Bước 1. Hiểu quy trình lưu dữ liệu trong Microsoft Outlook
Tất cả thông tin trong Outlook, bao gồm email, thư mục, danh bạ, lịch, v.v., được lưu trữ dưới dạng một tệp có phần mở rộng .pst hoặc .ost trên máy tính. Bằng cách sao chép các tệp này, bạn có thể tạo bản sao lưu hoàn chỉnh thông tin Outlook của mình.
Bước 2. Mở thư mục chứa các tệp dữ liệu Outlook
Bạn cần truy cập thư mục C: / Users \% username% / AppData / Local / Microsoft / Outlook \. Có một số bước bạn có thể thử để truy cập vào thư mục:
- Mở cửa sổ File Explorer và truy cập thư mục, nhưng trước tiên bạn cần hiển thị các tệp ẩn. Nhấp vào tab "Xem" và chọn "Các mục ẩn" hoặc nhấp vào trình đơn "Xem", chọn "Tùy chọn thư mục" và chọn tùy chọn "Hiển thị tệp và thư mục ẩn". Với tùy chọn này, bạn có thể thấy thư mục “AppData” bên trong thư mục “Người dùng”.
- Bạn có thể nhấn Win, nhập% appdata% và nhấn Enter. Thư mục "Chuyển vùng" sẽ được mở. Đi tới một thư mục phía trên nó để truy cập thư mục "AppData", sau đó đi tới thư mục "Local" → "Microsoft" → "Outlook".
- Trong Windows XP, mở thư mục C: / Documents and Settings \% username% / Local Settings / Application Data / Microsoft / Outlook \.
Bước 3. Định vị các tệp.pst và.ost
Cả hai đều là tệp dữ liệu cho chương trình Outlook tài khoản người dùng hiện tại. Các tệp này được đặt tên theo địa chỉ email được liên kết. Hầu hết người dùng có tệp.pst, trong khi người dùng Exchange thường có tệp.ost.
Sao chép tệp bằng cách chọn nó và nhấn phím tắt Ctrl + C hoặc nhấp chuột phải vào tệp và chọn "Sao chép"
Bước 4. Xác định quy trình sao lưu tệp
Có một số cách bạn có thể chọn để sao lưu các tệp dữ liệu của mình một cách an toàn, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Bằng cách tạo nhiều bản sao lưu, bạn có thể đảm bảo các tệp của mình an toàn trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Bạn có thể sao chép tệp vào ổ USB. Thông thường, các tệp.pst có kích thước 10-100 MB để chúng phù hợp để thêm vào ổ USB.
- Bạn có thể sao chép các tập tin vào đĩa. Bằng cách này, bạn có thể mang theo đĩa mọi lúc mọi nơi, nhưng việc sử dụng toàn bộ dung lượng đĩa để sao chép tệp có vẻ lãng phí vì kích thước tệp tương đối nhỏ. Đọc bài viết về cách ghi đĩa DVD để biết thêm thông tin.
- Bạn có thể tải tệp lên dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Google Drive hoặc OneDrive. Với tùy chọn này, bạn có thể truy cập tệp của mình từ bất kỳ máy tính nào được kết nối với internet. Đọc bài viết về cách sao lưu dữ liệu để biết thêm thông tin về quá trình tải tệp lên dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
Phương pháp 2/2: Khôi phục tệp sao lưu vào chương trình
Bước 1. Sao chép tập tin sao lưu vào máy tính
Nếu tệp được lưu trữ trên ổ USB, đĩa hoặc không gian lưu trữ trực tuyến, trước tiên bạn cần sao chép tệp đó vào không gian lưu trữ của máy tính. Bạn có thể đặt tệp ở bất kỳ đâu (ví dụ: máy tính để bàn hoặc thư mục “Tài liệu”).
Bước 2. Nhấp vào tab “Tệp” hoặc nút “Văn phòng”
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2003, hãy nhấp vào menu "Tệp".
Bước 3. Chọn "Mở & Xuất" hoặc "Mở"
Bạn sẽ thấy một số tùy chọn sau đó.
Bước 4. Nhấp vào "Mở tệp dữ liệu Outlook"
Một cửa sổ duyệt tệp sẽ mở ra sau đó.
Bước 5. Duyệt tệp dữ liệu
Định vị tệp dữ liệu mà bạn đã sao chép trước đó vào máy tính của mình. Chọn tệp và nhấp vào "Mở" để tải nó.
Bước 6. Sử dụng một tập tin sao lưu
Outlook sẽ tải một tệp dữ liệu sao lưu, bao gồm tất cả các thư mục, thư, danh bạ và mục lịch.
