Hệ thống lưu trữ hồ sơ là một trong những khía cạnh quan trọng trong việc quản lý hành chính văn phòng gọn gàng. Xác định thiết lập hệ thống lưu trữ tệp tốt nhất để bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu, cho dù đó là người khác hay chính bạn, đều có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu bạn cần. Hệ thống không đầy đủ khiến bạn gặp khó khăn trong việc xử lý tài liệu vì chúng thường bị xếp hoặc thất lạc khiến bàn làm việc chất đầy đống hồ sơ.
Bươc chân
Bước 1. Xác định hệ thống lưu trữ tệp bạn muốn áp dụng
Bất kể bạn chọn hệ thống nào, hãy đảm bảo rằng bạn biết nơi lưu từng tài liệu, ví dụ như được sắp xếp phù hợp:
- Bảng chữ cái. Hệ thống này được áp dụng tốt nhất khi việc lưu trữ tệp được thực hiện bởi khách hàng, bệnh nhân hoặc tên khách hàng.
- Chủ đề hoặc danh mục. Nói chung, một hệ thống lưu trữ tệp được sắp xếp theo chủ đề hoặc danh mục sẽ rất hữu ích nếu được quản lý đúng cách, nhưng có thể rất khó hiểu nếu tài liệu không được sắp xếp gọn gàng.
- Số hoặc thứ tự thời gian. Tùy chọn này là tốt nhất nếu tài liệu được đăng nhiều kỳ hoặc ghi ngày tháng, chẳng hạn như hóa đơn mua hàng hoặc biên lai thanh toán.
Bước 2. Thiết lập một thư mục treo trong ngăn kéo tệp
Cặp hồ sơ treo không cần lấy ra khỏi ngăn kéo vì nó dùng làm nơi để đặt cặp bìa cứng Manila. Thư mục này sẽ được đưa vào thư mục treo và được lấy ra nếu cần.
Bước 3. Sắp xếp các tài liệu vào ngăn xếp theo thể loại
Khi chồng tài liệu dài đến 3-4 cm, hãy tách chúng thành các danh mục con. Nhiều chồng tài liệu mỏng có thể được kết hợp và sau đó xác định một tên danh mục mới. Chọn tên giúp bạn sắp xếp tài liệu dễ dàng hơn.
Bước 4. Đặt từng tập giấy vào một thư mục bìa cứng và dán nhãn rõ ràng
Để có cái nhìn gọn gàng hơn, hãy sử dụng một thư mục cung cấp chỗ để viết nhãn ở giữa, thay vì xếp hàng.
Bước 5. Lưu trữ thư mục bìa cứng manila trong thư mục treo
Bạn có thể sử dụng cặp treo thông thường để lưu trữ những chồng tài liệu mỏng. Tuy nhiên, để lưu trữ những chồng tài liệu dày hoặc những tài liệu được chia thành các danh mục con, hãy sử dụng cặp treo có đáy hình vuông. Trong trường hợp này, các tệp có thể được sắp xếp theo ý muốn, nhưng thứ tự được sử dụng thường xuyên nhất là theo thứ tự bảng chữ cái.
Bước 6. Dán nhãn cho thư mục treo theo nhãn được liệt kê trên thư mục bìa cứng manila
Đặt nhãn nhựa ở ngoài cùng bên trái của cặp tài liệu, trừ khi bạn phải nhét cặp vào tủ tài liệu theo phương thẳng đứng để các thư mục được đặt theo thứ tự từ trái qua phải, không phải từ trước ra sau. Trong trường hợp này, hãy đặt nhãn nhựa ở bên phải.
Bước 7. Chuẩn bị các thư mục treo và các cặp bìa cứng manila dự phòng để bạn có thể thêm các thư mục nếu có tài liệu không thể nhóm vào các thư mục có nhãn
Không tải quá nhiều hoặc quá ít tài liệu trong thư mục. Cân nhắc xem bạn có cần thay đổi nhãn thư mục và sắp xếp lại vì tài liệu cần được nhóm thành các danh mục mới hay không.
Bước 8. Cuối năm, lấy tất cả các cặp ra khỏi tủ tài liệu, dán nhãn các bìa cứng mới theo danh mục rồi xếp lại vào các cặp treo
Kiểm tra tất cả các tệp xem có tài liệu nào cần kết hợp trong các thư mục đã có sẵn hay không rồi lưu các tài liệu khác làm kho lưu trữ.
Lời khuyên
Nếu bạn muốn làm nhãn nhiều màu sắc, hãy in chúng bằng máy tính hoặc sử dụng phương pháp khác để làm cho tập hồ sơ trông hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, khi bạn phải thực hiện các thay đổi, chẳng hạn như thêm một thư mục mới, bạn có thể cảm thấy bối rối vì khó chọn màu hoặc phải dán nhãn bằng tay. Vì vậy, hãy sử dụng một phương pháp đơn giản
Cảnh báo
- Không tạo danh mục linh tinh cho các tài liệu không thể nhóm vào một số danh mục nhất định vì phương pháp này làm cho tài liệu tiếp tục chồng chất.
- Sau khi xác định hệ thống lưu trữ tệp, hãy tạo thói quen quản lý tài liệu một cách thường xuyên. Dành thời gian để lưu các tập tin trên bàn làm việc của bạn mỗi ngày. Đừng để tài liệu vào một giỏ lớn vì giỏ sẽ nhanh chóng đầy và trở thành một đống hồ sơ mới.
