Hầu hết các ứng dụng email sẽ không cho phép bạn đính kèm các thư mục thông thường, nhưng bạn có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này. Với tính năng nén, thư mục của bạn sẽ trở thành một tệp và kích thước của nó sẽ được giảm xuống để không vượt quá giới hạn kích thước tệp đính kèm. Đọc hướng dẫn nén thư mục bên dưới, theo hệ điều hành bạn đang sử dụng.
Bươc chân
Phương pháp 1 trong 3: Windows 10, 8, 7, Vista hoặc XP
Bước 1. Tìm thư mục bạn muốn đính kèm
Nếu có nhiều thư mục bạn muốn đính kèm, hãy di chuyển chúng đến cùng một vị trí bằng cách giữ phím Shift và chọn từng thư mục một. Bạn cũng có thể chọn toàn bộ thư mục cùng một lúc.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một thư mục mới để đặt tất cả các tệp bạn muốn đính kèm, sau đó nén thư mục lại
Bước 2. Nén thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Gửi Tới> Tệp Nén từ menu
Sau khi nén, kích thước tệp sẽ giảm xuống và các tệp trong thư mục sẽ được thu thập trong một tệp duy nhất hoặc kho lưu trữ được nén.
- Nếu đang sử dụng Windows 8 và 10, bạn có thể chọn tệp, sau đó nhấn vào tab Chia sẻ và chọn menu Zip ở đầu màn hình.
- Một số phiên bản của Windows XP không cung cấp các tùy chọn nén. Nếu bạn không tìm thấy bất kỳ tùy chọn nén nào, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ thư mục nào và chọn Mới> Thư mục được nén (đã nén). Nhập tên thư mục, nhấn Enter, sau đó kéo tệp vào thư mục nén này.
Bước 3. Đính kèm thư mục nén vào email bằng cách mở ứng dụng email hoặc địa chỉ web email
Nhấp vào Đính kèm (hoặc biểu tượng kẹp giấy), sau đó chọn một thư mục nén giống như một tệp thông thường. Chờ thư mục tải lên xong rồi gửi email như bình thường.
- Trong Windows 10, bạn có thể nhấp vào một tệp và chọn Gửi tới> Người nhận Thư.
- Người nhận tệp trước tiên phải nhấp vào tệp đính kèm để tải tệp nén xuống. Để chỉnh sửa (hoặc đôi khi, xem) một tệp, người nhận phải giải nén tệp bằng cách bấm đúp vào tệp hoặc bấm chuột phải vào tệp và chọn "giải nén" hoặc "giải nén".
Bước 4. Giải quyết vấn đề gửi email
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều giới hạn kích thước tệp bạn có thể gửi. Nếu bạn nhận được thông báo lỗi và email không được gửi đi, hãy làm như sau:
- Tải tệp lên các dịch vụ đám mây miễn phí.
- Tách nội dung của tệp, sau đó đính kèm tệp (nén) trong một email riêng biệt.
- Tải xuống WinRAR, sau đó sử dụng chương trình để chia nhỏ các tệp lớn. Sau đó, gửi từng phân đoạn tệp riêng biệt. Nếu cần, hãy gửi tệp đính kèm trong một email khác.
Phương pháp 2/3: Mac OS X
Bước 1. Nén tệp bạn muốn gửi bằng cách chọn tệp và nhấp vào Tệp> Nén từ menu ở đầu màn hình
Bạn cũng có thể chọn tệp bằng cách giữ phím điều khiển và chọn tệp, sau đó nhấp chuột phải vào tệp (hoặc nhấp bằng hai ngón tay trên bàn di chuột). Sau đó, chọn Nén trên menu xuất hiện
Bước 2. Chọn thư mục nén, sau đó đính kèm thư mục đó vào email của bạn như một tệp bình thường
Một số người dùng báo cáo rằng ứng dụng Thư chọn một thư mục có nội dung trong thư mục nén của bạn. Nếu bạn gặp lỗi này, hãy sử dụng chế độ xem Danh sách và thử lại
Bước 3. Giải quyết vấn đề gửi email
Nếu kích thước thư mục nén vẫn vượt quá giới hạn tệp đính kèm email tối đa, hãy thực hiện các bước sau:
- Nếu bạn đang sử dụng Thư iCloud, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa trong thanh bên của màn hình, sau đó chọn Tùy chọn. Trong tùy chọn Soạn, chọn Sử dụng Thư thả khi gửi các tệp đính kèm lớn. Giờ đây, bạn có thể đính kèm tệp có kích thước lên đến 5GB nhưng tệp chỉ được lưu trữ trong 30 ngày.
- Tách nội dung của thư mục, sau đó gửi các tệp trong các email riêng biệt.
- Tải tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí.
Phương pháp 3/3: Hệ điều hành khác
Bước 1. Tải xuống phần mềm nén cho hệ điều hành cũ hơn
Nếu bạn đang sử dụng Windows 2000 trở xuống, bạn sẽ cần tải xuống phần mềm nén như Winzip để nén tệp và nếu bạn đang sử dụng Mac OS 9, hãy tải xuống StuffIt Expander.
Bước 2. Tìm hướng dẫn nén tệp trên Linux
Hầu hết các bản phân phối Linux đều cung cấp các phương tiện nén tệp. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Ubuntu, hãy nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn nén, sau đó chọn Compress… từ menu xuất hiện. Bạn sẽ được yêu cầu chọn tên và vị trí cho tệp nén. Sau khi tệp được nén, hãy gửi tệp qua email.
Lời khuyên
- Hãy nhớ rằng có một số loại phần mở rộng tệp nén. Nói chung, các tệp nén được lưu trữ dưới dạng zip, rar hoặc tar.gz. Tệp zip là tệp nén phổ biến nhất. Để mở các tệp nén ở các định dạng khác, bạn có thể cần tải xuống phần mềm bổ sung.
- Tính năng nén hoạt động bằng cách loại bỏ dữ liệu thừa và thay thế bằng hướng dẫn khôi phục dữ liệu đó sau này. Hầu hết các tệp phổ biến, chẳng hạn như JPEG hoặc MP3, đã được nén, vì vậy chúng sẽ không bị co lại khi nén lại.
- Nếu đang sử dụng Microsoft Outlook khá mới, bạn có thể chọn một thư mục thông thường qua hộp thoại Đính kèm. Khi được nhắc, hãy bấm Nén để chuẩn bị tệp trước khi gửi.
