Email là cách giao tiếp chính tại thời điểm này. Email được gửi và nhận cho các mục đích kinh doanh và cá nhân. Hầu hết mọi người đều có ít nhất một địa chỉ email và đôi khi hộp thư đến của bạn có thể thu thập rất nhiều email trong một ngày. Bạn có thể đọc email ở nhà hoặc khi đang di chuyển nhờ điện thoại thông minh và máy tính xách tay.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Sử dụng trình duyệt
Bước 1. Truy cập trang web của nhà cung cấp email của bạn
Nếu bạn đã từng tạo tài khoản email miễn phí hoặc bạn có tài khoản email thông qua nhà cung cấp dịch vụ internet, bạn có thể kiểm tra email của mình bằng trình duyệt web. Truy cập trang web bạn đã sử dụng để đăng nhập vào tài khoản email của mình. Ví dụ: nếu bạn có tài khoản Gmail, hãy truy cập mail.google.com hoặc nếu bạn có Internet Comcast, hãy truy cập comcast.net và nhấp vào nút Email.
Bạn phải đăng nhập bằng tài khoản mà bạn có với dịch vụ. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể tạo một tài khoản từ nhiều dịch vụ email miễn phí
Bước 2. Tìm một email để mở
Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản email của mình, bạn sẽ được đưa đến hộp thư đến của bạn. Đây là nơi tất cả các thư email mới của bạn sẽ xuất hiện. Bấm đúp vào một tin nhắn trong hộp thư đến của bạn để mở nó.
Bước 3. Trả lời tin nhắn
Nhấp vào nút "Trả lời" để gửi câu trả lời đến email bạn đã nhận được. Chức năng Trả lời có thể khác nhau tùy theo dịch vụ. Một số dịch vụ như Gmail cho phép bạn bắt đầu nhập câu trả lời của mình trên cùng màn hình với thư gốc, trong khi những dịch vụ khác yêu cầu bạn nhấp vào nút hoặc liên kết "Trả lời" để soạn thư.
Bước 4. Thỉnh thoảng hãy kiểm tra thư mục "Spam"
Thư rác chủ yếu chứa quảng cáo và thư điện tử lừa đảo. Hầu hết các dịch vụ email đều có bộ lọc thư rác tự động phát hiện và loại bỏ thư rác trước khi nó đến hộp thư đến của bạn. Những thư này được chuyển đến thư mục Spam, nơi chúng thường được đặt ở đó trong 30 ngày trước khi bị xóa. Thỉnh thoảng hãy kiểm tra thư mục, vì đôi khi thư hợp lệ sẽ bị gắn cờ và đưa vào thư mục Spam.
Bước 5. Xóa hoặc sắp xếp các tin nhắn đã được đọc
Nếu bạn không dành thời gian để quản lý hộp thư đến của mình, hộp thư đến của bạn sẽ sớm chứa đầy email. Sau khi bạn đã đọc email và áp dụng một cách xử lý nhất định cho email, hãy sắp xếp nó vào một thư mục hoặc xóa nó khỏi hộp thư đến của bạn. Điều này sẽ giúp bạn luôn có tổ chức.
Xem hướng dẫn này để biết chi tiết về cách quản lý hộp thư đến Gmail của bạn
Bước 6. Đừng nhấp vào bất kỳ liên kết không xác định nào
Email là một trong những cách phổ biến nhất để thực hiện hành vi lừa đảo và "lừa đảo" (lừa mọi người cung cấp thông tin cá nhân). Bất kỳ email nào cung cấp bất cứ điều gì quá hoành tráng thường là một email lừa đảo. Không bao giờ nhấp vào một liên kết trừ khi bạn tin tưởng người gửi và tốt nhất là luôn cảnh giác, vì vi-rút trên máy tính của người gửi có thể cho phép họ gửi các email bị nhiễm mà họ không biết.
Phương pháp 2/4: Sử dụng Ứng dụng khách Email (Outlook, Thunderbird)
Bước 1. Kết nối tài khoản email của bạn
Hầu hết các tài khoản email có thể được liên kết với một ứng dụng email được cài đặt trên máy tính của bạn, cho phép bạn tải xuống và quản lý các email của mình. Nhiều người thích sử dụng Outlook hoặc các ứng dụng email khác thay vì sử dụng trình duyệt, vì email có thể được đọc ngoại tuyến.
- Xem hướng dẫn này để kết nối các tài khoản email của bạn trong Outlook.
- Xem hướng dẫn này để kết nối tài khoản email của bạn với Mozilla Thunderbird.
Bước 2. Tải xuống email của bạn từ máy chủ
Outlook tự động tải xuống các thư email khi bạn khởi động nó và kiểm tra định kỳ khi Outlook đang mở. Bạn cũng có thể kiểm tra email của mình theo cách thủ công bằng cách nhấp vào nút "Gửi / Nhận".
Bước 3. Đọc email của bạn
Nhấp một lần vào email để mở bản xem trước của nó. Bấm đúp vào một email trong hộp thư đến của bạn để mở nó. Thao tác này sẽ mở email trong một cửa sổ mới. Nếu email là thư trả lời cho một email khác, email trước đó sẽ được liệt kê bên dưới nội dung thư.
Bước 4. Trả lời email của bạn
Nhấp vào nút "Trả lời" để viết thư trả lời cho thư bạn đã đọc. Nhấp vào nút "Gửi" khi bạn đã hoàn tất và sẵn sàng gửi. Khi bạn gửi một email, thường thì nó sẽ được gửi ngay lập tức.
Bước 5. Sắp xếp tin nhắn của bạn
Outlook cho phép bạn tạo các thư mục thư mục để lưu trữ các thư của bạn. Tạo các thư mục và thư mục con để lưu trữ các thư quan trọng và giữ cho hộp thư đến của bạn luôn sạch sẽ.
Bước 6. Đừng nhấp vào bất kỳ liên kết không xác định nào
Email là một trong những cách phổ biến nhất để thực hiện hành vi lừa đảo và "lừa đảo" (lừa mọi người cung cấp thông tin cá nhân). Bất kỳ email nào cung cấp bất cứ điều gì quá hoành tráng thường là một email lừa đảo. Không bao giờ nhấp vào một liên kết trừ khi bạn tin tưởng người gửi và tốt nhất là luôn cảnh giác, vì vi-rút trên máy tính của người gửi có thể cho phép họ gửi các email bị nhiễm mà họ không biết.
Phương pháp 3/4: Sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng
Bước 1. Kết nối tài khoản email với điện thoại của bạn
Hầu hết các điện thoại thông minh đều cho phép bạn đăng nhập vào tài khoản email của mình và tự động nhận tin nhắn email bằng ứng dụng Thư tích hợp trên điện thoại. Bạn sẽ nhận được thông báo khi có tin nhắn đến.
- Xem hướng dẫn này để biết hướng dẫn về cách kết nối tài khoản email với thiết bị iOS.
- Xem hướng dẫn này để biết hướng dẫn về cách kết nối tài khoản email với thiết bị Android.
Bước 2. Tải xuống ứng dụng dịch vụ email cụ thể của bạn
Một số dịch vụ email, chẳng hạn như Gmail, có một ứng dụng dành riêng cho dịch vụ email của họ. Bạn có thể sử dụng ứng dụng này thay vì sử dụng ứng dụng Thư tích hợp trên thiết bị của mình. Ứng dụng Gmail có thể được cài đặt sẵn trên thiết bị Android của bạn nhưng có thể tải xuống miễn phí từ Cửa hàng ứng dụng iOS hoặc Cửa hàng Google Play.
Bước 3. Mở hộp thư đến của bạn
Bạn có thể truy cập hộp thư đến của mình bằng cách mở ứng dụng Thư hoặc bạn có thể mở trực tiếp một email mới bằng cách chọn nó từ vùng thông báo trên thiết bị của bạn.
Bước 4. Trả lời tin nhắn của bạn
Nhấn nút Trả lời để gửi lại tin nhắn cho người gửi. Một số thiết bị sẽ thêm một dòng vào cuối tin nhắn của bạn cho biết rằng tin nhắn đã được gửi từ thiết bị di động (có thể tắt chức năng này).
Phương pháp 4/4: Đọc tiêu đề email
Bước 1. Hiểu cách thêm tiêu đề
Tiêu đề truy xuất dữ liệu mỗi khi gửi và nhận thư. Điều này có nghĩa là các tin nhắn qua lại có thể chứa các tiêu đề rất dài, vì thông tin được thêm vào mỗi khi email được gửi, nhận, gửi lại, nhận lại, v.v.
Bước 2. Mô tả các thông tin cơ bản
Có một số mục nhập có thể được hầu hết người dùng quan tâm. Đọc phần này cung cấp cho bạn bản tóm tắt email được gửi từ đâu và mất bao lâu. Điều này có thể hữu ích để giải quyết các sự cố kết nối hoặc xác định email đến từ đâu.
- Delivered-To: đây là địa chỉ của người nhận email.
- Đã nhận: Hiển thị địa chỉ IP đã nhận email (dịch vụ email của người nhận) cũng như thời gian.
- Return-Path: Đây là địa chỉ đã gửi tin nhắn.
- ID tin nhắn: Cho biết một số duy nhất để nhận dạng tin nhắn.
- From, Subject, To: đây là thông tin do người gửi nhập vào. Nó hiển thị tên người gửi, dòng tiêu đề email và tên người nhận.
