Office là bộ chương trình hỗ trợ năng suất phổ biến nhất trên thế giới. Điều này có nghĩa là bạn có thể tìm thấy các tài liệu Office tại một số thời điểm nhất định khi làm việc trên máy tính. Nếu bạn cần mở, chỉnh sửa hoặc tạo tài liệu Office, nhưng bạn không muốn trả tiền cho chương trình, có một số tùy chọn có sẵn để làm theo. Bạn có thể sử dụng phiên bản dùng thử để có quyền truy cập vào tất cả các tính năng của Office trong vòng một tháng. Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng web Office miễn phí để tạo và chỉnh sửa tài liệu qua internet. Ngoài ra, có một số ứng dụng Office miễn phí dành cho thiết bị di động và bạn cũng có thể sử dụng các chương trình thay thế vẫn hỗ trợ các định dạng tệp Office.
Bươc chân
Phương pháp 1 trên 4: Tải phiên bản dùng thử của Office
Bước 1. Sử dụng phiên bản dùng thử của Office 365 trong một tháng
Bạn có thể sử dụng Office miễn phí trong một tháng bằng cách tải xuống phiên bản dùng thử. Gói tải xuống này bao gồm các phiên bản Office 2016 của Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook và các chương trình Office khác. Office 365 là phiên bản Office duy nhất có sẵn trong phiên bản dùng thử miễn phí.
Để sử dụng phiên bản dùng thử, bạn sẽ cần đăng ký và nhập thông tin thẻ tín dụng hợp lệ, nhưng bạn sẽ không bị tính phí cho đến đầu tháng thứ hai. Bằng cách hủy trước khi kết thúc tháng đầu tiên, bạn sẽ không bị tính phí bất kỳ khoản phí nào và có thể sử dụng phiên bản dùng thử trong cả tháng đầu tiên
Bước 2. Truy cập trang web phiên bản dùng thử Office
Bạn có thể tải xuống phiên bản dùng thử của chương trình từ trang web chính thức của Office. Truy cập products.office.com/try để truy cập trang phiên bản dùng thử.
Bước 3. Nhấp vào nút “Dùng thử miễn phí 1 tháng” được cung cấp
Sau đó, quá trình đăng ký sẽ bắt đầu.
Bước 4. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hoặc tạo một tài khoản mới
Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản Microsoft. Bạn có thể sử dụng địa chỉ email, Hotmail, Live.com hoặc Outlook.com để đăng nhập hoặc bạn có thể tạo tài khoản mới miễn phí. Để tải xuống và sử dụng phiên bản dùng thử, trước tiên bạn phải tạo một tài khoản.
Bước 5. Nhập thông tin thẻ tín dụng hợp lệ
Bạn sẽ cần nhập thông tin thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ của mình để bắt đầu phiên bản dùng thử. Bạn sẽ không bị tính phí ngay lập tức nhưng sẽ bị tính phí Office 365 hàng tháng nếu bạn không hủy phiên bản dùng thử của mình trước ngày hết hạn.
Bước 6. Tải xuống tệp cài đặt Office 365
Khi bạn đã tạo tài khoản và nhập thông tin thẻ tín dụng của mình, bạn sẽ được cung cấp một liên kết để tải xuống tệp cài đặt Office 365. Bản thân tệp này rất nhỏ và quá trình tải xuống chỉ mất một phút.
Bước 7. Chạy tệp sau khi quá trình tải xuống hoàn tất
Sau khi tệp được tải xuống, hãy chạy tệp để bắt đầu tải xuống và cài đặt thực tế các chương trình Office. Bạn sẽ được yêu cầu nhập lại tài khoản Microsoft của mình trước khi quá trình tải xuống diễn ra.
- Trong quá trình cài đặt, bạn sẽ được yêu cầu chọn các sản phẩm Office mà bạn muốn cài đặt. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và dung lượng đĩa cứng bằng cách bỏ chọn các chương trình bạn sẽ không sử dụng. Nếu cuối cùng bạn cần, bạn luôn có thể cắm lại sau.
- Quá trình cài đặt sẽ mất thời gian đáng kể, đặc biệt nếu bạn có kết nối internet chậm.
Bước 8. Chạy chương trình Office đã cài đặt
Bạn có thể tìm thấy các chương trình Office được cài đặt gần đây trong menu “Bắt đầu”. Sau đó, bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng của chương trình trong thời gian dùng thử.
Phương pháp 2/4: Sử dụng Ứng dụng web Office miễn phí
Bước 1. Truy cập trang web của Office
Microsoft cung cấp các chương trình như Word, Excel, PowerPoint và các chương trình khác để có thể truy cập miễn phí qua internet. Mặc dù nó không mạnh mẽ như phiên bản dành cho máy tính để bàn, nhưng bạn vẫn có thể làm bất cứ điều gì bạn cần mà không cần phải cài đặt chương trình trên máy tính của mình hoặc trả bất kỳ khoản phí nào. Truy cập office.com để xem các ứng dụng web Office có sẵn.
Bước 2. Bấm vào chương trình Office bạn muốn chạy
Bạn có thể xem một số chương trình có sẵn bằng cách vuốt qua trang Office site. Sau đó, nhấp vào ứng dụng bạn muốn chạy.
Bước 3. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft
Bạn cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft cá nhân hoặc tài khoản cơ quan hoặc trường học. Sau khi đăng nhập, bạn có thể bắt đầu sử dụng chương trình đã chọn. Nếu chưa có tài khoản Microsoft, bạn có thể tạo một tài khoản miễn phí. Khi tài khoản của bạn được tạo, bạn sẽ được cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ OneDrive để lưu trữ tài liệu của mình và truy cập chúng trên bất kỳ máy tính hoặc thiết bị nào.
Bước 4. Sử dụng chương trình đã chọn
Bố cục của các ứng dụng web Office khá giống với phiên bản dành cho máy tính để bàn. Sử dụng các tab ở đầu màn hình để chuyển từ tùy chọn chỉnh sửa này sang tùy chọn chỉnh sửa khác. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng một số tính năng bị thiếu hoặc bị hạn chế. Để truy cập các tính năng nâng cao hơn, bạn sẽ cần phiên bản dành cho máy tính để bàn của chương trình Office. Truy cập trang hỗ trợ này của Microsoft để có danh sách đầy đủ về sự khác biệt giữa phiên bản web và phiên bản Microsoft Word dành cho máy tính để bàn.
Bước 5. Lưu tài liệu của bạn
Các ứng dụng web Office không cung cấp tính năng tự động lưu, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên lưu các tệp của mình theo cách thủ công. Bạn có thể lưu tài liệu bằng cách nhấp vào tab "Tệp" và chọn "Lưu dưới dạng".
- Khi bạn lưu một tài liệu, nó sẽ được lưu trong không gian lưu trữ OneDrive.
- Bạn cũng có thể chọn tải tài liệu xuống máy tính của mình thông qua menu "Lưu dưới dạng". Có một số tùy chọn định dạng có sẵn, bao gồm PDF và các định dạng mở khác.
Bước 6. Tải tài liệu của bạn lên không gian lưu trữ OneDrive để mở nó qua ứng dụng web Office
Nếu bạn nhận được tài liệu Office từ ai đó, bạn có thể mở nó qua ứng dụng web bằng cách tải nó lên dung lượng lưu trữ OneDrive trước.
- Truy cập onedrive.live.com trong trình duyệt. Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng OneDrive nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động.
- Kéo và thả tệp của bạn vào cửa sổ trình duyệt để tải chúng lên không gian lưu trữ OneDrive. Tải lên tài liệu nhỏ chỉ mất một chút thời gian, nhưng tải lên tài liệu lớn như bản trình bày PowerPoint có thể mất nhiều thời gian hơn.
- Bấm vào tài liệu đã tải lên trên OneDrive để mở nó trong ứng dụng web Office. Sau đó, bạn có thể xem và chỉnh sửa tài liệu (nếu tài liệu không được bảo vệ).
Phương pháp 3/4: Sử dụng phiên bản ứng dụng Office dành cho thiết bị di động
Bước 1. Tải xuống ứng dụng Office dành cho thiết bị di động dành cho thiết bị iOS hoặc Android của bạn
Microsoft cung cấp các ứng dụng Office miễn phí có sẵn cho các thiết bị Android và iOS. Bạn có thể tải xuống từ Google Play Store hoặc từ Apple App Store. Phiên bản miễn phí của ứng dụng này cung cấp các tính năng chỉnh sửa và tạo tài liệu cơ bản. Nếu đăng ký Office 365, bạn có thể truy cập nhiều hơn và nhiều tính năng nâng cao hơn.
Bước 2. Cho phép các ứng dụng Office truy cập không gian lưu trữ của thiết bị
Khi ứng dụng được chạy lần đầu tiên, bạn có thể được yêu cầu cấp quyền để ứng dụng có thể truy cập dung lượng lưu trữ của thiết bị. Cho phép truy cập để bạn có thể dễ dàng lưu và mở tệp.
Bước 3. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft để kết nối với OneDrive
Bạn sẽ được nhắc đăng nhập bằng tài khoản Microsoft khi bạn chạy ứng dụng lần đầu tiên. Mặc dù bạn có thể bỏ qua điều này, nhưng việc đăng nhập vào tài khoản của bạn hoặc tạo một tài khoản mới sẽ cung cấp cho bạn 5GB dung lượng lưu trữ OneDrive và có thể đồng bộ hóa các tệp Office từ thiết bị này sang thiết bị khác.
Bước 4. Chạm vào “Mở” để mở tệp từ các thư mục khác nhau
Bạn có thể mở các tệp đã được tải xuống thiết bị của mình, các tài liệu được lưu trữ trên Google Drive hoặc Dropbox, các tệp được lưu trữ trên OneDrive, v.v. Ứng dụng Office này hỗ trợ tất cả các định dạng thường tuân thủ (ví dụ: ứng dụng Word có thể mở tài liệu ở định dạng DOC, DOCX và TXT).
Bước 5. Chạm vào “Mới” để tạo tài liệu mới
Ở đầu màn hình “Mới”, bạn có thể thấy menu để chỉ định nơi tạo hoặc lưu tài liệu. Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft, thư mục cá nhân OneDrive của bạn sẽ là vị trí lưu trữ mặc định. Bạn cũng có thể lưu tài liệu trên thiết bị của mình.
Bước 6. Sử dụng các nút ở đầu màn hình để truy cập các công cụ định dạng
Khi nhấn nút “A” với biểu tượng bút chì, thanh định dạng sẽ xuất hiện trên màn hình. Bạn có thể chọn các công cụ chỉnh sửa và định dạng cơ bản từ các tab Office quen thuộc trên thanh. Chạm vào nút “Trang chủ” để xem các tab khác nhau mà bạn có thể truy cập. Bạn cũng có thể vuốt thanh lên và xuống để xem tất cả các tùy chọn có sẵn.
Khi bàn phím đang mở trên màn hình, bạn có thể trượt thanh phía trên nó sang trái và phải để xem các công cụ định dạng truy cập nhanh
Bước 7. Chạm vào nút “Lưu” để lưu tài liệu
Tài liệu của bạn sẽ tự động được lưu trong một khoảng thời gian nhất định, nhưng bạn có thể chạm vào nút “Lưu” xuất hiện để lưu tài liệu ngay lập tức. Bạn cũng có thể chạm vào nút menu ở góc trên bên trái của màn hình và chọn “Lưu” bất cứ khi nào bạn cần.
Phương pháp 4/4: Sử dụng các chương trình thay thế
Bước 1. Tìm hiểu những chương trình máy tính để bàn thay thế Office có sẵn
Có những chương trình thay thế cung cấp hầu hết tất cả các tính năng có sẵn trong Office (một số chương trình thực sự cung cấp các tính năng không có trong Office). Các chương trình này có thể mở và chỉnh sửa tài liệu Office, cũng như nhiều định dạng mở khác. Một số chương trình hỗ trợ năng suất phổ biến nhất là FreeOffice, OpenOffice và LibreOffice.
FreeOffice là lựa chọn dễ sử dụng nhất trong các chương trình, trong khi OpenOffice và LibreOffice là những chương trình nâng cao hơn. Nếu bạn đã quen với giao diện Office, hãy thử sử dụng FreeOffice hoặc LibreOffice
Bước 2. Tải xuống chương trình
Khi bạn đã lựa chọn xong, bạn có thể tải xuống các tệp cài đặt cho chương trình. Truy cập các trang web sau để tải xuống tệp cài đặt cho chương trình mong muốn:
- LibreOffice: libreoffice.org/download/libreoffice-fresh/
- FreeOffice: freeoffice.com/en/download
- OpenOffice: openoffice.org/download/index.html
Bước 3. Chạy tệp cài đặt
Bạn có thể chọn bất kỳ chương trình nào bạn muốn cài đặt. Bằng cách chỉ chọn các chương trình để sử dụng, bạn có thể cắt giảm thời gian cài đặt và tiết kiệm không gian lưu trữ.
Bước 4. Làm quen với chương trình mới
Tất cả các chương trình thay thế được đề cập đều có ngoại hình và 'đặc điểm' khác, đồng thời được trang bị đầy đủ các tính năng. Do đó, bạn sẽ tìm hiểu một chút về cách sử dụng của nó, đặc biệt nếu bạn đã quen với việc sử dụng Office. Các tính năng cơ bản thường khá dễ sử dụng và bạn có thể tìm thấy hướng dẫn để thực hiện các tác vụ phức tạp hơn trên YouTube hoặc tại đây trên wikiHow.
- Xem bài viết về cách sử dụng OpenOffice.org Writer để biết thêm thông tin về Writer, chương trình Microsoft Word thay thế được cung cấp bởi OpenOffice.
- Hãy tìm các bài viết về cách sử dụng LibreOffice để biết các mẹo giúp bạn làm quen với chương trình soạn thảo văn bản tích hợp sẵn của LibreOffice.
Bước 5. Thử sử dụng một chương trình thay thế dựa trên máy chủ kỹ thuật số (dựa trên đám mây)
Khi các công cụ trực tuyến ngày càng trở nên tinh vi, nhu cầu cài đặt các chương trình hỗ trợ năng suất trên máy tính ngày càng giảm. Ngoài các ứng dụng web Office được mô tả trước đó, có một số chương trình hỗ trợ năng suất dựa trên máy chủ kỹ thuật số có thể được sử dụng. Tất cả các dịch vụ này đều cho phép bạn tải lên và chỉnh sửa tài liệu Office.
- Google Documents là lựa chọn phổ biến nhất trong số các chương trình thay thế dựa trên máy chủ kỹ thuật số. Bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày bằng các công cụ của Google có sẵn trực tuyến. Bạn cũng có thể truy cập bất kỳ thứ gì từ Google Drive có chứa tất cả các tài liệu được lưu trữ. Nếu bạn có tài khoản Gmail, bạn có thể truy cập Google Documents. Đọc bài viết về cách sử dụng Google Drive để biết thêm thông tin về cách tạo và chỉnh sửa tài liệu trong Google Tài liệu.
- Zoho là một chương trình thay thế Office khác dựa trên các máy chủ kỹ thuật số. Giao diện giống với Office hơn là Google Docs. Tuy nhiên, giống như Google Documents, bạn có thể tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Tìm các bài viết về cách sử dụng Zoho Docs để được hướng dẫn sử dụng chương trình.
- OnlyOffice là một chương trình internet thay thế Office cho phép bạn tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày.
