Thông thường, các công ty, nhóm phi lợi nhuận hoặc chính trị gia muốn biết khách hàng hoặc thành phần của họ nghĩ gì về sản phẩm / dịch vụ / chương trình mà họ cung cấp. Một trong những phương pháp thường được sử dụng cho mục đích này là bảng câu hỏi. Kết quả thu được có thể có tác động đến những thay đổi về hình ảnh công ty, việc ra quyết định và thay đổi chính sách nếu các phản hồi đưa ra được coi là hợp lý. Tạo một bảng câu hỏi có vẻ dễ dàng và đơn giản, nhưng nếu nó không được thiết kế đúng cách, kết quả có thể bị bóp méo và không đáng tin cậy.
Bươc chân
Phần 1/3: Đặt câu hỏi
Bước 1. Quyết định những gì bạn muốn biết bằng cách phân phát một bảng câu hỏi
Suy nghĩ lại xem bạn cần dữ liệu gì và dữ liệu đó sẽ được xử lý như thế nào sau này. Bằng cách đó, bạn có thể dự đoán những câu hỏi nào phù hợp với mục tiêu và cách bạn sẽ cấu trúc chúng. Một bảng câu hỏi tốt không nên quá dài. Vì vậy, hãy quyết định mục tiêu nào là quan trọng và mục tiêu nào không.
Bước 2. Lập kế hoạch cho các câu hỏi sẽ giúp bạn có được thông tin cần thiết
Bắt đầu với một loạt các câu hỏi, sau đó thu hẹp lại cho đến khi mỗi câu hỏi có liên quan đến một mục tiêu. Giữ câu hỏi và câu trả lời đơn giản, sử dụng càng ít từ càng tốt. Bạn có thể dựa vào câu hỏi mở, câu hỏi đóng hoặc kết hợp cả hai.
Bước 3. Sử dụng các câu hỏi đóng để thu thập các câu trả lời cụ thể
Câu hỏi đóng cung cấp một loạt lựa chọn nhất định cho người trả lời. Câu hỏi này có thể là câu hỏi có hoặc không, đúng hoặc sai, hoặc một câu hỏi yêu cầu người trả lời đồng ý hoặc từ chối một tuyên bố. Câu hỏi đóng có thể giống như câu hỏi mở, nhưng người trả lời chỉ có một số câu trả lời hạn chế. Ví dụ về các câu hỏi đóng có thể được xem dưới đây:
- "Bạn đã từng mua sắm ở đây bao giờ chưa?"
- "Nếu vậy, bạn mua sắm ở đây bao lâu một lần?" (Câu hỏi này sẽ cung cấp một số câu trả lời rõ ràng mà từ đó người trả lời có thể chọn, ví dụ: “một lần một tuần” đến “một lần một tháng”)
- “Vui lòng cho biết mức độ hài lòng của bạn với trải nghiệm mua sắm hôm nay?” (Câu hỏi này cũng có các câu trả lời hạn chế, ví dụ: "rất hài lòng" đến "rất không hài lòng")
- "Bạn có muốn giới thiệu cửa hàng này cho một người bạn không?"
Bước 4. Sử dụng câu hỏi mở để yêu cầu phản hồi
Các câu hỏi mở tạo ra các câu trả lời mà bạn có thể không mong đợi và không cung cấp một loạt các câu trả lời cụ thể để bạn lựa chọn. Câu hỏi mở tạo cơ hội cho người trả lời chia sẻ kinh nghiệm hoặc kỳ vọng nhất định. Một câu hỏi mở có thể trông như thế này:
- "Em mua sắm làm gì?"
- "Bạn thường mua sắm ở đâu?"
- "Ai đã giới thiệu cửa hàng này cho bạn?"
- Các câu hỏi mở rất phù hợp để làm rõ các câu trả lời trước đó, chẳng hạn như "Tại sao bạn lại cảm thấy như vậy?"
Bước 5. Đặt câu hỏi theo cách không tạo ra sự nhầm lẫn và thiên vị
Tránh những câu hỏi dẫn dắt người trả lời bởi vì những câu hỏi dẫn dắt cho thấy rằng người hỏi đang tìm kiếm một câu trả lời cụ thể và sẽ hạn chế những câu trả lời mà người trả lời có thể thoải mái đưa ra. Bạn có thể thay đổi câu hỏi bằng cách cung cấp các câu trả lời có thể có hoặc thay đổi cách diễn đạt sao cho nó không khiến người trả lời phải trả lời theo một cách nhất định.
- Bạn có thể cân nhắc hỏi cùng một câu hỏi theo một cách khác, giảm bớt những câu trả lời thiên vị và giúp bạn có cơ hội biết rõ hơn ý kiến thực sự của người đó về chủ đề này.
- Các từ được sử dụng trong các câu hỏi phải được lựa chọn sao cho người trả lời có thể hiểu rõ. Người trả lời bối rối sẽ đưa ra dữ liệu không đúng mục tiêu, do đó hãy đảm bảo rằng các câu hỏi có thể được hiểu rõ nhất có thể. Tránh sử dụng các từ phủ định kép, mệnh đề không cần thiết hoặc mối quan hệ chủ ngữ - đối tượng không rõ ràng.
Phần 2/3: Thực hiện Bảng câu hỏi
Bước 1. Suy nghĩ về cách bạn sẽ phân phối bảng câu hỏi
Có một số tùy chọn để xem xét. Bạn có thể sử dụng các dịch vụ trực tuyến để thiết kế bảng câu hỏi. Sau đó, gửi liên kết bảng câu hỏi qua email. Bạn cũng có thể sử dụng các chiến dịch qua điện thoại hoặc thư để liên hệ với người trả lời một cách tự nhiên. Hoặc bạn có thể trực tiếp điều hành chiến dịch, sử dụng một chuyên gia hoặc tình nguyện viên để dẫn đầu cuộc khảo sát.
Bước 2. Thiết kế bảng câu hỏi theo phương pháp sẽ được sử dụng để phân phối bảng câu hỏi
Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm, và mỗi phương pháp đều có những hạn chế về những gì nó có thể làm được. Suy nghĩ lại về phương pháp phân phối phù hợp nhất với chủ đề được nêu ra trong bảng câu hỏi và dữ liệu bạn muốn thu thập. Ví dụ:
- Các cuộc khảo sát được phân phối bằng máy tính, điện thoại và thư có thể tiếp cận nhiều người trả lời hơn, trong khi các cuộc khảo sát trực tiếp mất nhiều thời gian để thực hiện và giới hạn những người có thể tham gia (điều này có thể hữu ích).
- Các cuộc khảo sát được phân phối bằng máy tính, phỏng vấn trực tiếp và qua thư có thể sử dụng hình ảnh, trong khi những khảo sát được thực hiện qua điện thoại thì không.
- Người trả lời có thể quá ngại ngùng để trả lời một số câu hỏi được hỏi trực tiếp hoặc qua điện thoại. Quyết định xem bạn có muốn làm rõ câu hỏi hay không nếu người trả lời không hiểu điều gì đó. Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể làm rõ khi phỏng vấn trực tiếp.
- Để trả lời một cuộc khảo sát được phân phối qua máy tính, người trả lời phải có quyền truy cập vào máy tính. Nếu bảng câu hỏi nêu ra chủ đề liên quan đến vấn đề cá nhân, thì một cuộc khảo sát trên máy tính có thể phù hợp nhất.
Bước 3. Chú ý đến thứ tự của các câu hỏi bạn đưa ra
Hình thức của bảng câu hỏi cũng quan trọng như chính nội dung của bảng câu hỏi. Bạn nên cố gắng cấu trúc các câu hỏi theo thứ tự hợp lý hoặc cung cấp các dấu hiệu rõ ràng để chỉ ra sự chuyển tiếp từ phần này sang phần khác. Các loại câu hỏi khác nhau có thể ảnh hưởng đến cách người trả lời điền vào bảng câu hỏi.
- Bạn có thể phải cấu trúc câu hỏi của mình để nếu ai đó trả lời có hoặc không cho một câu hỏi cụ thể, họ có thể bỏ qua những câu hỏi không áp dụng cho họ. Điều này có thể giúp giữ cho bảng câu hỏi được tập trung và ít tốn thời gian hơn để hoàn thành.
- “Vòng loại” là những câu hỏi sàng lọc những người trả lời nhất định, ngăn họ trả lời những câu hỏi không dành cho họ. Đặt vòng loại ở đầu bảng câu hỏi.
- Nếu nhân khẩu học là mối quan tâm lớn, hãy hỏi trước các câu hỏi liên quan đến nhân khẩu học.
- Đặt các câu hỏi mang tính cá nhân hoặc phức tạp vào cuối bảng câu hỏi. Người trả lời sẽ không cảm thấy gánh nặng bởi câu hỏi này và có thể cởi mở và trung thực hơn.
Bước 4. Quyết định xem bạn có cung cấp các ưu đãi để đổi lấy việc hoàn thành bảng câu hỏi hay không
Thường sẽ dễ dàng thu hút người trả lời hơn nếu bạn cung cấp thứ gì đó để đổi lại thời gian của họ. Bảng câu hỏi trực tuyến, thư hoặc điện thoại có thể cung cấp phiếu giảm giá sau khi người trả lời điền xong. Bản câu hỏi được thực hiện trực tiếp có thể tặng quà lưu niệm như một biểu hiện của lòng biết ơn đối với sự tham gia của họ. Bảng câu hỏi cũng là một cách tốt để thu hút sự chú ý của người trả lời vào danh sách gửi thư hoặc ưu đãi thành viên mà họ có thể đã bỏ lỡ nếu không có bảng câu hỏi.
Bước 5. Kiểm tra bảng câu hỏi trước khi bạn bắt đầu khảo sát những người khác
Bạn bè, nhân viên và các thành viên trong gia đình là những người trả lời thử nghiệm tốt. Bạn có thể kiểm tra bảng câu hỏi trong khi nó vẫn đang được phát triển hoặc kiểm tra nó sau khi hoàn thành bản nháp.
- Yêu cầu phản hồi từ những người trả lời thử nghiệm. Họ có thể chỉ ra bất kỳ phần nào khó hiểu hoặc kỳ quặc. Ấn tượng mà người trả lời cảm thấy về bảng câu hỏi cũng quan trọng như chính nội dung của bảng câu hỏi.
- Sau khi kiểm tra nó, hãy thực hiện phân tích thống kê để đảm bảo rằng bạn đang thu thập dữ liệu mình cần. Nếu bạn không nhận được thông tin bạn muốn, hãy thực hiện những thay đổi cần thiết đối với bảng câu hỏi. Bạn có thể phải thay đổi từ ngữ của một số câu hỏi, thêm phần giới thiệu hoặc sắp xếp lại thứ tự của các câu hỏi, tăng hoặc giảm số lượng câu hỏi để bảng câu hỏi có thể đưa bạn đến mục tiêu của mình.
Phần 3/3: Chỉnh sửa Bảng câu hỏi
Bước 1. Kiểm tra dữ liệu thu thập được để hiểu thực tế bảng câu hỏi đang yêu cầu điều gì
Hãy nhớ rằng bảng câu hỏi thường là một phần của một chiến dịch lớn hơn. Bảng câu hỏi có thể được sửa đổi và sử dụng lặp đi lặp lại để nhắm mục tiêu đến các đối tượng nhân khẩu học khác nhau, đặt các câu hỏi khác nhau hoặc các câu hỏi phù hợp hơn với mục tiêu. Sau khi xem xét kết quả, bạn có thể thấy rằng mặc dù bảng câu hỏi bạn đã tạo là hợp lý, nhưng nó không phù hợp để đạt được mục tiêu của bạn.
- Ví dụ: bạn có thể tìm thấy những câu hỏi như "Bạn mua sắm ở đây bao lâu một lần?" giới hạn người trả lời chỉ đối với những người mua sắm trực tiếp tại cửa hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách mọi người mua một sản phẩm cụ thể, bạn có thể muốn mở rộng câu hỏi của mình để bao gồm những người mua sắm trực tuyến.
- Các phương pháp thực thi cũng có thể giới hạn dữ liệu. Ví dụ, những người trả lời các cuộc khảo sát được thực hiện qua internet rất có thể là những người có kiến thức máy tính cao hơn người bình thường.
Bước 2. Sửa lại câu hỏi thêm
Một số câu hỏi có thể ổn trong quá trình kiểm tra, nhưng trong thực tế thì nó không hoạt động như mong đợi. Các câu hỏi phải hợp lý đối với nhân khẩu học cụ thể mà bạn đang nhắm mục tiêu. Hãy suy nghĩ lại về việc liệu người trả lời có thể thực sự hiểu những gì đang được hỏi, hoặc nếu cuộc khảo sát của bạn quá chuẩn đến mức người trả lời không thực sự trả lời.
Ví dụ: những câu hỏi như "Tại sao bạn mua sắm ở đây?" có thể có câu trả lời quá rộng để đánh lừa người trả lời. Nếu bạn muốn tìm hiểu xem đồ trang trí cửa hàng có ảnh hưởng đến thói quen mua sắm hay không, bạn có thể yêu cầu người trả lời giải thích suy nghĩ của họ về đồ trang trí cửa hàng, thương hiệu, v.v
Bước 3. Xem lại các câu hỏi mở
Kiểm tra xem các câu hỏi mở có phù hợp với các mục tiêu cần đạt được không. Có thể là câu hỏi quá mở nên người trả lời sẽ đi lang thang khắp nơi. Hoặc, câu hỏi có thể không đủ mở để dữ liệu thu được không hữu ích lắm. Suy nghĩ lại vai trò của câu hỏi mở trong bảng câu hỏi và sửa đổi nó nếu cần.
Như trên, những câu hỏi rộng như, "Bạn cảm thấy thế nào khi mua sắm ở đây?" có thể không cung cấp đầy đủ hướng dẫn cho người trả lời. Thay vào đó, bạn có thể hỏi, “Bạn có muốn giới thiệu cửa hàng này cho bạn bè không? Tại sao và tại sao không?"
Bước 4. Quyết định phải làm gì với dữ liệu bị mất
Không phải tất cả những người được hỏi sẽ trả lời tất cả các câu hỏi. Đây có thể là một vấn đề đối với bạn, nhưng nó có thể không. Suy nghĩ lại câu hỏi nào đã bị bỏ qua hoặc trả lời không đầy đủ, nếu có. Điều này có thể là do thứ tự của các câu hỏi, sự lựa chọn từ ngữ được sử dụng trong câu hỏi hoặc chủ đề của câu hỏi. Nếu dữ liệu bị thiếu là quan trọng, hãy cân nhắc sử dụng các từ khác nhau để làm cho câu hỏi trở nên cụ thể hơn hoặc ít hơn.
Bước 5. Xem lại loại phản hồi bạn nhận được
Để ý xem bạn có nhận được bất kỳ xu hướng dữ liệu bất thường nào không và quyết định xem điều này phản ánh tình hình thực tế hay là do điểm yếu trong bảng câu hỏi. Ví dụ, câu hỏi đóng sẽ hạn chế loại thông tin mà người trả lời có thể cung cấp. Các câu trả lời của bạn có thể bị giới hạn đến mức khiến ý kiến mạnh mẽ giống với ý kiến yếu hoặc có thể không cung cấp đủ rộng các lựa chọn câu trả lời hợp lý.
Ví dụ: nếu bạn đang yêu cầu người trả lời đánh giá trải nghiệm, bạn nên cung cấp các tùy chọn phản hồi như “rất không hài lòng” và “rất hài lòng” và nhiều tùy chọn ở giữa
Lời khuyên
- Bạn có thể thêm câu trả lời “không biết” cho những người trả lời có thể không có ý kiến trung thực về câu hỏi được hỏi. Bước này sẽ giúp tránh những câu trả lời không chính xác.
- Cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn người trả lời. Ngay cả khi bạn đã thiết kế bảng câu hỏi tốt, kết quả sẽ không hữu ích lắm nếu dữ liệu thu được bị sai lệch. Ví dụ, thực hiện một cuộc khảo sát trên internet về cách người trả lời sử dụng máy tính có thể mang lại kết quả rất khác nếu cùng một cuộc khảo sát được thực hiện qua điện thoại vì người trả lời có thể quen thuộc với máy tính hơn.
- Nếu có thể, hãy đưa ra một cái gì đó để đáp lại người trả lời để điền vào bảng câu hỏi, hoặc cho người trả lời biết câu trả lời của họ sẽ được sử dụng như thế nào. Những khuyến khích như thế này có thể tạo động lực cho người trả lời.
