Tất cả chúng ta đều muốn có nhiều thời gian hơn, cho dù đó là để thư giãn, tập thể dục, đi chơi với bạn bè, gia đình và bản thân. Có hàng trăm cách để tiết kiệm thời gian của bạn trong suốt cả ngày. Hãy dành vài phút để đọc các mẹo và lời khuyên được thu thập ở đây, và bắt đầu tiết kiệm thời gian ngay hôm nay!
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Phương pháp 1/3: Tiết kiệm thời gian tại văn phòng
Bước 1. Ưu tiên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất
Đầu tiên, hãy hoàn thành các nhiệm vụ lớn trong danh sách việc cần làm của bạn vào đầu ngày, vì vậy bạn sẽ không vội vàng hoàn thành chúng sau này. Bạn sẽ cảm thấy một thành tựu. Thêm vào đó, bạn sẽ không bị choáng ngợp bởi các dự án lớn chưa hoàn thành trong khi giải quyết các nhiệm vụ nhỏ hơn vào cuối ngày. Như vậy bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn.
“Nhiệm vụ quan trọng nhất” không nhất thiết có nghĩa là “nhiệm vụ khẩn cấp nhất”. Nếu một công việc giấy tờ thông thường phải nộp cho ông chủ trong ngày, bạn có thể không cần phải hoàn thành nó trước 11:00 bằng cách thỏa hiệp với khách hàng và cung cấp dịch vụ kém cho anh ta. Học cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng
Bước 2. Giao nhiệm vụ cho các nhân viên khác
Để ủy thác một nhiệm vụ đúng đắn, bạn phải hiểu được điểm mạnh của bản thân và đồng nghiệp. Một số người giỏi với những con số, những người khác lại giỏi viết lách. Bằng cách xác định ai có các kỹ năng cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng công việc phải hoàn thành.
- Khi giao nhiệm vụ, bạn phải có thẩm quyền nhưng không đòi hỏi cao. Làm cho người mà bạn yêu cầu giúp đỡ cảm thấy như một chuyên gia và khen ngợi kiến thức của họ về lĩnh vực này.
- Hãy nhớ rằng, nếu bạn ủy thác nhiệm vụ, bạn cũng phải sẵn sàng nhận nhiệm vụ từ những người khác có khối lượng công việc đang chồng chất.
Bước 3. Thu thập các nhiệm vụ giống nhau
Hầu hết công việc hàng ngày của một người bao gồm các nhiệm vụ nhỏ thường xuyên được dàn trải trên các dự án lớn hơn trong ngày. Bằng cách nhóm chúng lại với nhau và thực hiện tất cả chúng cùng một lúc, bạn có thể tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.
- Thay vì trả lời email hai mươi phút một lần, hãy dành đủ hai khoảng thời gian và xử lý tất cả các email trong thời gian đó. Bằng cách đó, bạn sẽ tập trung hơn vào công việc mà không cần lo lắng.
- Thực hiện tất cả các cuộc gọi điện thoại cùng một lúc và thực hiện tất cả các thủ tục giấy tờ cùng một lúc.
Bước 4. Đặt thời gian nhất quán để rời văn phòng
Hầu như tất cả mọi người đều đến văn phòng vào cùng một thời điểm mỗi ngày. Nhưng khi bận rộn, họ thường làm thêm giờ ở văn phòng và tiếp tục làm việc. Cuối cùng khi họ về đến nhà thì đã rất khuya. Chỉ định thời gian đi làm về nhà bình thường, ít muộn hơn. Nếu làm thêm giờ không phải là một lựa chọn, bạn chắc chắn sẽ tối đa hóa năng suất của mình trong giờ làm việc.
Hãy cho mọi người trong văn phòng biết rằng bạn sẽ về nhà vào một giờ nhất định bằng cách sử dụng một tín hiệu ngụ ý. Nói cho họ biết kế hoạch của bạn cho buổi tối hoặc yêu cầu họ giao tài liệu công việc sớm vì bạn phải về nhà đúng giờ
Bước 5. Tránh các cuộc họp và trò chuyện không hiệu quả
Đôi khi trong văn phòng, mọi người không làm việc hiệu quả như bạn muốn. Đừng để vấn đề của họ là vấn đề của bạn. Hãy kiên quyết và nói với đồng nghiệp rằng bạn nên quay lại làm việc ngay sau khi họ nói cho họ biết họ cần gì.
- Học cách nói không. Nếu bạn được mời tham dự một cuộc họp và không nghĩ rằng nó quan trọng, chỉ cần nói rằng bạn đang rất bận, hoặc có việc khác phải làm và không thể tham dự.
- Hãy cho họ biết rằng bạn sẽ "ghé thăm" cuộc họp, chỉ khi bạn quan tâm hoặc khi bạn cần tham dự. Đồng nghiệp có thể không vui khi nghe điều này, nhưng họ sẽ tôn trọng đạo đức làm việc của bạn.
- Nếu bạn phải tham dự, hãy đặt thời gian rõ ràng cho cuộc họp, chẳng hạn như khoảng 20 phút. Hoặc tổ chức một cuộc họp trong văn phòng của bạn, nơi bạn có quyền dừng cuộc họp khi cuộc họp cần kết thúc.
Phương pháp 2/3: Phương pháp 2/3: Tiết kiệm thời gian với công nghệ
Bước 1. Sắp xếp hộp thư đến email của bạn
Các dịch vụ email hiện đại cung cấp nhiều cách để duy trì một hộp thư đến gọn gàng và có tổ chức. Sử dụng các công cụ lọc từ nhà cung cấp dịch vụ email của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian phân loại thư. Bằng cách này, bạn cũng sẽ không phải đắm chìm trong một biển email rác. Gmail, Outlook, Mail.app và hầu hết các dịch vụ email khác có các bộ lọc tương tự để giúp tiết kiệm thời gian.
- Ngăn email rác và thư chuỗi xâm nhập vào hộp thư đến của bạn bằng cách cài đặt nhà cung cấp dịch vụ email của bạn xác định và xóa chúng ngay lập tức.
- Thiết lập các email liên quan đến công việc được tự động nhập vào một thư mục đặc biệt.
- Sắp xếp các nhóm hoặc danh mục bạn muốn, chẳng hạn như bạn bè và gia đình, hoặc các cập nhật trên mạng xã hội. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy email bạn đang tìm kiếm.
Bước 2. Sử dụng phím tắt
Có lẽ điều này trông tầm thường. Nhưng một khi bạn đã quen với nó, dù ít như thế nào, bạn cũng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Cho dù bạn đang sử dụng hệ điều hành Windows hay máy tính Macintosh, việc biết các phím tắt cơ bản và một số phím tắt dành riêng cho công việc có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc.
- Một số phím tắt được sử dụng phổ biến nhất cho Windows bao gồm: Ctrl + C (để sao chép tệp đã chọn), Ctrl + V (để dán tệp đã chọn) và Ctrl + Z (để hoàn tác).
- Người dùng Mac có thể sử dụng phím tắt tương tự bằng cách thay thế phím Ctrl bằng phím Command.
Bước 3. Hạn chế thời gian của bạn trên mạng xã hội
Rất dễ bị cuốn vào vòng luẩn quẩn của mạng xã hội, nơi trang này dẫn đến trang tiếp theo và trang khác. Có rất nhiều thứ trên internet có thể làm xao nhãng những điều quan trọng trong cuộc sống. Đừng để nó làm phiền bạn. Đặt giới hạn hàng ngày cho việc sử dụng mạng xã hội. Hãy thử lướt sóng trong một giờ hoặc 30 phút mỗi ngày. Dành một khoảng thời gian vào mỗi tối hoặc một khoảng thời gian ngắn vào các ngày trong tuần, như một khoảng thời gian nghỉ ngơi.
- Không theo dõi quá nhiều người trên Twitter, Instagram và các diễn đàn mạng xã hội khác. Bằng cách đó, thời gian dành cho mạng xã hội sẽ ít hơn.
- Thực hiện các bước nhỏ để tránh phương tiện truyền thông xã hội. Không mở nó khi bạn đang ăn hoặc khi đi ngủ.
- Hãy khuyên bạn bè của bạn giảm việc sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội cùng nhau. Bạn sẽ ngạc nhiên khi bạn có thể tìm ra những cách khác để giữ liên lạc nhanh như thế nào.
Bước 4. Xem tivi ít hơn
Ngồi trên chiếc ghế dài và nhìn chằm chằm vào TV thật thư giãn, đặc biệt là sau một ngày bận rộn. Nhưng đây không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả. Giảm tiếp xúc với TV sẽ giúp tiết kiệm và tối đa thời gian bạn có. Nếu bạn muốn đi xa hơn nữa, bạn có thể cắt gói đăng ký truyền hình cáp của mình. Ngoài khả năng tiết kiệm tiền, phương pháp này cũng sẽ giúp thời gian của bạn rảnh rỗi hơn. Hoặc thực hiện các bước nhỏ, chẳng hạn như chỉ xem một hoặc hai chương trình yêu thích mỗi tuần.
- Tận dụng công nghệ ghi âm và tiết kiệm thời gian bằng cách bỏ qua quảng cáo cho các chương trình bạn không muốn bỏ lỡ.
- Đa nhiệm trong khi xem. Đôi khi các chương trình truyền hình có thể được xem một cách tình cờ. Quan sát trong khi thu dọn đồ đạc hoặc tập thể dục.
Phương pháp 3/3: Phương pháp 3/3: Tiết kiệm thời gian ở nhà
Bước 1. Nấu ăn hiệu quả hơn
Khi nói đến nấu ăn, mọi người dành nhiều thời gian hơn họ thực sự cần. Vì vậy, cách bạn nấu ăn sẽ tạo ra sự khác biệt lớn. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến thời gian bạn có thể tiết kiệm mỗi ngày. Điều đầu tiên cần xem xét là đi đến cửa hàng bách hóa với một kế hoạch. Lập danh sách tất cả những thứ bạn cần và gắn vào chúng. Đừng mua sắm trong giờ cao điểm và lên kế hoạch cho tất cả các bữa ăn trong tuần, bao gồm cả bữa trưa và bữa tối. Bằng cách đó, bạn không phải mất thời gian mua các món bổ sung riêng cho một bữa ăn cụ thể sau này.
- Làm những phần lớn thức ăn yêu thích của bạn và để dành chúng. Bạn có thể thưởng thức phần còn lại sau đó mà không cần tốn thời gian nấu nướng nữa. Các món ăn như rendang, gà rán, gudeg thường có thể được nấu theo khẩu phần lớn.
- Đặt một chiếc bát trên bàn trong khi bạn nấu ăn và sử dụng nó như một thùng rác tạm thời. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian đi đến thùng rác bằng cách thu thập mọi thứ trước và vứt chúng đi khi bạn hoàn thành. Phương pháp xử lý rác thải này rất hiệu quả.
Bước 2. Tiết kiệm thời gian khi dọn dẹp nhà cửa
Dọn dẹp giống như một công việc không bao giờ kết thúc, bởi vì những mớ hỗn độn mới sẽ tiếp tục xuất hiện và bụi sẽ tiếp tục chất thành đống. Làm tất cả các công việc nhà một cách hiệu quả để bạn có thể tiết kiệm thời gian trong khi có một ngôi nhà gọn gàng. Cách tốt nhất để làm điều này là dọn dẹp nhanh chóng một chút. Đừng dành hơn mười phút để thu dọn quần áo, bát đĩa, báo cũ, v.v. và đặt mọi thứ vào đúng vị trí của nó. Thực hiện công việc mỗi ngày để bạn không phải mất nhiều thời gian dọn dẹp mọi thứ kỹ lưỡng sau này. Hãy nhớ rằng, cách tốt nhất để luôn ngăn nắp là luôn đặt mọi thứ vào đúng vị trí của nó. Thực hiện theo các quy tắc này để bạn có tổ chức hơn và có thể tiết kiệm thời gian. Vì vậy, lần sau bạn không phải bối rối tìm chìa khóa giữa đống đồ lộn xộn nữa.
- Khi làm sạch kỹ lưỡng, hãy làm từ trên xuống dưới. Khi bạn làm sạch những nơi ở phía trên, bụi sẽ lắng xuống phía dưới. Cuối cùng, sau đó hút bụi.
- Làm sạch khi bạn vượt qua. Cho dù bạn đang dọn dẹp giường khi thức dậy, hay lau gia vị rơi vãi khi đang nấu ăn, việc dọn dẹp khi đang di chuyển sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian sau này. Phương pháp này rất hữu ích, đặc biệt là trong nhà bếp và trong phòng tắm. Các vật dụng hoặc vật liệu rơi vãi có thể dễ dàng và nhanh chóng hơn để làm sạch trước khi chúng khô và cứng lại.
Bước 3. Hoàn thành tất cả các vấn đề tài chính cùng một lúc
Thanh toán hóa đơn và thực hiện các giao dịch ngân hàng có thể phức tạp và tốn thời gian nếu không được thực hiện đúng cách. Bằng cách xử lý tất cả các hóa đơn và các vấn đề tài chính của bạn cùng một lúc, bạn có thể tránh nhầm lẫn và tránh lãng phí thời gian có thể xảy ra sau này vì phải sửa chữa sai lầm.
- Kết hợp tất cả các hóa đơn càng nhiều càng tốt. Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ thanh toán của bạn và tìm hiểu xem họ có phục vụ tất cả các loại thanh toán hóa đơn hay không. Thông thường họ có thể giúp thanh toán các hóa đơn điện thoại, điện và nước.
- Đăng ký để có thể thanh toán hóa đơn tự động (ghi nợ tự động). Nhiều học viện có tùy chọn này, vì vậy bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm bớt căng thẳng khi bị trễ thời hạn.
- Tìm hiểu xem công ty bạn làm việc có cung cấp tiền gửi trực tiếp hay không và đăng ký nếu có. Vì vậy, nhu cầu đến ngân hàng của bạn sẽ giảm xuống.
Bước 4. Bắt đầu một ngày với một thói quen buổi sáng hiệu quả
Đừng để thiếu ngủ làm hỏng buổi sáng của bạn. Thực hiện các bước đơn giản để khiến một ngày của bạn diễn ra theo đúng kế hoạch, chẳng hạn như mặc quần áo và ăn trưa trước khi đi ngủ vào buổi tối. Đi tắm nhanh và làm một bữa sáng dễ dàng. Làm một bát ngũ cốc chắc chắn sẽ không mất nhiều thời gian.
- Tận dụng lợi thế của chế độ hẹn giờ trên máy pha cà phê, để tránh rắc rối khi đặt nó vào buổi sáng.
- Bỏ qua công nghệ trong khi bạn đã sẵn sàng. Đừng kiểm tra e-mail của bạn cho đến khi bạn đến văn phòng, vì điều đó sẽ chỉ làm phiền bạn. Và không kích hoạt tính năng báo lại trên báo thức.
- Mở rèm cửa và tận hưởng ánh sáng tự nhiên. Tiếp xúc với ánh nắng mặt trời rất tốt cho não và nhịp sinh học của bạn khi bạn thức dậy vào buổi sáng.
Lời khuyên
- Hãy đeo đồng hồ và xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho một số công việc nhất định. Giới hạn thời gian.
- Đặt thời hạn để bạn không mất quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể.
- Đừng trì hoãn.
- Một trong những hình thức lãng phí thời gian tồi tệ nhất là lặp đi lặp lại. Tập trung vào những gì bạn đang làm và không lặp lại quá trình tương tự hai lần.
- Theo dõi thời gian bạn làm những việc nhất định, sau đó xác định các hoạt động chiếm thời gian và tìm cách rút ngắn chúng.
