Biên lai là một biên bản được lập làm bằng chứng về việc nhận tiền mặt hoặc thanh toán bằng các phương tiện khác. Khi thực hiện các giao dịch kinh doanh hoặc mua bán, người bán và người mua thường lập biên lai cho các lợi ích của nhau, ví dụ để ghi sổ hoặc chứng từ. Phiếu thu là chứng từ chứng minh có sự thỏa thuận giữa người bán và người mua để làm cơ sở ghi nhận giao dịch nhận tiền hoặc giải ngân.
Bươc chân
Phần 1/2: Tạo Biên lai
Bước 1. Chuẩn bị một mẫu biên nhận cung cấp một tờ carbon dưới dạng một bản sao
Nếu bạn muốn tạo biên nhận theo cách thủ công, hãy chuẩn bị một biểu mẫu biên nhận được cacbon hóa. Bằng cách đó, bạn chỉ cần viết một lần và ngay lập tức nhận được hai biên lai, một cho bạn và một cho bên thanh toán.
Biên lai carbon thường được in theo một định dạng nhất định để làm bằng chứng bán hàng và nhận tiền, ví dụ: một tờ dưới dạng mẫu có in tên công ty và một vài chữ hoặc chỉ in vài dòng để điền vào. thông tin chính xác và rõ ràng
Bước 2. Dùng bút bi đen
Cần phải viết biên lai bằng mực đen để đảm bảo tính hợp lệ của biên lai. Không viết biên lai bằng bút chì hoặc mực màu nhạt vì biên lai đóng vai trò là bằng chứng ghi chép sổ sách về lâu dài.
Các phiếu thu được tạo thủ công phải được viết bằng chữ to và rõ ràng để dễ đọc. Nếu bạn đang sử dụng biên lai được carbon hóa, bạn sẽ cần phải nhấn khi viết để nó xuất hiện trên trang thứ hai hoặc thứ ba dưới dạng một bản sao
Bước 3. Sử dụng tem công ty hoặc biên lai in sẵn có tên công ty trên đó
Để làm một biên lai hợp lệ về mặt pháp lý, bạn phải đóng dấu của công ty trên đầu hoặc cuối biên lai theo quy định của pháp luật hiện hành. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng biên lai in sẵn có tên và logo của công ty trên đó. Điều này chứng minh cho người mua rằng sản phẩm đang được giao dịch đến từ doanh nghiệp hoặc công ty của bạn và tài liệu này sẽ là tài liệu tham khảo sau này nếu cần.
Bước 4. Bao gồm tất cả các thông tin được yêu cầu trong biên nhận
Khi tạo biên lai theo cách thủ công hoặc sử dụng các biểu mẫu có thể tải xuống từ chương trình máy tính, bạn phải bao gồm những điều sau:
- Dữ liệu người bán chi tiết.
- Dữ liệu chi tiết về người mua.
- Ngày Giao dịch.
- Dữ liệu sản phẩm chi tiết.
- Số tiền.
- Phương thức thanh toán.
- Chữ ký của người bán và người mua.
Bước 5. Bao gồm tất cả các thông tin cần thiết khi tạo biên lai cho thuê
Người thuê phải trả tiền mặt hoặc sử dụng séc để ghi lại các khoản thanh toán bằng tiền mặt. Bên cho thuê cũng yêu cầu phải có biên lai để làm bằng chứng cho việc đã nhận tiền thuê và tuân theo quy định của pháp luật yêu cầu bên cho thuê cung cấp biên lai cho bên thuê. Biên lai làm bằng chứng nhận tiền thuê phải bao gồm những nội dung sau:
- Số tiền thuê đã trả.
- Ngày thanh toán.
- Tên đầy đủ của người thuê.
- Họ và tên người cho thuê.
- Địa chỉ đầy đủ của tài sản cho thuê.
- Thời gian thuê có trả tiền.
- Phương thức thanh toán tiền thuê (tiền mặt, séc, v.v.)
- Chữ ký của bên cho thuê và bên thuê.
Bước 6. Tải xuống mẫu biên nhận trực tuyến (trực tuyến) miễn phí
Nếu bạn muốn sử dụng biên lai in cho doanh nghiệp hoặc công ty của mình, hãy tận dụng các mẫu biên nhận có thể tải xuống miễn phí qua internet. Sau khi mẫu phiếu thu được in xong, bạn hãy dán tem công ty lên để sẵn sàng sử dụng cho các giao dịch hàng ngày.
Phần 2/2: Biết Mục đích và Lý do Biên lai
Bước 1. Biết mục đích của biên lai
Phiếu thu là một chứng từ quan trọng để ghi thu nhập và cần thiết khi báo cáo thuế. Giữ tất cả các biên lai thanh toán vì những chứng từ này thường phải được đính kèm để làm bằng chứng về các khoản chi trong báo cáo thuế. Là một doanh nhân, bạn có nghĩa vụ cung cấp biên lai cho người mua khi nhận thanh toán. Sau khi người mua thanh toán, người bán thường cung cấp biên lai thanh toán.
Sau khi thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ tương đối đắt tiền, việc lập biên lai được coi là nghĩa vụ đối với cả người mua và người bán. Giấy tờ này phải được lập để đề phòng trường hợp vi phạm pháp luật trong giao dịch mua bán vì cả hai bên đều có thể sử dụng biên lai làm bằng chứng trước tòa
Bước 2. Tìm hiểu bốn loại biên lai thường được sử dụng
Về mặt lý thuyết, biên lai có thể được thực hiện cho tất cả các giao dịch thanh toán, ví dụ: thanh toán tiền thuê nhà, dịch vụ làm tóc hoặc phí thiết kế sân vườn. Nhìn chung, biên lai được chia thành bốn nhóm và một trong số chúng bạn có thể thấy khi thực hiện giao dịch mua hoặc bán.
- Phiếu mua hàng. Sau khi thanh toán, người bán sẽ tạo biên lai thanh toán bao gồm số biên lai, ngày giao dịch và số tiền nhận được. Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì trên biên lai phải có chữ “cash”. Nếu thanh toán bằng séc hoặc giro, biên lai phải có số séc hoặc số tiền gửi không kỳ hạn. Nếu thanh toán bằng thẻ tín dụng, nó phải bao gồm tên của công ty phát hành thẻ tín dụng (ví dụ: Mastercard, Visa, American Express) và bốn chữ số cuối của số thẻ tín dụng.
- Phiếu điều trị. Tài liệu này được phát hành để thanh toán cho các dịch vụ y tế, ví dụ như dịch vụ bác sĩ, mua thuốc hoặc sử dụng các dụng cụ phẫu thuật. Biên lai phải bao gồm tên bệnh nhân, mã chẩn đoán, tên bác sĩ, tên thuốc hoặc thiết bị y tế được thanh toán, ngày điều trị, giờ tư vấn và số tiền thanh toán.
- Lưu ý bán hàng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ nhận được biên lai bán hàng khi mua sắm. Là một doanh nhân, bạn phải cung cấp biên lai bán hàng sau khi nhập dữ liệu về các mặt hàng đã bán. Tài liệu này là bằng chứng bán hàng và nó phải bao gồm số tiền thanh toán, ngày bán, tên và giá hàng hóa, tên của người đã xử lý giao dịch bán hàng và nhận được khoản thanh toán.
- Biên lai thanh toán tiền thuê. Biên lai này được phát hành bởi chủ sở hữu bất động sản cho thuê như bằng chứng về việc nhận thanh toán từ người thuê. Biên lai thanh toán phải có tên người cho thuê, tên người thuê, địa chỉ tài sản cho thuê, thời hạn thanh toán, số tiền phí thuê, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của hợp đồng thuê.
- Thủ phạm thực hiện các giao dịch mua hoặc bán qua internet sẽ nhận hoặc cung cấp biên lai điện tử. Thông tin trong biên lai điện tử giống như thông tin trong các biên lai thanh toán khác và được dùng làm bằng chứng mua hàng trong mạng (trực tuyến).
Bước 3. Biết những điều quan trọng về người mua và người bán phải có trong biên lai
Bài viết này tập trung vào việc tạo biên lai thanh toán giữa người mua và người bán. Bên bán hàng hoá hoặc dịch vụ phải ghi các thông tin sau vào biên lai:
- Dữ liệu người bán chi tiết. Bao gồm tên của người hoặc công ty đã thực hiện giao dịch bán, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email ở đầu biên lai. Cũng bao gồm tên của quản lý cửa hàng hoặc chủ sở hữu công ty.
- Dữ liệu chi tiết về người mua. Bao gồm tên đầy đủ của người mua hoặc bên đã thực hiện giao dịch mua.
- Ngày Giao dịch. Bao gồm ngày, tháng và năm của giao dịch vì thông tin này là cần thiết để báo cáo thuế.
- Dữ liệu sản phẩm chi tiết. Viết một mô tả ngắn để giải thích hàng hóa hoặc dịch vụ đang được bán, ví dụ: tên sản phẩm, số lượng, mã số sản phẩm và các thông tin khác để xác định sản phẩm. Dữ liệu này sẽ hữu ích nếu bạn cần tìm thông tin về các sản phẩm đã được bán.
- Giá cả hàng hóa / dịch vụ. Bao gồm chi tiết giá hàng hóa / dịch vụ bắt đầu từ giá bán, thuế, chi phí đóng gói hoặc vận chuyển, chiết khấu hoặc giảm giá trong bối cảnh các chương trình khuyến mại. Các giao dịch mua bán sẽ hợp lệ và cụ thể hơn nếu giá mặt hàng được viết chi tiết.
- Phương thức thanh toán. Bao gồm cách người mua thực hiện thanh toán, ví dụ: bằng tiền mặt, bằng séc, thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.
- Chữ ký của người bán và người mua. Sau khi biên lai đã được lập hoặc in và người mua thanh toán, hãy dán tem "Đã thanh toán" (nếu đã thanh toán hết) ở dưới cùng của biên lai và sau đó người bán ký tên. Bạn có thể ký biên nhận cho người mua làm tài liệu.
Những thứ cần thiết
- Giấy hoặc biên lai trống
- Ballpoint
- Thông tin chi tiết về giao dịch mua hàng
