị Z x thời gian chờ x độ lệch chuẩn của nhu cầu) + (Giá trị Z x độ lệch chuẩn thời gian chờ x nhu cầu trung bình)
- Trong ví dụ trên: kho an toàn = 25, 67 + 14, 3 = 39, 97 đơn vị.
Phương pháp 3/3: Giảm nhu cầu về kho an toàn
Bước 1. Giảm số lượng dự trữ an toàn cần thiết để tiết kiệm tiền
Có quá nhiều hàng trong tay sẽ làm tăng chi phí nắm giữ, vì vậy lý tưởng nhất là bạn nên điều hành một chuỗi cung ứng tinh gọn. Hãy nhớ rằng, mục tiêu không phải là để ngăn chặn tất cả các sự kiện hết hàng, mà là để cân bằng giữa mục tiêu dịch vụ khách hàng và chi phí lưu trữ.
Bước 2. Giám sát việc sử dụng kho an toàn
Mô hình của bạn có hoạt động như mong đợi không? Nếu vậy, việc sử dụng nguồn dự trữ an toàn nên bằng một nửa chu kỳ cung ứng. Nếu mức sử dụng dự trữ an toàn của bạn thấp hơn, có lẽ số tiền nắm giữ có thể giảm xuống.
Bước 3. Giảm sự thay đổi của nhu cầu
Nhu cầu có xu hướng thay đổi nhiều hơn so với thời gian dẫn đầu và có tác động lớn hơn đến công thức dự trữ an toàn. Giảm bớt sự thay đổi của nhu cầu sẽ cho phép bạn nắm giữ lượng hàng ít an toàn hơn. Nhu cầu có thể được hình thành bằng cách điều chỉnh giá cả, thời gian chờ đợi hoặc nội dung của sản phẩm đang được sản xuất.
Bước 4. Cố gắng giảm thời gian chờ đợi
Nếu thời gian dẫn của bạn là 0, không cần dự trữ an toàn vì sản phẩm có thể được sản xuất ngay lập tức nếu có nhu cầu. Tất nhiên, thời gian chờ đợi không bao giờ có thể giảm xuống 0, nhưng cách tốt nhất để điều hành một doanh nghiệp gọn gàng hơn là giữ cho thời gian chờ đợi càng thấp càng tốt. Điều này đồng nghĩa với việc thắt chặt chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất.
Bước 5. Thay đổi mục tiêu dịch vụ khách hàng
Nếu không cần cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng cao, tức là khi hết hàng sẽ không làm mất khách hàng, bạn chỉ cần điều chỉnh giá trị Z xuống để giảm lượng hàng dự trữ an toàn phải có..
Bước 6. Thực hiện một quy trình nhanh hơn
Quá trình này cho phép bạn sản xuất hoặc giao hàng nhanh hơn để tránh tình trạng hết hàng. Do đó, công ty của bạn sẽ không cần phải giữ nhiều kho dự trữ an toàn. Điều này rất hữu ích nếu chi phí sản xuất hàng hóa dự trữ đủ cao, gây ra nhiều chi phí lưu kho hơn.
Bước 7. Cân nhắc chuyển quy trình sản xuất từ Make to Order (MTO), tức là chỉ tiến hành sản xuất hàng hóa nếu có đơn đặt hàng, sang Finish to Order (FTO), tức là các thành phần sản xuất đã có sẵn và tất cả những gì bạn có. phải làm là lắp ráp theo đơn đặt hàng của khách hàng
Nếu khách hàng sẵn sàng chấp nhận thời gian chờ đợi lâu hơn, điều này thường xảy ra đối với việc mua hàng không theo thông lệ, MTO là một lựa chọn có thể loại bỏ hầu hết các kho an toàn, trong khi FTO cho phép ít phân biệt hơn trong kho an toàn so với giữ hàng thành phẩm.
Lời khuyên
- Có một số phương pháp khác để tính toán lượng dự trữ an toàn, nhưng tất cả chúng đều dựa trên việc sử dụng độ lệch chuẩn để xác định sự thay đổi của nhu cầu và thời gian thực hiện. Bạn có thể xem một số công thức khác tại đây.
- Đảm bảo rằng bạn hiểu công thức được sử dụng và kiểm tra để đảm bảo nó hoạt động đúng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong ba đến bốn tháng mà không xử lý hàng dự trữ an toàn hoặc ngược lại nếu bạn gặp tình trạng hết hàng từ hai tháng trở lên trong khoảng thời gian sáu tháng, thì bạn nên đánh giá lại lượng hàng dự trữ an toàn hiện có.
